Appostrophe rekryterar Office & Operations Manager i Stockholm
Appostrophe, teamet bakom den populära designappen SCRL, söker en Office & Operations Manager i Stockholms kommun. Rollen riktar sig till dig som brinner för operativ excellens, smidiga processer och en välfungerande kontorsmiljö – och som vill ta fullt ägarskap över allt som får vardagen att “bara fungera”.
Om Appostrophe och SCRL
Appostrophe utvecklar SCRL, ett designverktyg för sociala medier som används av miljontals användare globalt. Bakom den publika produkten ligger ett starkt fokus på tydlighet, struktur och en vardag där teamet kan prestera på topp. Den nya rollen är central för att säkra just detta – från leverantörsstyrning till events och kulturbyggande initiativ.
Om rollen: Office & Operations Manager
Som Office & Operations Manager får du helhetsansvar för kontoret, dagliga driftsfrågor och interna arbetssätt. Målet är att ta bort friktion för ledning och team genom att säkerställa att allt praktiskt fungerar sömlöst – varje dag. Du äger både miljön på plats och samarbetet med externa leverantörer, parallellt med att du driver förbättringar i de interna processerna.
Ansvarsområden och arbetsuppgifter
Kontorsmiljö
- Säkerställa en trivsam, funktionell och redo kontorsmiljö
- Beställa och installera utrustning samt hantera förbrukningsmaterial, snacks/mat, möbler, inredning och förvaring
- Upprätthålla ordning, struktur och hög standard i lokalerna
Leverantörsrelationer
- Äga relationen till städ, växter, fastighet/underhåll, leveranser m.fl.
- Följa upp ärenden tills de är helt lösta och säkra leverans mot överenskommen nivå
- Förbättra processer och rutiner för hur bolaget samarbetar med leverantörer
Operativt flöde
- Hantera inköp, returer, garantier och kvittoflöden
- Fånga upp operativa detaljer och “lösa trådar” innan de stör verksamheten
- Identifiera, prioritera och åtgärda små problem innan de växer
Event och kultur
- Planera och koordinera företagsmiddagar och teamaktiviteter
- Driva interna kulturinitiativ och organisera profilmaterial/merch
Kravprofil: precision, ägarskap och fingertoppskänsla
Appostrophe söker en person med mycket hög kvalitetsribba och utpräglat ägarskap. Det handlar mindre om din exakta bakgrund och mer om din förmåga att se helheten, ta ansvar och leverera friktionsfria lösningar.
- Proaktiv och observant – du upptäcker och åtgärdar innan det blir ett problem
- Avslutar och förbättrar – inga ”lösa trådar” eller trasiga processer lämnas kvar
- Bryr dig om upplevelsen – inte bara om något “tekniskt sett funkar”
- Kommunicerar tydligt och professionellt på både svenska och engelska (tal och skrift)
Erfarenhet inom office management, operations, hospitality eller liknande är meriterande, men omdöme, stilkänsla och ansvarstagande väger tyngst.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants och ledningsstöd
För Executive Assistants, VD-assistenter och ledningsassistenter som vill växla upp sin operativa påverkan är detta en möjlighet att få fullt mandat över miljö, flöden och leverantörsstyrning. Rollen ligger nära kärnan i effektivt ledningsstöd:
- Direkt effekt på produktivitet: minimerar avbrott och frigör fokus åt ledning och team
- Processägarskap: möjlighet att standardisera, mäta och förbättra operativa rutiner
- Kultur och sammanhållning: synligt värdeskapande genom välplanerade event och initiativ
- Tvåspråkig kommunikation: stärker samarbetet i ett internationellt, produktnära sammanhang
Kompetenser som sticker ut i urvalet
- Strukturerad arbetsmetodik och vana att arbeta med checklister, SLA:er och uppföljning
- Leverantörsstyrning: förhandling, KPI:er, tydliga förväntningar och konsekvent uppföljning
- Kontorslogistik: planering av inköp, lager, garantier och budgetmedveten prioritering
- Eventproduktion i liten skala: från brief och offert till körschema och utvärdering
- Servicekänsla och “taste level”: hur miljö och detaljer påverkar helhetsupplevelsen
Tips från Executiveeffect: så visar du operational excellence i din ansökan
- Kvantifiera effekter: t.ex. minskad ledtid, färre incidenter, högre NPS för kontorsmiljö
- Visa före–efter: konkreta förbättringar av processer, leverantörsavtal eller kostnader
- Lyft proaktivitet: exempel där du upptäckte och löste problem innan de blev synliga
- Beskriv din verktygslåda: inköpsflöden, uppföljningsrutiner, checklistor och dashboards
- Demonstrera tvåspråkig precision: korta bilagor eller case på svenska och engelska
Placering och ansökan
Placeringsort: Stockholms kommun. För mer information om processen och hur du ansöker, se Appostrophes karriärsida eller den publicerade jobbannonsen. Inkludera gärna korta exempel som visar hur du driver igenom förbättringar från idé till implementering och uppföljning.
Nyckelord för dig som söker
Office & Operations Manager, office management, operations, kontorsansvarig, leverantörsstyrning, kontorslogistik, event och kultur, processförbättring, svenska och engelska, Stockholm, Appostrophe, SCRL.
