En nyckelroll där juridik möter kontorsdrift – perfekt för erfarna assistenter
Poolia Sverige söker nu en Office Coordinator/Legal Assistant till ett konsultuppdrag i centrala Stockholm. Rollen kombinerar juridisk administration med kontors- och leverantörsstyrning och är ett utmärkt steg för dig som arbetar som Executive Assistant, VD-assistent eller ledningsassistent och vill bredda din påverkan i ledningsarbetet. Uppdraget omfattar 50–100 procent på plats under minst 12 månader, med möjlighet till förlängning.
Uppdraget i korthet
- Roll: Office Coordinator/Legal Assistant
- Ort: Stockholm (centralt läge), arbete på plats
- Omfattning: 50–100 procent
- Typ: Konsultuppdrag via Poolia, 1 år med möjlighet till förlängning
Ansvarsområden: kontor, leverantörer och juridisk administration
Kontor och administration
- Reception och besöksmottagning – vara företagets ansikte utåt
- Operativ kontorsdrift och lokalansvar, inklusive städ, underhåll, larm, fastighetstjänster och teknisk utrustning
- Organisering av kök samt inköp av förbrukningsmaterial
- Leverantörsrelationer inklusive avtal och uppföljning
- Bokning och förberedelse av mötesrum
- Planering av resor, event och interna/externa aktiviteter
- Produktion av dokument och presentationer samt uppbyggnad av informationsdatabaser
- Driva processutveckling med fokus på digitalisering och effektivisering
Juridik och klientadministration
- Assistera det legala teamet i klientadministration
- Dokumenthantering, arkivering och registrering/inlämning av handlingar
- Administrativt stöd i klientärenden och mötesadministration
- Onboarding av klienter och compliance-stöd
- Bidra till effektiva, digitaliserade arbetsflöden
Vem passar som Office Coordinator/Legal Assistant?
Du är lösningsorienterad, proaktiv och strukturerad med hög servicekänsla. Du trivs med många kontaktytor och tar ansvar för att saker blir gjorda – i linje med företagets värderingar. Rollen passar särskilt dig som vill kombinera affärsnära administration med juridiskt stöd och som vill påverka hur kontors- och legala processer utvecklas.
Varför den här rollen är intressant för Executive Assistants
- Brett mandat: Du driver både daglig kontorsverksamhet och legala stöduppgifter – en kombination som stärker din tyngd nära ledningen.
- Påverkan och förbättring: Tydligt uppdrag att effektivisera och digitalisera processer.
- Stakeholder management: Nära samarbete med ledning, leverantörer och juridikfunktion.
- Meritvärde: Erfarenhet av compliance, klientonboarding och dokumentstyrning höjer ditt CV inom regulerade miljöer.
Förmåner och konsultpaket via Poolia
- Kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension och företagshälsovård
- Friskvårdsbidrag och rabatter på träningsanläggningar
- Sociala aktiviteter och löpande stöd från konsultchef
- Möjlighet att bygga nätverk och få erfarenhet från välkända varumärken
Så söker du rollen
Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan tillsättas före sista ansökningsdag. Förbered ett CV som konkret visar exempel på:
- Processförbättring och digitalisering du drivit (före/efter-effekt)
- Leverantörsstyrning och avtalsuppföljning
- Juridisk/klientnära administration, t.ex. dokumentflöden och compliance
- Koordinering av möten, event, resor och lokalansvar
Ansökan lämnas via Poolia Sverige. Varmt lycka till!
Nyckelord för dig som söker
Office Coordinator, Legal Assistant, Executive Assistant, VD-assistent, ledningsassistent, kontorsansvar, juridisk administration, klientadministration, compliance, digitalisering, leverantörsuppföljning, kontorsdrift, reception, möteskoordinering, Stockholm, Poolia Sverige, konsultuppdrag.
