Mastercard söker Executive Assistant och Office Manager i Stockholm – 18 månaders föräldravikariat
Mastercard utlyser ett tidsbegränsat föräldravikariat på 18 månader för en kombinerad roll som Executive Assistant och Office Manager i Stockholm. Rollen stöttar Division President för Northern Europe och ansvarar samtidigt för den dagliga driften av Stockholmskontoret. För dig som arbetar närmast ledningen är detta ett tillfälle att komma riktigt nära besluten i en global tech- och betalaktör med högt tempo och internationell exponering.
Om Mastercard och uppdraget
Mastercard verkar i över 200 länder och driver en inkluderande, digital ekonomi. I norra Europa är Stockholm en nyckelmarknad och tjänsten placerar dig mitt i den affärskritiska vardagen: ledningsstöd till högsta nivå, koordination av komplexa möten och resor, samt operativt kontorsansvar. Du förväntas agera med gott omdöme, diskretion och stark servicekänsla i en föränderlig, internationell miljö.
Huvudsakliga ansvarsområden – Executive Assistant
- Äga och prioritera Division Presidentens kalender: möten, resor och åtaganden.
- Planera och koordinera komplexa internationella resor inklusive visum, flyg, boende och logistik.
- Samordna mötesprogram kopplade till resor med interna och externa intressenter.
- Hantera T&E (rese- och utläggsrapporter) i linje med ekonomipolicy.
- Planera kund- och internmöten: lokalbokning, catering och talararrangemang.
- Stötta möten, event och ad hoc‑projekt vid behov.
Huvudsakliga ansvarsområden – Office Manager
- Onboarding av nyanställda: telefonbeställningar, parkering, introduktionsluncher samt hantering av sändlistor och Teams‑kanaler.
- Säkerställa business continuity, hälsa och säkerhet för Stockholmskontoret.
- Driva smidig kontorsdrift: leverantörskontakter (mobil, skrivare) och teknisk support.
- Vara första kontaktpunkt för kontors- och policysrelaterade frågor.
- Vägleda och stötta receptionen i daglig prioritering och samarbete.
Vem är du?
- Minst gymnasieutbildning (universitetsutbildning är meriterande).
- Minst 8 års erfarenhet som Executive Assistant och/eller Office Manager.
- Gedigen administrativ bakgrund i större bolag med interaktion på seniormanagement- och kundnivå.
- Mycket goda kunskaper i Microsoft Office.
- Flytande svenska och engelska i tal och skrift.
- Strukturerad, detaljorienterad och serviceinriktad med starkt omdöme och diskretion.
- Dokumenterad vana av C‑nivåstöd: komplex kalender och internationell reseplanering.
- Lugn och anpassningsbar i snabbföränderlig miljö, med förmåga att prioritera parallella spår och leverera på deadline.
- Utmärkt kommunikations- och samarbetsförmåga samt trygg i självständigt arbete.
Informations- och cybersäkerhet
Som anställd förväntas du följa Mastercards säkerhetspolicyer, skydda konfidentialitet och integritet i data, rapportera misstänkta incidenter samt genomföra obligatoriska säkerhetsutbildningar enligt riktlinjer.
Varför den här rollen är intressant för Executive Assistants
- Nära ledningsarbete i en global betalningsaktör – direkt stöd till Division President för Northern Europe.
- Bred roll som kombinerar strategiskt ledningsstöd med hands‑on kontorsdrift.
- Hög internationell exponering genom komplex rese- och möteslogistik.
- Möjlighet att påverka processer runt onboarding, arbetsmiljö och business continuity.
Så sticker du ut i urvalet
- Lyft fram exempel på framgångsrik C‑nivåsupport: omplanering under tidspress, prioriteringslogik och riskhantering.
- Beskriv hur du optimerat rese- och mötesprogram med mätbar effekt (kostnad, tid, NPS/friktionsminskning).
- Visa på erfarenhet av kontorsrutiner, H&S och leverantörsstyrning – gärna med förbättringsinitiativ.
- Konkreta case på informationssäker disciplin (policyefterlevnad, incidenthantering, utbildningar).
- Demonstrera avancerad Microsoft Office‑kompetens (Excel‑modeller, PowerPoint‑storytelling, Outlook‑flöden).
Fakta i korthet
- Titel: Executive Assistant and Office Manager.
- Anställningsform: Tillfälligt föräldravikariat, 18 månader.
- Plats: Stockholm.
- Rapportering/stöd: Division President, Northern Europe.
- Språk: Svenska och engelska.
- Erfarenhet: Minst 8 år i EA/Office Manager‑roller.
Ansökan
Intresserad? Läs mer och ansök via Mastercards karriärsidor. Notera att urval kan ske löpande.
Om Executiveeffect
Executiveeffect.se är en oberoende svensk nyhetssajt och kunskapsresurs för dig som arbetar närmast ledningen. Vi publicerar nyheter, guider, intervjuer och verktyg som stärker rollen för Executive Assistants, VD‑assistenter och ledningsassistenter. Följ oss för fler jobbnyheter, karriärtips och verktyg som ökar din påverkan i ledningsarbetet.
