Tacton söker Executive Assistant & Office Manager i Stockholms kommun
Det svenska SaaS-bolaget Tacton, rankat som nummer ett av Gartner inom CPQ (Configure, Price, Quote), rekryterar en Executive Assistant & Office Manager till sitt huvudkontor i Stockholm. Rollen kombinerar ledningsnära assistans med ett helhetsansvar för kontorsdrift och passar dig som vill vara navet i en internationell techmiljö där struktur, service och tempo går hand i hand.
Rollens kärna: navet i Tactons Stockholmskontor
Som Executive Assistant & Office Manager driver du vardagens flöden, säkrar en välfungerande arbetsplats och ger kvalificerat stöd till vd och övriga ledningsgruppen. Uppdraget spänner från kalender- och resekoordinering till budgetansvar, arbetsmiljö och företagsövergripande event – med höga krav på integritet, prioriteringsförmåga och proaktivt arbetssätt.
Ansvarsområden
Office Management
- Säkerställa smidig och välorganiserad kontorsdrift med lagerhållning och serviceavtal.
- Leverantörshantering, samordning av tjänster och leveranser.
- Ansvar för lokaler: underhåll, reparationer och projekt (t.ex. ombyggnad eller flytt).
- Första kontaktpunkt för medarbetare och besökare – skapa en välkomnande arbetsplats.
- Budgetansvar för kontorets kostnadsställen: uppföljning, prognoser och kostnadskontroll.
- Efterlevnad inom arbetsmiljö och säkerhet.
Executive Support
- Operativt stöd till vd: kalender, möten, resor, events och utlägg.
- Koordinering åt övriga ledningsgruppen vid möten, resor och sammankomster.
- Materialstöd till ledningsmöten: presentationer, rapporter och underlag.
- Diskret hantering av konfidentiell information.
- Logistik och setup för lednings- och styrelsenära möten.
Event och möten
- Planering och genomförande av interna aktiviteter – från teamträffar till större offsites.
- Ledande roll i globala företagsevent (exempelvis årligt kickoff):
- Bokning av hotell, konferensytor samt koordinering av leverantörer.
- Detaljerade körscheman och program för sömlösa deltagarupplevelser.
Administration och system
- Stöd i utlägg, fakturor och administrativa flöden.
- Samarbete med HR kring onboarding och medarbetarkoordinering.
- Globalt ägarskap för reseplattformen Egencia: behörigheter, support och policynormer.
- Användning av AI-verktyg och automation för att effektivisera processer.
Vem söker Tacton?
- Minst 5 års erfarenhet av office management, executive support eller liknande.
- Utmärkt förmåga att prioritera, multitaska och driva frågor självständigt.
- Proaktiv problemlösare som förutser behov och agerar innan hinder uppstår.
- Stark kommunikatör på engelska, trygg i kontakten med alla nivåer i organisationen.
- Mycket god systemvana (Microsoft Office m.fl.) och intresse för att effektivisera arbetssätt.
- Hög integritet i hantering av känslig information.
- Dokumenterad erfarenhet av eventkoordinering och samverkan med många intressenter.
- Flexibel att arbeta utanför ordinarie kontorstid vid behov.
Varför Tacton? Förmåner och erbjudande
- Stabilt, lönsamt SaaS-bolag med global närvaro och ledande CPQ-plattform.
- Flexibelt hybridupplägg: minst 3 dagar/vecka på kontoret, möjlighet till distans vid lämpliga uppgifter.
- 33 betalda lediga dagar (30 semesterdagar + 3 extra).
- Premiebestämd tjänstepension över ITP1-nivå, beroende på ålder och lön.
- Friskvårdsbidrag på 5 000 kr per år.
- Privat sjukvårdsförsäkring för snabbare vårdflöden.
- Förstärkt föräldralön – upp till 90 % av baslönen i upp till 6 månader.
- Återkommande fikastunder och frukost – social kultur och teamkänsla.
Plats och arbetssätt
Tjänsten är placerad i centrala Stockholm, i Tactons kontor precis vid Hötorget. Läget ger enkel pendling och närhet till affärspartners, kunder och service.
Varför är rollen intressant för ledningsstöd?
- Kombinationen av VD-stöd och kontorschef ger bred exponering mot ledningen.
- Budget- och säkerhetsansvar utvecklar din affärsförståelse och arbetsmiljökompetens.
- Global eventledning (kickoff m.m.) bygger projektledarskap och leverantörsstyrning.
- Ägarskap för reseprogram (Egencia) och processautomation med AI skapar mätbart värde.
- Inblick i hur en ledande CPQ-plattform stöttar världens tillverkare – relevant för EAs som vill växa i tech- och SaaS-miljö.
Så söker du
Är du intresserad av rollen Executive Assistant & Office Manager i Stockholms kommun? Besök Tactons webbplats för mer information om bolaget och karriärmöjligheter: tacton.com/about. Kontrollera ansökningsdetaljer och sista ansökningsdag i den aktuella annonsen.
Om Tacton
Tacton har i över 25 år hjälpt globala tillverkare att hantera komplexa och kundanpassade produkter med hjälp av sin CPQ-plattform. Från ursprunget i slutet av 1990-talet har bolaget vuxit till en internationell aktör som stärker köpupplevelser, operationell precision och total prestanda end-to-end.
Nyckelord för dig som söker
Executive Assistant, Office Manager, VD-assistent, ledningsstöd, kontorschef, Stockholm, Hötorget, CPQ, SaaS, resebokning Egencia, möteskoordinering, kalenderhantering, globala event, arbetsmiljö och säkerhet, hybridarbete, förmåner.
