Planera och skapa goda förutsättningar för mötet, se till att du syns ordentligt och arbeta aktivt för att få mötesdeltagarna att bli delaktiga – det är några av Mi Ridells experttips till dig som vill bli bättre på digitala möten.

Vilken kunskap behöver man för att kunna hålla ett bra och välfungerande digitalt möte? Är det egentligen så annorlunda från det fysiska mötet – en form som vi är mer vana vid att hantera?

Mi Ridell, föreläsare och expert inom retorik och kroppsspråk, drar paralleller till när tv:n kom.

– Då gjorde man tv-program som om de vore radioprogram. Man tog gammelmedias radio och gjorde det som tv, vilket blev oerhört långsamt och tråkigt. Man förstod inte det nya mediet tv, berättar Mi.

Hon påpekar att de digitala mötena kräver frekventa pauser, annan längd och en variation på både bilder och aktiviteter, något som ställer krav på mötesledaren.

Digitala möten här för att stanna – men utförandet kräver övning

I en undersökning som Mi Ridell har gjort tillsammans med Demoskop visar att de flesta har ändå bra erfarenheter av digitala möten. 79 % av respondenterna anser att digitala möten fungerar bra. Hela 88 % av respondenterna upplevde att de fått göra sin röst hörd under ett digitalt möte.

Det digitala mötet har således en demokratiserande effekt, men kräver också sin förberedelse.

– Det som inte funkar i det fysiska mötet blir ännu sämre i det digitala, menar Mi. Att tala rakt in i kameran som alla förväntas göra så bekvämt och geschwinnt, det kräver ju övning!

Hon fortsätter:

–Vi är vana att titta på Netflix och tv, vi matas av snabba klipp och inzoomade närbilder för att det ska vara variation på bilderna. Det är viktigt att ta hjälp av proffsen så att man känner sig tryggare.

Tekniken något bättre – mimik och förberedelser behöver också uppmärksammas

Vad ska man då göra om man vill bli bättre på digitala möten? Mi Ridell menar att förberedelser och en tydlig agenda är avgörande.

– Att lära sig att vara tydlig som mötesledare och att sätta agenda, det är ett helt nytt sätt att göra det på. Det krävs tydligare förberedelser och ett tydligare involverande engagemang, både av de som deltar och den som håller i själva mötet, säger Mi.

Hon påpekar att det görs även vid fysiska möten, men att det för ett digitalt möte krävs mer av mötesledaren. Mötesledaren behöver veta eller lära sig hur hen ska skapa interaktivitet snarare än att bara sända information.

Även att man syns tydligt och att man är fokuserad har stor betydelse.

– Det är viktigt att fundera över hur man skapar tillit och förtroende digitalt. Att man syns ordentligt och inte har någon störande bakgrund, att man ser ansiktsuttryck och att man förstår att man ska vara lika engagerad och närvarande i det digitala.

Det fysiska mötet har vi lärt oss reglerna för sedan skoltiden, och det digitala mötet kräver också tydliga förhållningsregler. Samtidigt tycker Mi att siffrorna från studien visar på någonting positivt.

– I början av den här eran av digitala möten vad man väldigt rädd för att de som talar högst skulle ta över och att de mer introverta inte skulle få sin röst hörd, men det har blivit tvärtom. Jag tycker att det här bådar jättegott inför framtiden.