En uppgift som ofta hamnar på vd-assistentens bord är att ansvara för event, såväl interna som externa. Executiveeffect har träffat Anna Robinson, AD/grafisk formgivare på formfranska AB, som delar med sig av sina bästa tips för att lyckas med en digital eventinbjudan.
Vad tycker du kännetecknar en bra digital eventinbjudan?
– Vad som kännetecknar en bra digital eventinbjudan beror nog först och främst på vad som är huvudsyftet med inbjudan. Vid all utformning av marknadsföringsmaterial eller kommunikationsmaterial bör man först fråga sig vad som är målet – det huvudsakliga syftet, och vem som är målgrupp/mottagare. Innehållet i en bra digital eventinbjudan, både vad gäller bild och text, är utformat utifrån målgruppens intressen/behov och det framgår tydligt vad eventet handlar om.
Vad skiljer en digital och analog eventinbjudan, förutom utskicksformatet?
– En analog inbjudan är ju idag mer ovanlig så den kan eventuellt väcka mer uppmärksamhet men det blir också besvärligare för mottagaren att registrera sig för eventet. En digital inbjudan gör det enklare för mottagaren att registrera sig för eventet då det kan ske direkt från datorn eller telefonen.
När ska man skicka ut en eventinbjudan digitalt vs. per post?
– Jag ser inget sammanhang där det skulle vara fördelaktigt att enbart skicka en inbjudan analogt. Däremot kan man mycket väl komplettera en digital inbjudan med en analog inbjudan. Då behöver den också innehålla ett enkelt sätt för mottagaren att registrera sig digitalt, till exempel en QR-kod och/eller en webbadress till en registreringssida eller annan plattform.
Finns det något man kan göra för att öka chansen att de inbjudna anmäler sig?
– Man kan uppmuntra med rabatt eller någon annan typ av fördel vid registrering före ett visst datum, eller använda ”scarcity” som begränsat antal platser, att priset höjs efter ett visst datum eller liknande. Detta gäller framför allt större events.
Hur ska man tänka kring eventuella bilder?
– Bilder får gärna väcka uppmärksamhet och vara relaterade till sammanhanget. Du kan experimentera med några olika bilder i inlägg på sociala medier inför eventet och använda den bild som fått mest ”engagement” till själva inbjudan. Tänk alltid på att du behöver ha koll på bildrättigheter för bilder du använder.
Finns det några ”no-goes”..?
– Att använda enbart analog inbjudan utan en enkel väg till registrering online, till exempel QR-kod eller via webbadress, känns ganska meningslöst.
Ser du någon trend i vad som är hetast kring digitala eventinbjudningar just nu?
– Användning av Messenger bots som plattform för registrering, segmentering, nurturing både före och efter event. Planerar man noga kan man på det här sättet få massor av information om sina användare och även fånga upp dom som kanske aldrig dök upp på själva eventet.
Här är Anna Robinsons fem bästa tips när man ska ta fram en digital eventinbjudan;
- Fundera noga på vad som är syftet med inbjudan och vem målgruppen är.
- Var finns målgruppen? Finns målgruppen på Facebook, Instagram eller Linkedin etc.? Det är där de finns du bör kommunicera om eventet.
- Skapa hype/förväntning kring eventet i förväg på sociala media och gör det enkelt för folk anmäla sitt intresse. Blogga, publicera positiva omdömen från tidigare event, gör intervjuer med influencers/auktoriteter som ska delta. Kanske locka med utlottning av någon giveaway för alla som anmäler intresse. Skapa och använd konsekvent en unik hashtag för eventet. Bara fantasin sätter gränser.
- Tänk noga igenom utformningen av registrering så att det är enkelt för mottagaren men du ändå kan samla in den information du behöver.
- Varumärkets/avsändarens identitet behöver framgå tydligt både via visuell design och budskap.
