Sofie Holm, vd-assistent på Pilotage.Hej Sofie Holm! Vem är du och vad jobbar du med?
– Jag är 29 år gammal och jobbar som vd-assistent på Pilotage sedan cirka tre år tillbaka. Pilotage är ett konsultbolag med lång erfarenhet av projektledning av kommersiella fastighetsprojekt. Vi är 30 medarbetare på fem olika orter – Stockholm, Göteborg, Malmö, Jönköping och Örebro. Jag sitter i Stockholm och min chef sitter i Örebro.
Hur många år har du varit vd-assistent?
–
I snart tre år. Jag började på Pilotage som administrativ assistent, därefter har min roll utvecklats till den jag har idag.
Hur ser din roll ut på Pilotage?
– Jag har en väldigt bred roll. Jag gör mycket admin, koordinerar bland annat mötesbokningar, interna kickoffer, förbereder inför styrelsemöten, fakturering, löner samt bokföringsunderlag med mera. Jag sköter även en del av den interna kommunikationen genom att ha hand om utskick av interna nyhetsbrev och uppdateringar av vårt intranät. Min huvudsakliga arbetsuppgift är att assistera och att ge stöd i det dagliga arbetet för vd, men också för ledningsgrupp och medarbetare.
Berätta hur en vanlig dag kan se ut
!
– Alla dagar ser verkligen olika ut. Jag och min chef börjar alltid veckorna med att ha ett videomöte för att se vad det är för uppgifter som ska göras under veckan. Alltifrån möten som ska bokas, ekonomiuppföljningar, information som ska ut till medarbetare etcetera – högt och lågt!
Det gäller att ligga steget före och planera in sina arbetsuppgifter, men också ha utrymme för oförutsedda arbetsuppgifter, vilket är väldigt vanligt i den roll som jag har.
Din chef och du sitter på olika orter – hur kommer det sig?
– Jag har inget riktigt svar på det, det har alltid varit så så för mig är det inget konstigt. Jag tänker att för en del ingår det en del resande i arbetet, vilket gör att man oavsett inte alltid befinner sig på samma plats som de man arbetar ihop med. Plus att tekniken idag tillåter oss att vara på olika platser men ändå att man kan ta kontakt med varandra. Men när jag berättar och förklarar vad jag har för roll och att vi sitter på olika orter blir en del fascinerade och vill veta mer, och det kanske är just för att det är den typ av roll som jag har som kräver ett tätt samarbete. Men jag tycker att det har fungerat för oss från start!
Vad finns det för utmaningar med att sitta på olika orter?
– Utmaningar med att sitta på olika orter eller kontor kan till exempel vara att man inte kan lösa snabba uppgifter över skrivbordet, eller att man kan stå vid kaffemaskinen och småprata lite. Det kan låta som en liten grej med småprat, men att småprata fyller en viktig funktion, till exempel för att lära känna varandra ordentligt. Men jag tycker att vi i har fått ihop det bra med nästan daglig kontakt över telefon och veckovisa avstämningar, men också att vi har lite större planeringsdagar inbokade under året då vi träffas och sitter och arbetar ihop. Det blir ofta en till två fullspäckade dagar där vi får mycket gjort, men också då det finns tid för att småprata om annat. Vi har byggt upp en väldigt lättsam stämning under tiden vi har arbetat ihop och det tycker jag underlättar. Det ska inte kännas konstigt att säga till om man inte förstår en uppgift, eller om man tycker att den bör lösas på annat vis.
Och finns det kanske även några fördelar..?
– Oj, bra fråga! Jag kan inte komma på något, lite tråkigt svar kanske men jag vet faktiskt inte.
Assistentrollen uppfattas av många som en ganska ensam roll, känner du igen dig i det?
– Både ja och nej. Jag förstår om det finns assistenter som upplever det, men i och med att jag har en så engagerad chef och kollegor, samt har daglig kontakt med människor, både internt och externt, så är det ingenting jag reflekterar över.
Vad är roligast i ditt jobb?
– Att ingen dag är den andra lik! Jag har fått vara med och utveckla och skapa min roll till det den är idag. Det finns ingen uppgift som är för liten eller för stor för mig, och min chef tror på mig och pushar mig i allt jag gör. Att få vara med och utveckla verksamheten och känna att det jag gör i min roll är betydelsefull!
Vad lockade dig till assistentrollen?
– Att ha denna typ av roll gör att man är lite som spindeln i nätet, vilket jag gillar och även att det finns möjlighet att vara med och påverka och utveckla verksamheten. Tidigare har jag arbetat administrativt men också inom service. I min roll nu får jag kombinera de delarna som jag brinner för – så det kan inte bli bättre!
Vad är det viktigaste i samarbetet mellan en chef och en assistent?
– Hundraprocentig tillit, ömsesidig respekt och att ha en öppen, transparent och ärlig dialog. För mig utgör det själva grunden.
Vad tycker du är de viktigaste personliga egenskaperna man behöver i den här rollen?
– Att man är lojal, lyhörd och flexibel, skulle jag säga.
Hur gör du för att utvecklas i din yrkesroll?
– Jag ser positivt på att hitta nya lösningar, verktyg och rutiner. Nu senast var jag till exempel med och utvecklade vår faktureringsrutin vilket jag tyckte var väldigt roligt. Att nätverka med andra som har liknande roll och utbyta erfarenheter är även något som jag försöker göra.
Kan du berätta om något misstag som du har gjort i början när du var ny i rollen och hur du hanterade det?
– Oj, jag kan inte komma på något specifikt faktiskt. Men när man var ny och inte kunde systemen och rutinerna ordentligt så var det säkert någon som reagerade att man gjorde på ett visst sätt. Inte på så vis att man inte får göra det på ett nytt sätt, utan mer att man märker av att en ny person har kommit in.
Vad händer under 2020?
– Under 2020 ser jag fram emot att satsa på min personliga utveckling som kommer att göra att min roll utvecklas och vässas till ytterligare.
– Förra året var ett händelserikt år för oss och jag ser fram emot vad 2020 har att ge!
