Executive Assistant till Adecco i Malmö – detta erbjuder uppdraget
Adecco söker en erfaren Executive Assistant till ett konsultuppdrag i Malmö. Rollen innebär att ge kvalificerat ledningsstöd till företagets toppchefer och säkerställa smidiga, effektiva vardagsprocesser som möjliggör snabba och välgrundade beslut. Uppdraget är på sex månader med möjlighet till övergång i fast anställning. Start önskas så snart som möjligt och arbetstiden följer normala kontorstider, måndag–fredag.
Om rollen
Som Executive Assistant blir du navet i det operativa ledningsstödet. Du planerar, koordinerar och driver aktiviteter som frigör tid för ledningen och höjer kvaliteten i kommunikation och beslutsunderlag.
Arbetsuppgifter i korthet
- Kalender- och möteskoordinering för ledningsgrupp och chefer
- Resebokningar och reseplanering med tillhörande logistik
- Framtagning av presentationsmaterial och rapporter med hög precision
- Planering och värdskap för interna och externa besök
- Stöd i inköpsprocesser och diarieföring/records management enligt gällande riktlinjer
- Proaktiv förbättring av processer och arbetssätt
- Samordning av företagskommunikation, framtagning av interncontent och engagemangsinsatser
Vem är du?
Du trivs nära ledningen i en bred, tempofylld roll där integritet och professionalism är avgörande. Du arbetar självständigt, är lösningsfokuserad och kan växla snabbt mellan prioriteringar utan att tappa kvalitet.
- Strukturerad, detaljorienterad och pedagogisk
- Stark kommunikativ förmåga och relationsbyggare över funktioner
- Proaktiv och kreativ med gott omdöme i känsliga frågor
- Analytisk och affärsnära – tar ägarskap och driver förbättringar
Krav och meriter
- 5–10 års erfarenhet i liknande roll (Executive Assistant, VD-assistent eller ledningsassistent)
- Mycket god svenska och engelska i tal och skrift
- Avancerade kunskaper i Microsoft Office (PowerPoint, Excel, Outlook, Word)
- Meriterande: erfarenhet eller kunskap inom AI och automation
Varför är rollen intressant för EAs och VD-assistenter?
- Affärsnära ledningsstöd med direkt påverkan på beslutsprocesser
- Möjlighet att kombinera klassiskt EA-hantverk med kommunikation och förändringsarbete
- Konsultuppdrag med tydlig väg till tillsvidareanställning – bra för dig som vill prova rollen och växa in i den
- Utrymme att använda modern verktygslåda, inklusive AI, för att skala din effekt
Så sticker du ut i rekryteringsprocessen
- Visa konkreta exempel på hur du skapat tid åt chefer (t.ex. effektiv mötesstruktur, smarta mallar, delegationsflöden)
- Demonstrera hur du förbättrat processer (mätbar förbättring i ledtid/kvalitet/kostnad)
- Lyft din kommunikationsförmåga med exempel på interncontent, town halls eller förändringskommunikation
- Beskriv dina Microsoft Office-case (storytelling i presentationer, dashboards i Excel)
- Nämn praktiska AI-användningar: transkribering, mötesminnen, drafts, dataanalys – samt hur du säkrar kvalitet och sekretess
Omfattning och start
- Ort: Malmö
- Omfattning: Heltid, kontorstider måndag–fredag
- Uppdrag: 6 månader som konsult, möjlighet till fast anställning
- Start: Så snart som möjligt
Kontakt och ansökan
Frågor om rollen eller rekryteringsprocessen: kontakta ansvarig rekryterare Maja Svensson på [email protected].
Frågor om registrering: [email protected].
Välkommen med din ansökan!
Vanliga frågor
Är rollen på plats eller hybrid? Annonsen specificerar kontorstider; hybrid kan diskuteras i processen.
Vilket språk används internt? Både svenska och engelska – du behöver vara flytande i båda.
Vilka verktyg används? Microsoft Office är centralt. Erfarenhet av AI-verktyg ses som ett plus.
Nyckelord
Executive Assistant, VD-assistent, ledningsassistent, Malmö, Adecco, ledningsstöd, kalenderhantering, resebokningar, presentationsmaterial, internkommunikation, records management, processförbättring, Microsoft Office, svenska och engelska, AI, konsultuppdrag.
