Jernhusen rekryterar Office Manager/kontorsansvarig i Stockholm
Jernhusen stärker sin kontors- och arbetsplatsfunktion och söker en Office Manager/kontorsansvarig med bas på Stockholm Centralstation. Rollen omfattar både operativt och strategiskt ansvar för kontor i Stockholm, Göteborg och Malmö – med receptionstjänst i Stockholm och samordning av lokala kontorssamordnare i övriga städer.
Om uppdraget
Som Office Manager blir du navet som säkerställer en välfungerande, välkomnande och säker arbetsmiljö för medarbetare och besökare. Du driver förbättringar inom arbetsplatsstrategi, yteffektivitet, hållbarhet och kostnadskontroll – och agerar kulturbärare genom att skapa trivsel och struktur i vardagen.
Centrala ansvarsområden
- Kontorsdrift och arbetsmiljö: behovsanpassad kontorsmiljö på samtliga orter samt kontaktperson för fysisk arbetsmiljö, trivsel och kontorsfrågor.
- Reception och gästupplevelse: bemanna receptionen i Stockholm och koordinera initiativ med lokala kontorssamordnare.
- Leverantörer och budget: ansvar för leverantörskontakter, avtal, kontorsutrustning, mötesrum och gemensamma ytor, inklusive budgetuppföljning.
- Hållbarhet och miljökrav: se till att kontoren möter gällande miljökrav och Jernhusens hållbarhetsmål.
- Säkerhet och efterlevnad: ansvar för brandskydds- och utrymningsorganisation samt efterlevnad av regler och föreskrifter.
- Kultur och aktiviteter: planera och genomföra sociala och trivselhöjande aktiviteter som stärker gemenskap och engagemang.
Kvalifikationer och personliga egenskaper
- Minst fem års erfarenhet i en liknande roll med tydligt budgetansvar för kontor och/eller reception.
- Dokumenterad vana av kontorsdrift, uppföljning och leverantörsavtal.
- God förmåga att arbeta självständigt och driva projekt från start till mål.
- Meriterande med erfarenhet av hållbarhetsarbete kopplat till kontor.
- Relationsskapande, lyhörd och serviceinriktad med hög integritet och proaktivt arbetssätt. Trivs med att skapa ordning, struktur och en välkomnande atmosfär.
Plats, rapportering och resor
Tjänsten är placerad i Jernhusens nyrenoverade lokaler på Stockholm Centralstation och rapporterar till Chef HR. Resor förekommer, främst till Göteborg och Malmö.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants och ledningsstöd
- Strategiskt arbetsplatsstöd: möjlighet att påverka arbetsplatsstrategi, space management och yteffektivitet i hela organisationen.
- Affärsnära kontorsdrift: budget, upphandling och leverantörsstyrning som utvecklar din operativa och finansiella kompetens.
- Kultur- och förändringsdriv: du blir en central kulturbärare med direkt effekt på medarbetarupplevelsen och ledningens produktivitet.
- Hållbarhetsprofil: konkret mandat att bidra till miljömål genom kontorsrelaterade initiativ och efterlevnad av krav.
Ansök smart – tips från Executiveeffect
- Kvantifiera resultat: visa KPI:er för kostnadsbesparingar, ökad yteffektivitet, NKI/medarbetarupplevelse eller minskad miljöpåverkan.
- Lyft arbetsmiljö- och säkerhetskompetens: exempelvis erfarenhet av systematiskt arbetsmiljöarbete, SBA/brandskyddsarbete och krisövningar.
- Visa verktygsvana: FM-/office-system, mötesrumsbokning, besökssystem och rapportering som stödjer datadrivet arbetssätt.
- Ge exempel på leverantörsstyrning: upphandling, SLA:er, kvalitetskontroll och uppföljning.
- Beskriv hur du skapar service i reception och front desk: standards, bemötande och rutiner som håller jämn kvalitet över tid.
Om Jernhusen i korthet
Jernhusen äger, utvecklar och förvaltar stationer, depåer, kombiterminaler och stationsområden längs den svenska järnvägen – en portfölj värderad till cirka 26 miljarder kronor. Bolaget verkar för stationsnära stadsutveckling och hållbara resor, med kultur präglad av engagemang, nytänkande, kvalitet och säkerhet.
Så går du vidare
Urval sker löpande. Om din erfarenhet och ambition matchar rollen som Office Manager/kontorsansvarig hos Jernhusen, skicka in din ansökan så snart som möjligt.
