Quant Service söker Executive Assistant & HQ Office Manager i Stockholm
Quant, en global ledare inom industriellt underhåll, rekryterar nu en Executive Assistant & HQ Office Manager till huvudkontoret på Kungsholmen i Stockholm. Rollen är central i ledningsstödet med nära samarbete med främst CEO och CFO, samtidigt som du ansvarar för en välfungerande och välkomnande kontorsmiljö.
Om Quant
Quant har i över 30 år hjälpt industriföretag att realisera potentialen i sitt underhåll genom säkra arbetssätt, rätt underhållskultur och optimerade kostnader. Bolaget har cirka 2 000 medarbetare vid runt 50 anläggningar världen över och huvudkontoret ligger i Stockholm.
Rollen i korthet
- Vara högra handen åt ledningen – primärt CEO och CFO – och ge kvalificerat administrativt stöd.
- Vara navet i kontakten med interna och externa intressenter, inklusive internationella kollegor och leverantörer.
- Säkerställa en smidig, professionell och trivsam HQ-miljö som stödjer affären.
Ansvarsområden – Executive Assistant
- Högkvalitativt ledningsstöd och koordination av strategiska initiativ.
- Avancerad kalender- och möteshantering över flera tidszoner.
- Reseplanering, utläggshantering och proaktiv schemaläggning.
- Förberedelse av presentationer och underlag till ledning och styrelse.
- Praktiskt stöd till styrelsens ordförande och styrelse.
- Samarbete nationellt och internationellt i koncernen.
- Stöd i finansiella uppgifter, exempelvis fakturakontroll.
- Onboarding och offboarding för medarbetare på HQ.
- Planera och koordinera events, workshops och teamaktiviteter.
Ansvarsområden – Office Manager
- Driva den dagliga kontorsdriften och säkra hög servicenivå.
- Hantera mötesrum, catering och kontorsmaterial.
- Första kontaktpunkt för besökare, leverantörer och servicepartners.
- Leverantörsrelationer: hyresvärd, säkerhet, städ och övriga tjänster.
- Introduktioner och säkerhetsutbildning för personal och besökare.
- Säkerställa efterlevnad av policys och rutiner.
- Hantera enklare fastighetsärenden eller eskalera vid behov.
Vem Quant söker
- Serviceinriktad, professionell och positiv lagspelare som även arbetar självständigt.
- Proaktiv, lösningsorienterad och trygg i en snabb och föränderlig miljö.
- Mycket strukturerad, noggrann och pålitlig med hög leveranssäkerhet.
- Nyfiken och drivande i att utveckla arbetssätt och processer.
Kravprofil
- Minst 5 års erfarenhet som Executive Assistant, projektkoordinator eller Office Manager i en krävande miljö.
- Mycket god svenska och engelska i tal och skrift; fler språk är meriterande.
- Avancerade kunskaper i Microsoft 365 (PowerPoint, Word, Excel, Teams).
- Dokumenterad förmåga att prioritera, planera och hålla många bollar i luften.
- Bekväm med digitala verktyg samt rese- och utläggssystem.
Det här erbjuder Quant
- En växande, internationell miljö med stor påverkan nära ledningen.
- En central nyckelroll där du formar arbetssätt och kontorsdrift.
- Goda utvecklingsmöjligheter och en samarbetsinriktad kultur.
- Moderna digitala verktyg och IT-infrastruktur.
- Arbetsplats i hjärtat av Kungsholmen, Stockholm.
Varför rollen är särskilt intressant för Executive Assistants
För er som arbetar närmast ledningen kombinerar den här tjänsten klassiskt EA-arbete på hög nivå med operativt kontorsansvar. Du får exponering mot CEO, CFO och styrelse, möjlighet att driva processförbättringar, forma kontorskulturen och koordinera över landsgränser – en stark plattform för att öka din strategiska påverkan i ledningsarbetet.
Tips för att sticka ut i urvalet
- Visa konkreta resultat: effektivare möteslogistik, tidsvinst i ledningskalendrar eller kostnadsbesparingar i resor/inköp.
- Beskriv hur du byggt upp eller förbättrat kontorsrutiner, onboardingflöden eller säkerhetsintroduktioner.
- Lyft erfarenhet av styrelsematerial och konfidentialitet i känsliga ärenden.
- Ge exempel på internationell koordinering över tidszoner och digital samarbetsförmåga.
Plats och ansökan
Tjänsten är placerad på Quant Services huvudkontor på Kungsholmen i Stockholm. Intresserad? Besök Quants karriärsida eller den ursprungliga jobbannonsen för att läsa mer och ansöka. Vänta inte – urval kan ske löpande.
Nyckelord
Executive Assistant, EA, VD-assistent, ledningsassistent, Office Manager, ledningsstöd, styrelsestöd, kalenderhantering, rese- och utläggshantering, kontorsansvar, leverantörsstyrning, Kungsholmen, Stockholm, Quant, industriellt underhåll, internationell miljö.
