Wise Admin (f.d. The Pace) söker Office Manager & Executive Support i centrala Stockholm
Wise Admin rekryterar en Office Manager med starkt fokus på Executive Support till ett bolag i hjärtat av Stockholm. Uppdraget är ett konsultuppdrag med start enligt överenskommelse och passar dig som vill arbeta nära VD, ledningsgrupp och till viss del styrelse – i en central roll som säkerställer en professionell, effektiv och välkomnande kontorsmiljö.
Om rollen: Office Manager med VD-stöd och ledningsnära ansvar
I den här rollen kombinerar du kontorsansvar med kvalificerat administrativt stöd till VD och ledningsgrupp. Du blir navet i det dagliga flödet: den som koordinerar, prioriterar och ser till att interna och externa kontaktytor fungerar sömlöst.
- Driva och utveckla den dagliga kontorsverksamheten och säkerställa hög standard.
- Planera och samordna möten, besök, interna aktiviteter och event.
- Ge nära administrativt stöd till VD samt stötta ledningsgruppens planering och koordinering.
- Sköta kalenderbokningar, reseplanering och mötesadministration end-to-end.
- Förbereda material och logistik inför lednings- och styrelsemöten.
- Ha löpande kontakt med leverantörer och externa samarbetspartners.
Vem är du? Profilen som lyckas i rollen
Du har tidigare arbetat i en liknande ledningsnära stödfunktion – exempelvis som Office Manager eller Executive Assistant – och trivs med att ta stort ansvar, ligga steget före och skapa struktur.
- Mycket strukturerad, organiserad och serviceinriktad.
- Trygg i att stötta seniora beslutsfattare och vana att hantera konfidentiell information.
- Goda kommunikativa färdigheter på svenska och engelska.
- Proaktiv, lösningsorienterad och självgående.
- Motiveras av en bred roll som kombinerar administration, koordinering och kontorsansvar.
Om Wise Admin
Wise Admin är specialister på rekrytering, konsultlösningar och rådgivning inom administration. Som konsult erbjuds du bland annat marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och kollektivavtal – samt ett stöttande sammanhang där din utveckling prioriteras.
Ansökan och kontakt
Sök tjänsten via ”Ansök nu” på Wise Admins sida och bifoga ditt CV. Notera att ansökningar inte tas emot via e‑post. Urval sker löpande och tjänsten kan tillsättas före sista ansökningsdag.
Frågor? Kontakta ansvarig konsultchef Emilie Runnegård ([email protected]) eller Talent Acquisition Specialist Emma Rehn ([email protected]).
Varför den här rollen är relevant för Executive Assistants
För dig som idag är Executive Assistant eller VD-assistent är detta ett naturligt nästa steg för att bredda ditt mandat. Rollen förenar strategiskt ledningsstöd med operativ kontorsdrift, vilket ger möjlighet att påverka både effektivitet och kultur i organisationen. Erfarenhet från kalenderstyrning, resebokningar, mötesadministration och styrelseunderlag kommer väl till sin rätt – samtidigt som du får utveckla partnerskapet med VD.
Snabba ansökningstips från Executiveeffect
- Tydliggör din erfarenhet av lednings- och styrelsemöten (agenda, material, protokoll, uppföljning).
- Visa på mätbar påverkan: effektiviserad mötesstruktur, sänkta kostnader, förbättrad leverantörsstyrning.
- Beskriv dina verktyg och arbetssätt för kalenderprioritering, resepolicy och sekretesshantering.
- Lyft exempel på hur du skapat en professionell kontorsmiljö och stärkt medarbetarupplevelsen.
- Framhäv din proaktivitet med konkreta case där du förekom utmaningar eller byggde nya rutiner.
Kort om uppdraget
- Roll: Office Manager & Executive Support (konsultuppdrag via Wise Admin)
- Plats: Centrala Stockholm
- Start: Enligt överenskommelse
- Rapporterar till: VD, med nära samarbete med ledningsgrupp
- Nyckelord: Office Manager, Executive Assistant, VD-assistent, ledningsstöd, kalenderbokning, resor, mötesadministration, styrelsematerial, leverantörskontakter
Söker du en roll där du får kombinera struktur och service med ledningsnära påverkan – i centrala Stockholm – är detta ett utmärkt tillfälle att ta nästa steg.
