Wallenius Wilhelmsen rekryterar Office Administrator & Executive Assistant i Göteborg
Wallenius Wilhelmsen söker en Office Administrator & Executive Assistant till sitt Göteborgskontor. Rollen rapporterar till SVP för Digital Solutions och kombinerar kvalificerat ledningsstöd med dagligt kontorsansvar, reception och grundläggande HR‑administration. Ansök senast 18 maj 2026.
Om rollen: nyckelfunktion nära ledningen
Som Office Administrator & Executive Assistant blir du navet i kontorets dagliga drift och ett affärsnära stöd till management. Du koordinerar möten och resor, säkrar effektiva flöden i reception och kontorsservice, och agerar kontaktpunkt mellan HR, ekonomi, leverantörer och interna intressenter. Du bidrar även till arbetsmiljöarbetet och tidsredovisningsprocesser för kontoret i Göteborg.
Centrala ansvarsområden
- Executive support till SVP: kalender- och möteskoordination, material, protokoll och åtgärdsuppföljning.
- Planering av interna och externa möten inklusive lokaler, logistik, förtäring och besökshantering.
- Reception och front office: besöksregistrering, passerkort, leveranser och hög servicenivå.
- Kontorsdrift: samordning av leverantörer (städ, säkerhet, catering, kontorsmaterial, underhåll), inventarie- och utrustningsansvar.
- Arbetsmiljö och HSE: efterlevnad av relevanta krav och ergonomi i kontorsmiljön.
- Tidrapportering: initiala kontroller, kompletteringar och dialog med HR/lön.
- Onboarding/offboarding: access, systembehörigheter och dokumentation.
- Stöd till HR och ekonomi i lokal administration, registervård, fakturakodning och resor.
- Koordinering vid ombyggnad och kontorsflyttar i samarbete med hyresvärd, arkitekt och leverantörer.
- Administration av gruppbrevlådor och stöd i löpande interna kommunikationsflöden.
- Deltagande i lokal Emergency Response Team.
Kvalifikationer
- Kandidatexamen.
- Minst 5 års erfarenhet av kvalificerat administrativt stöd, HR‑administration eller ekonomi/redovisning.
- Mycket goda kunskaper i Microsoft 365 samt vana att arbeta med mjukvara och AI‑verktyg.
- Dokumenterad erfarenhet av nära samarbete med ledningsgrupp/chefer.
- Hög integritet, sekretess och förmåga att arbeta självständigt och proaktivt.
- Flytande svenska och engelska i tal och skrift.
- Strukturerad, noggrann och van att prioritera med god förståelse för kontorskostnader.
- God kännedom om arbetsmiljölagstiftning för kontor.
- Serviceinriktad lagspelare som trivs i gränssnittet mellan HR, ekonomi och verksamhet.
- Flexibel och pragmatisk – hanterar både rutin och akuta operativa behov.
Plats och omfattning
Tjänsten är placerad på Wallenius Wilhelmsens kontor i Göteborg.
Varför detta är en stark möjlighet för Executive Assistants
- Strategisk exponering: Du arbetar direkt med SVP för Digital Solutions och stöttar ledare även utanför Göteborg.
- Brett mandat: Kombinationen av EA‑stöd, kontorsansvar, arbetsmiljö och HR‑flöden ger stor påverkan i vardagen.
- Affärsnära logistikmiljö: Världsledande aktör inom RoRo och fordonslogistik – god insyn i globala processer.
- Modern verktygsmiljö: Tydligt fokus på Microsoft 365 och AI för att effektivisera arbetet.
Så sticker du ut i urvalet
- Visa exempel på hur du drivit förbättringar i kontorsdrift, HSE/arbetsmiljö och ergonomi.
- Beskriv konkreta arbetssätt för tidsrapportering, lönesamverkan och korrektiv uppföljning.
- Lyft projekt där du koordinerat ombyggnad, internflyttar och leverantörer – från plan till uppföljning.
- Demonstrera hur du använder Microsoft 365 och AI‑verktyg för mötesmaterial, automation och rapportering.
- Ge exempel på chefsstöd på SVP/ledningsnivå: beslutsunderlag, kommunikation och konfidentialitet.
Om Wallenius Wilhelmsen
Wallenius Wilhelmsen är global marknadsledare inom RoRo‑sjöfart och fordonslogistik. Koncernen driver cirka 125 fartyg på 15 trader till sex kontinenter, med ett globalt inlandnätverk, 120 processing centers och 11 marina terminaler. Bolaget har omkring 9 500 medarbetare i 29 länder och huvudkontor i Oslo. En stark hållbarhetsagenda driver innovation för att minska klimat- och miljöpåverkan.
Förmåner och inkluderande kultur
Bolaget lyfter fram konkurrenskraftiga förmåner med fokus på välmående, samt en tydlig ambition om lika möjligheter och en inkluderande arbetsplats där olika erfarenheter och perspektiv värdesätts.
Ansökan och sista datum
Ansök senast 18 maj 2026. Sök via Wallenius Wilhelmsens karriärsida. Urval sker löpande.
Nyckelord (SEO)
Executive Assistant, VD‑assistent, Office Administrator, ledningsstöd, kontorsansvar, HR‑administration, arbetsmiljö, HSE, Göteborg, Wallenius Wilhelmsen, RoRo, fordonslogistik, jobb, rekrytering EA, Microsoft 365, AI i administration.
