Hej Victoria Wassborn, vem är du och vad jobbar du med?
– Jag är 39 år, bor i Stockholm och jobbar på Nordic Capitals rådgivningsbolag som Executive Assistant till vår Managing Partner. Nordic Capital är en ledande Private Equity-investerare i Norden som fokuserar på utvalda regioner och sektorer. Huvudsektorerna är Healthcare, Tech & Payments, Financial services, Industrial & Business Services och Consumer. De huvudsakliga regionerna är Norden, Norra Europa och globalt för Healthcare. Nordic Capital är en partnerledd organisation och har idag 37 portföljbolag.
Hur många år har du varit Executive Assistant?
– Jag har över tolv år bakom mig som assistent på Nordic Capital. Jag har förmånen att arbeta på ett fantastiskt bolag och har fått möjligheten att växa och verkligen utvecklas som assistent. Jag började faktiskt som assistent till det dåvarande assistentteamet, sedan gick jag vidare och blev teamassistent och fick med tiden mer ansvar. Så småningom började jag arbeta med några av våra partners och för ungefär tre år sedan blev jag vd-assistent, eller Executive Assistant to Managing Partner, som är den officiella titeln.
Du blev utsedd till Upcoming Executive Assistant of the Year 2018, hur kändes det?
– Det kändes helt fantastiskt och inget som jag hade förväntat mig. Jag kände mig otroligt hedrad, stolt och blev förstås jätteglad. Tycker även att det är helt fantastiskt att man lyfter fram assistentrollen och dess betydelse på det här fina sättet.
Har utmärkelsen öppnat några nya dörrar för dig?
– Det har den absolut gjort. Mitt nätverk har definitivt blivit större i och med utmärkelsen. Jag har till exempel blivit kontaktad av yngre personer som vill få tips och råd om assistentyrket. Det är jättekul att kunna vara ett bollplank och få lyfta fram rollen.
Hur ser din roll ut på Nordic Capital? Berätta hur en vanlig dag kan se ut!
– Min roll går ut på att underlätta där jag kan och möjliggöra för vår Managing Partner att kunna fokusera på sin roll. Jag har dagliga arbetsuppgifter såsom till exempel kalenderhantering, inbox management och koordinering av resor. Jag tar ett stort ansvar för hantering av kalendern och ser till att vår Managing Partner utnyttjar sin tid så effektivt som möjligt. Det gäller att tänka kreativt vid all planering och se till att allt från möten, resor och så vidare blir produktivt. Samtidigt finns jag här för att släcka bränder. Plötsligt kan en situation uppstå som förändrar allt – då måste jag rycka in och lösa problemet. Det händer ofta. Då gäller det att vara en bra problemlösare och kunna tänka proaktivt och kreativt. Ofta har man också lite tid med sin chef så det gäller att kunna ta egna initiativ och kunna fatta egna beslut.
Vad är roligast i ditt jobb?
– Assistentrollen är rolig och varierande och man är verkligen den där så kallade spindeln i nätet. Ingen dag är den andra lik och man vet aldrig vilka uppgifter man ställs inför. Utöver de dagliga uppgifterna handlar det väldigt mycket om att hitta optimala lösningar på plötsliga problem och situationer som uppstår – det är det som gör rollen både spännande och utmanande. Nordic Capital erbjuder även en väldigt inspirerande och utmanande miljö, med människor som är högutbildade, arbetar dedikerat och är högpresterande. Det passar mig, eftersom jag vill känna mig utmanad och utvecklas. Det är också spännande att jobba så nära ledningen – man lär sig otroligt mycket.
Vad lockade dig till rollen?
– Snart efter att jag blev klar med min utbildning fick jag kontakt med ett rekryteringsföretag som rekommenderade mig till Nordic Capital och ja, på den vägen är det. Jag trivdes otroligt bra både med assistentrollen och på Nordic Capital redan från början och gör det fortfarande. Det är ett otroligt roligt jobb och det är en roll som passar mig – för mig har det nästan blivit en livsstil.
Vad är det viktigaste i samarbetet mellan en chef och en assistent?
– Avgörande är att man har en bra relation till den chef man assisterar, att det finns ett ömsesidigt förtroende, tillit och respekt för varandra. Det gäller också att ha en öppen, ärlig och kontinuerlig dialog. Att ha hög integritet är a och o.
Hur gör du för att utvecklas i din yrkesroll?
– Jag drivs av att lösa problem och situationer som uppstår. Löser jag ett problem på ett sätt funderar jag ofta över hur jag ska lösa det ännu bättre nästa gång. Det är också otroligt viktigt för mig att hela tiden sträva efter att leverera yttersta service och högsta kvalitet. Man måste våga kliva ur sin comfort zone och tänka utanför boxen.
Kan du berätta om något misstag som du har gjort i början när du var ny i rollen och hur du hanterade det?
– Alla gör vi misstag – det är mänskligt. Jag har väldigt höga krav på mig själv och på det jag levererar så det är lätt att ta misstag hårt. Men med tiden och med erfarenhet lär man sig att undvika misstag och om de uppstår hur man ska hantera dem på bästa sätt.
Vilket tips skulle du ge till andra som är sugna på rollen? Och vad har du själv för bakgrund?
– Det kan alltid vara bra med en utbildning i bakgrunden, själv är jag utbildad civilekonom, vilket jag har nytta av när det gäller förståelse för de finansiella transaktioner som Nordic Capital arbetar med. Det allra viktigaste är dock att samla på sig så mycket erfarenhet som möjligt. Assistentrollen handlar väldigt mycket om ”learning by doing”. Sedan kan ju assistentrollen se väldigt olika ut i olika branscher och man kan behöva olika typ av verktygslådor. Mitt tips är att samla på sig massor av erfarenhet, lär av andra och få på så sätt en bred kompetens.
