Experten: Nu är det möjligt att hålla helt digitala stämmor i aktiebolag

Från den 1 januari 2024 är det möjligt att hålla helt digitala stämmor i aktiebolag och ekonomiska föreningar. Det ger en rad fördelar som bland annat ökad tillgänglighet eftersom digitala stämmor gör det möjligt för aktieägare att delta i stämman oavsett var de befinner sig i världen. Det kan också spara en hel del pengar eftersom man slipper kostnader för att hyra lokal, mat och dryck, resor med mera. Digitala stämmor kan också bidra till en bättre miljö, eftersom de minskar behoven av resor och uppvärmning av stora möteslokaler.

Det växer också fram nya och användarvänliga digital plattformar som både gör det enkelt att hantera all formalia, låta deltagare komma till tals och rösta på ett säkert och korrekt sätt.

Samtidigt har den fysiska stämman varit ett tillfälle för många lite större bolag att profilera sig mot och stärka relationen till sina aktieägare. Kanske har man velat passa på att informera om kommande affärsmöjligheter eller visa hur lyhörd man är för marknadens värderingar. Inte sällan har stämmorna varit ganska ordentligt påkostade evenemang. Man har i många fall varit noga med  allt från val av lokal till grafisk inramning, till vad som bjuds att äta och dricka. Kanske har det funnits underhållning? Kanske har man visat imponerande reklamfilmer? Vad händer med de här möjligheterna om man väljer en digital stämma istället – går de förlorade? Nej, tvärtom. Du kan göra din digitala bolagsstämma till en mycket stark och positiv och modern upplevelse men du behöver nu tänka mer som en TV-producent eller som när man producerar ett professionellt digitalt evenemang.

Du behöver ha koll på tekniken, formatet, dramaturgin och delaktigheten för att göra din digitala bolagsstämma till en relationsbyggande upplevelse.

För att göra ett professionellt intryck bör du inte hantera tekniken själv om du inte arbetar heltid med just detta. Inbyggda kameror i datorn, dålig ljussättning eller ett otydligt ljud duger inte. Ta hjälp av en producent och håll bolagsstämman i en professionell studio där det finns fotografer, blidproducent och ljudtekniker.

Förutom själva stämman med alla dess delar kan du med fördel rama in evenemanget. Kanske finns en kort inledningsfilm som sätter tonen. Kanske finns en professionell programledare som tar emot gästerna och som sedan under delar av programmet hjälper olika personer från företaget att gå igenom rutan på ett trovärdigt och övertygande sätt. Kanske finns det olika möjligheter för interaktion, kanske finns en expert- eller ungdomspanel på plats i studion för att kommentera och förstärka budskap.

Dramaturgiskt bör du tänka som vilket genomarbetat evenemang eller TV-program som helst. Inled med något som har mycket energi, tillåt dig att gå ner lite i energi och variera energin under den ofta lite längre mellandelen av evenemanget och avsluta sedan på topp med något riktigt energigivande. Då ökar du chanserna markant för att  aktieägarna lämnar evenemanget med en positiv och optimistisk känsla.

För att skapa delaktighet behöver du planera in olika former av relevant och angelägen interaktivitet. Det kan naturligtvis vara i form av frågor eller att lämna ordet till den som begärt det. Men även andra former av pedagogisk interaktivitet kan vara viktigt. Det kan vara omröstningar utanför själva stämman för att ta tempen på olika frågor eller involvera aktieägarna genom olika prioritets- eller värderingsövningar.

Sammanfattningsvis. Gör gärna bolagsstämman digital men missa inte möjligheten att låta den stärka relationen till aktieägarna.

Av: Tommy Brotte, expert på digitala evenemang hos Interaktivamöten

Hitta studio för digitala stämmor här.