ITAB Group intensifierar satsningen – söker Executive Assistant till Group CEO
Wise Admin (f.d. The Pace) rekryterar en erfaren Executive Assistant till ITAB Group med placering företrädesvis på huvudkontoret i Jönköping. Rollen stödjer koncernens tillträdande Group CEO (tillträder 1 maj 2026) och är en nyckelposition i en internationell miljö där ITAB stärker sin ställning som ledande retail solutions‑partner i Europa, accelererat av förvärvet av HMY.
ITAB arbetar tätt med detaljhandeln för att driva försäljning, fördjupa kundengagemang och förbättra operativ effektivitet – med ambitionen “Co‑creating retail experiences that connect people with brands they love”. För rätt Executive Assistant innebär det ett högt affärsnära bidrag, långt bortom traditionell administration.
Om tjänsten: Executive Assistant to Group CEO
Som Executive Assistant blir du en nära partner till Group CEO och en integrerad del av Group Management. Du skapar struktur och tydlighet som gör att ledningen kan fokusera på team och affär. Resor kan förekomma för att stödja relationer och fördjupa affärsförståelsen. Med tiden bygger du ett brett internt nätverk och blir en naturlig go‑to‑person över funktioner och länder.
Centrala ansvarsområden
- Äga CEO:ns agenda och säkra smidig kalendersamordning med ledningsgruppen.
- Strukturera och hantera relevanta delar av CEO:ns inbox.
- Bygga och förvalta årsplan för lednings‑ och executive‑forum med rätt mötesfrekvens, deltagare och logik där mötena bygger på varandra.
- Äga hela mötesprocessen i executive‑forum: agenda, logistik, material, minnesanteckningar, åtgärdsspårning och uppföljning.
- Förbereda CEO inför nyckelforum genom att förgranska material, lyfta prioriteringar och stödja beslutsfattande och dialog.
- Stärka kommunikationsflöden mellan Group Management, marknadsenheter och koncernfunktioner med tydliga rutiner och tidskritisk informationsdelning.
- Koordinera strategiska planeringscykler, utvalda förändrings‑ och utvecklingsinitiativ samt interaktioner på executive‑nivå, inklusive styrelserelaterade frågor när relevant.
- Planera och koordinera resor, interna konferenser och ledarskapsevent.
- Hantera konfidentiell information med högsta integritet och diskretion.
Vem är du? Kvalifikationer och erfarenhet
- 5–10+ års erfarenhet som Executive Assistant eller motsvarande senior administrativ roll, med stöd till högsta ledning i internationell och komplex organisation (matris är meriterande).
- Dokumenterad förmåga att skapa struktur, driva effektiva ledningsrutiner och arbeta med hög sekretess.
- God vana av Microsoft Office‑sviten och en nyfiken, lärande inställning.
- Flytande engelska i tal och skrift (koncernspråk). Svenska är meriterande; ytterligare europeiska språk är en fördel.
- Relevant eftergymnasial utbildning eller motsvarande professionell erfarenhet.
Placeringsort och arbetssätt
Tjänsten är helst baserad på ITAB:s huvudkontor i Jönköping för snabb onboarding, starka relationer och effektivt dagligt stöd till CEO och Group Management. Stockholm kan övervägas för rätt person, med regelbunden närvaro i Jönköping och deltagande i nyckelforum.
Varför ITAB? Möjlighet med global räckvidd
- Hög påverkan: forma exekutivt stöd och ledningsrutiner i en växande global koncern.
- Affärsnära scope: från mötesarkitektur och kommunikationsflöden till planeringscykler och styrelseärenden.
- Detaljhandelsinnovation: kombination av design, inredningslösningar, kassor och retail‑teknologi, flöden, belysning och digital in‑store.
Så söker du – via Wise Admin (f.d. The Pace)
Ansökan sker via wise.se med CV eller LinkedIn‑profil. ITAB och Wise Admin tillämpar kompetensbaserad rekrytering för en potential‑ och meritfokuserad matchning. Intervjuer sker löpande och tjänsten kan tillsättas före sista ansökningsdag. Frågor besvaras av ansvarig rekryteringskonsult, Stephanie Grammenidis Hagman, på [email protected]. Observera att ansökningar via e‑post inte tas emot.
Redaktionens spaning: Därför är den här EA‑rollen extra intressant för ledningsstöd
- Mandat att äga ledningens mötesekosystem: kalenderår, forumdesign, uppföljning – en katalysatorroll för tempo och transparens.
- Bro mellan strategi och genomförande: du driver flöden mellan Group Management, marknader och koncernfunktioner.
- Internationellt sammanhang: engelska som koncernspråk och exponering mot flera länder och affärsenheter.
- Närhet till CEO‑tillträde 2026: möjlighet att från start forma arbetssätt och sätta standarden för ett nytt ledarskap.
Checklista: Så visar du rätt matchning i din ansökan
- Ge exempel på hur du byggt årsplan/ledningsforum och mätt effekter (besluts‑/åtgärdstakt, cycle time, no‑show‑grad).
- Beskriv din metod för inbox‑triage och prioriteringsramverk (t.ex. SLA, etikettering, delegationsregler).
- Visa hur du säkrat “end‑to‑end” mötesprocess: agenda → material → beslut → actions → uppföljning.
- Lyft erfarenhet av matris och konfidentialitet: arbetssätt, verktyg och exempel på integritetskänsliga ärenden.
- Nämn verktygsvana (Microsoft 365, Teams, SharePoint/OneDrive) och hur du skapar spårbarhet i actions och deadlines.
- Språk: engelska på professionell nivå; ange övriga EU‑språk och sammanhang där du använt dem.
Nyckelord för sökbarhet
Executive Assistant, VD‑assistent, ledningsassistent, Group CEO, ITAB Group, Jönköping, Stockholm, retail solutions, HMY, kompetensbaserad rekrytering, Wise Admin, kalenderstyrning, mötesprocess, styrelserelaterade frågor, internationell koncern, Microsoft Office, engelska koncernspråk.
