Legora söker Executive Assistant i Stockholm – nära CEO Office i snabbväxande legal tech
Legora, en AI-native aktör inom legal tech, rekryterar nu en Executive Assistant i Stockholm. Tjänsten är placerad i företagets CEO Office och rapporterar direkt till incoming Chief of Staff. Uppdraget: ge högprecisionstöd med tempo till flera VPs eller en CXO och säkra operativt alignment i hela organisationen.
Om Legora
Legora utvecklar ett AI-drivet arbetsflöde för jurister – byggt tillsammans med advokatbyråer och bolagsjurister – för att göra komplex juridik snabbare, smartare och mer mänsklig. Bolaget används av globala firmor som Cleary Gottlieb, Goodwin, Bird & Bird och Linklaters i över 40 länder. Kulturen präglas av snabb leverans, iterativ utveckling och skalbarhet – med målet att definiera framtiden för legal tech.
Om rollen: Executive Assistant i CEO Office
Som Executive Assistant blir du ett nav för ledningens produktivitet. Du förväntas inte bara hantera tid – utan designa den utifrån skiftande prioriteringar och strategisk riktning, med stöd av AI och moderna verktyg.
Ansvarsområden
- Äga kalender, reselogistik och e‑post för Executive och flera VPs – designa tid mot prioriteringar och effektivisera med AI.
- Koordinera interna och externa möten över flera tidszoner, med tydlig förberedelse, syfte och uppföljning.
- Planera och genomföra nyckelmoment för teamet: återkommande ledningsmöten, offsites, workshops och informella sammankomster.
- Triagera inkommande förfrågningar, skydda fokustid och hålla kommunikationsflödet friktionsfritt.
- Partnera nära ledare för att flagga hinder, stötta beslut och hjälpa teamet ligga steget före.
- Ge operativt stöd för att hålla projekt, initiativ och team-samarbeten på spår.
- Identifiera friktion i arbetssätt och bygga bättre system och processer.
- Granska kostnadsrapporter för dem du stöttar och deras direktrapporter.
- Boka resor vid behov via företagets resehanteringssystem.
Kvalifikationer och egenskaper
- Proaktiv problemlösare som agerar innan problem uppstår och tar fullt ägarskap.
- Erfarenhet från techbolag och/eller scale‑up/startup‑miljö.
- Exceptionell noggrannhet och stark känsla för struktur och effektivitet.
- Starka kommunikativa färdigheter och trygghet i att hantera känslig/högrisk-kommunikation.
- Hög mognad och diskretion – van att bygga förtroende i komplexa stakeholderlandskap.
- Vana vid Google Workspace, Slack och Notion samt snabb på att lära nya system.
- Genuin vilja att stötta andra och höja teamets prestation – stolthet i arbetet bakom kulisserna.
Varför rollen sticker ut för Executive/VD‑assistenter
- Position i CEO Office med direkt exponering mot högsta ledningen.
- “Designa tid” snarare än att enbart administrera kalender – ett mer strategiskt mandat.
- AI‑först arbetssätt som skalar din egen och ledningens produktivitet.
- Global koordinering över tidszoner som utvecklar din lednings- och stakeholderkompetens.
- Nära samarbeten och cross‑functional arbete som kan bli språngbräda mot t.ex. Chief of Staff‑spår.
Plats
Stockholm. Rollen är del av Legoras globala organisation med samarbete över flera tidszoner.
Kultur, mångfald och inkludering
Legora är en Equal Opportunity Employer och bygger högpresterande team med mångfald i perspektiv och erfarenhet. Bolaget välkomnar sökande oavsett bakgrund och diskriminerar inte baserat på skyddade egenskaper.
Så söker du
Detaljer om ansökningsprocess och deadline finns i originalannonsen via Legoras officiella kanaler/LinkedIn. Förbered gärna en kort motivering som visar hur du använder AI, struktur och stakeholder‑arbete för att skapa mätbar effekt i ledningsstöd.
Tips från Executiveeffect-redaktionen
- Visa hur du “designar tid”: beskriv konkreta exempel på hur du optimerat ledningskalendrar mot strategiska mål.
- Mät dina resultat: t.ex. minskad mötestid, snabbare beslutsloopar eller högre NPS för interna stakeholders.
- Lyft dina verktyg: hur du använder Google Workspace, Slack, Notion och AI‑stöd (prompting, automatiseringar, mallar).
- Beskriv hur du skyddar fokustid i en snabbföränderlig skala‑up‑miljö.
Taggar: Executive Assistant, VD‑assistent, ledningsassistent, Chief of Staff, CEO Office, legal tech, AI, Stockholm, scale‑up, startup, kalenderhantering, mötesbokning, reselogistik, kostnadsrapporter, Google Workspace, Slack, Notion.
