AIG söker Executive Assistant i Stockholm – strategiskt ledningsstöd i nordisk kontext
AIG, ett av världens största kommersiella försäkringsbolag, rekryterar nu en Executive Assistant till sin nordiska verksamhet i centrala Stockholm. Rollen rapporterar direkt till Nordic General Manager och stöttar både den nordiska VD:n och ledningsgruppen med kvalificerat administrativt och operativt ledningsstöd.
Om rollen: navet i nordiskt ledningsarbete
Som Executive Assistant blir du en nyckelperson i att få vardagen att flyta för AIG Nordics högsta ledning. Uppdraget kombinerar klassiskt chefsstöd med projektadministration och systemansvar:
- Chefsstöd till nordisk VD: kalender- och mötesbokningar, reseplanering och löpande administration.
- Ledningsgruppsarbete: koordinera och delvis facilitera möten, säkra materialleveranser mot deadlines, föra anteckningar och driva uppföljning av beslutade actions.
- Beslutsunderlag: inhämta och sammanställa data i ärenden som kräver GM:s involvering; säkerställa heltäckande beslutsstöd vid mer komplexa frågor.
- Tvärfunktionell samordning: nära samarbete med ledare i Norden (och ibland utanför Norden) för att planera och strukturera GM:s arbete.
- ”Superbokare”: stötta VD och team med bokningar kopplade till event, intervjuer m.m.
- System- och processägarskap: lokal superuser för Concur (expense management) och Ariba (inköp) samt kontakt med internationella team inom expense, facility och procurement.
Vem AIG söker
AIG letar efter en strukturerad, serviceinriktad och energifylld Executive Assistant med dokumenterad erfarenhet av administrativt stöd, exempelvis som receptionist, administrativ assistent eller kontorsadministratör.
- Språk: flytande svenska och engelska; ytterligare språk är meriterande.
- System- och verktygsvana: mycket goda kunskaper i Outlook, Teams och PowerPoint. Meriterande: Excel, Salesforce, Concur och SharePoint.
- Utbildning: eftergymnasial utbildning är ett plus men inget krav.
- Egenskaper: strukturerad, flexibel, med högt eget driv och förmåga att se och skapa nya möjligheter i rollen.
Arbetssätt och placering
Tjänsten är placerad på AIG:s kontor i centrala Stockholm. Bolaget värdesätter nära samarbete på plats och uppmuntrar därför i första hand kontorsnärvaro för att stärka samarbetet internt och med kunder.
Om AIG: global räckvidd och starkt erbjudande
American International Group, Inc. (AIG) har över 100 års erfarenhet och erbjuder ett brett utbud av lösningar inom sakförsäkring, liv, pension och finansiella tjänster i mer än 80 länder och jurisdiktioner. AIG:s General Insurance är en ledande aktör för både företags- och privatkunder, med ett av världens mest omfattande nätverk inom property & casualty och en multikanalstrategi för distribution.
Förmåner och utveckling
Medarbetare omfattas av AIG:s Total Rewards Program – ett helhetsgrepp som inkluderar hälsa, välmående och ekonomisk trygghet, samt kontinuerlig kompetensutveckling. Kulturen präglas av inkludering och tillhörighet, med globala Employee Resource Groups och tydligt fokus på jämlikhet och likabehandling.
Varför rollen lockar Executive Assistants och VD-assistenter
- Direkt exponering mot nordisk ledningsgrupp och möjlighet att påverka beslutsprocesser.
- Brett mandat: från strategisk möteskoordinering till datadrivna beslutsunderlag och processförbättringar.
- Tekniskt försprång: bli superuser i affärskritiska system som Concur och Ariba.
- Internationell kontext: samarbete med globala team och nordiska chefer.
Så maxar du din ansökan
- Visa konkreta exempel på hur du har koordinerat ledningsmöten, säkrat material mot deadlines och följt upp actions.
- Lyft erfarenhet av rese- och kalenderlogistik för högre chefer samt din förmåga att prioritera vid snabba skiften.
- Beskriv hur du arbetat med expense- och inköpsflöden (Concur/Ariba eller liknande) och hur du förbättrat processer.
- Demonstrera styrka i PowerPoint och stakeholder management, samt din vana att arbeta på både svenska och engelska.
Ansökan
Skicka in din ansökan via AIG:s karriärportal. AIG välkomnar ansökningar på engelska. Tjänsten tillhör funktionell kategori AS – Administrative Support och ligger hos AIG Europe S.A. Filial i Sverige. Behov av rimliga anpassningar kan meddelas till [email protected].
Nyckelord för dig som söker
Executive Assistant, VD-assistent, ledningsassistent, AIG Nordic, Stockholm, försäkring, ledningsstöd, resebokning, möteskoordinering, projektadministration, Concur, Ariba, Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, Salesforce, SharePoint.
