Nova Psykiatri söker Executive Assistant & Office Coordinator i Stockholms kommun
Nova Psykiatri, en del av Nova Health Group, rekryterar en Executive Assistant & Office Coordinator till sitt kontor i Stockholm. Rollen kombinerar strategiskt ledningsstöd till VD med ett operativt kontorsansvar för att säkra en femstjärnig upplevelse för patienter och medarbetare. Tjänsten är på heltid och utförs på plats.
Om Nova Psykiatri och Nova Health Group
Nova Health Group grundades 2024 med visionen att modernisera psykiatrin genom teknik, kvalitet och en tydligt patientcentrerad upplevelse. Koncernen verkar idag med varumärkena Nova Psykiatri och Karla Psykiatri och har över 50 medarbetare, däribland psykologer, läkare och sjuksköterskor. Ambitionen är att erbjuda Europas bästa utredning och behandling för bland annat ADHD och autism – med hög patientnöjdhet, effektivitet och minskad administration som ledstjärnor.
Rollen: Executive Assistant & Office Coordinator
I den här rollen blir du navet närmast VD och den som ser till att kontoret fungerar friktionsfritt varje dag. Du rör dig obehindrat mellan planering på ledningsnivå och hands-on-insatser som gör att allt flyter – från mötesagendor till välkomnande reception.
Dina huvudsakliga ansvarsområden
VD-assistent
- Proaktiv kalenderhantering, mötesbokningar och daglig prioriteringsavstämning med VD
- Hantering av e-post och kommunikation i Microsoft Teams
- Mötesanteckningar och uppföljning av action points
- Utskick av veckobrev och framtagning av mötesagendor
- Kvittosammanställning och underlag till redovisning
Kontorsansvarig/Office Coordinator
- Säkerställa en femstjärnig kontorsupplevelse för patienter och medarbetare
- Professionellt och varmt bemötande i reception
- Kontinuerlig ordning och trivsel: rent, välkomnande och representativt kontor
- Påfyllnad av kaffe, frukt, kontorsmaterial och annat som får vardagen att fungera
- Planering och koordinering av interna event och sociala aktiviteter
- Felanmälningar och kontakt med fastighetsägare och leverantörer
- Snabba, kvalitativa “fix” som gör skillnad i vardagen
Övrig support
- Praktisk logistik som hotellbokningar och introduktionsluncher
- Vid behov: assistans till övriga i ledningsgruppen
Vem passar i rollen?
Nova söker en självgående och lösningsorienterad Executive Assistant som brinner för service och trivs i ett högt tempo utan att tumma på kvaliteten.
- Proaktiv, initiativtagande och alltid ett steg före
- Strukturerad, snabb och noggrann – du ser till att saker blir gjorda
- Värderar både stora och små uppgifter – du vet att detaljerna avgör helheten
- Van användare av Microsoft Teams och Outlook samt trygg i nya system
Varför Nova? Förmåner och kultur
- Stor frihet och eget ansvar, med så få interna möten som möjligt
- Reellt påverkansutrymme – förbättringsidéer välkomnas och tas på allvar
- Konkurrenskraftig lön och tjänstepension
- Friskvårdsbidrag: 5 000 kr/år
- 5 veckors semester, plus 1 extra semesterdag per år du stannar
- Modern tech-miljö: Macbook, skärm, hörlurar och användarvänliga system
- AW:er, fester och events – där du ofta är möjliggörare och självklart delaktig
Rekryteringsprocessen
- Ansökan: kontaktuppgifter, CV och kort introduktion
- CV-granskning: löpande urval mot kravprofil
- Psykometriska tester: två digitala tester (totalt ca 15–20 minuter)
- Videointervjuer i Teams: fokus på erfarenhet, tänk och skalning av organisationer
- Slutintervju på plats i Stockholm
Rekrytering sker löpande – vänta inte med din ansökan.
Executiveeffect spaning: så maxar du din ansökan
- Visa ROI på ledningsstöd: kvantifiera hur din kalenderoptimering, mötesstruktur och action-uppföljning frigjort VD-tid eller höjt leveranstakten.
- Lyft femstjärnig service: ge exempel på hur du höjt NPS/medarbetarupplevelse via förbättrade front desk-processer, tydliga kontorsrutiner eller smarta inköp.
- Demonstrera techskärpa: beskriv hur du utnyttjar Teams, Outlook och automationsflöden (t.ex. bokningsregler, mallar, etiketter) för att minska administrationen.
- Visa “span-of-control”: hur du samtidigt hanterat C-level-stöd, leverantörer och event – och ändå hållit hög kvalitet i detaljerna.
- Förbered tester och case: repetera strukturerade svar enligt STAR-metoden och ha mätbara exempel på förbättringar du drivit.
Kort om tjänsten
- Titel: Executive Assistant & Office Coordinator (VD-assistent/Kontorsansvarig)
- Omfattning: Heltid
- Plats: Stockholms kommun (på plats)
- Bolag: Nova Psykiatri, en del av Nova Health Group
Så ansöker du
Skicka in din ansökan via Nova Psykiatris jobbannons. Bifoga CV och en kort introduktion som konkret visar hur du skapar värde i skärningspunkten mellan VD-stöd och kontorsdrift. Urval sker löpande.
