Hej Emma Unogård, vem är du och vad jobbar du med?
– Jag är 37 år gammal och bor i Alingsås med min man och våra två söner – August sju år och Arvid fyra år. Jag jobbar sedan snart fyra år tillbaka på Volvo Group, varav 2,5 år på Connected Solutions som Executive Assistant till vår Senior Vice President (SVP) Anna Westerberg.
Du blev utsedd till Upcoming Executive Assistant of the Year tidigare i år, hur kändes det?
– Fantastiskt roligt och samtidigt lite smånervöst. Jag känner mig väldigt hedrad och det har definitivt gett en självförtroende-boost!
Hur ser din roll ut på Volvo Group?
– Jag stöttar vår SVP här på Connected Solutions. Jag koordinerar hennes arbetsdagar, resor, sköter diverse administration, planerar konferenser och andra aktiviteter, driver egna projekt och initiativ, med mera! Jag ingår i vår ledningsgrupp om tolv personer och koordinerar våra möten samt aktiviteter.
Berätta hur en vanlig dag kan se ut!
– Jag börjar oftast dagen med att gå igenom min egen och min chefs inbox och gör en snabb prioritering av vad som behöver göras och när. Jag ser till så att dagens och veckans kommande möten är i ordning och om det är något som behöver justeras. Sedan kollar jag vad som ligger framåt i planeringen – är det en resa eller kanske konferens som ska planeras och bokas, en agenda som ska planeras, besök som ska bokas in och vad är status för de projekt jag är involverad i? Till exempel så driver jag just nu ett antal initiativ kopplat till hållbarhet och det är väldigt kul då det är en fråga som ligger mig varmt om hjärtat. Vi har ett tätt samarbete vi assistenter inom Connected Solutions och Volvo Group och inte sällan så är det ett möte, lunch eller fika inbokat.
Vad är roligast i ditt jobb?
– Även om det ibland kan kännas som att det är mycket tid som läggs på kalenderadmin och diverse möten, så är det ett väldigt omväxlande arbete. Jag får god inblick i vad som händer inom organisationen och vad som är på gång då jag har många kontaktytor. Ofta är det snabba puckar så det gäller att vara flexibel. I min roll har jag rätt stor frihet att initiera och driva olika projekt och frågor vilket är väldigt kul! Just inom Volvo Group så är vi många assistenter så det är lätt att bygga ett kontaktnät och det är extremt värdefullt!
Vad lockade dig till rollen?
– Det som lockade mig var att det är en otroligt viktig roll i organisationen, att det skulle innebära ett stort kontaktnät och omväxlande arbetsuppgifter. Jag kände också att det skulle vara en utmanande roll där jag skulle få chans att utvecklas och växa både som EA och som person.
Vad är det viktigaste i samarbetet mellan en chef och en assistent?
– Tillit är väldigt viktigt! Chefen öppnar i princip upp sitt liv, både det professionella livet men ofta även det privata, för sin assistent och det gäller att ha stor respekt för det och ha hög integritet. Chef-assistent-förhållandet är ett riktigt partnerskap och då är tillit, öppenhet och respekt viktiga nyckelord för att partnerskapet ska fungera ordentligt.
Hur gör du för att utvecklas i din yrkesroll?
– Jag tycker att vi inom Volvo Group har goda möjligheter till utveckling genom exempelvis olika utbildningar. Nu i våras avslutade jag en intern assistentutbildning som har gett mig oerhört mycket! Sedan är det stora nätverket en källa till utveckling och utbyte av erfarenheter. Jag är även medlem i IMA som ger mig ett externt assistentnätverk. Konferensen Vidgade Vyer är också ett återkommande tillfälle för mig att lära och utvecklas och samtidigt få en energiboost. Jag tränar också på att oftare kliva utanför min så kallade comfort zone, vilket inte alltid är så lätt men jag känner att jag växer för varje gång jag utmanar mig själv.
Kan du berätta om något misstag som du har gjort i början när du var ny i rollen och hur du hanterade det?
– En gång så råkade det bli öppen bar på en större konferensmiddag då jag inte hade full koll på rutinerna än. Det blev lite svettigt ett tag, men i slutändan höll vi konferensbudgeten ändå. Men det var första och sista gången som det inträffar..!
Vilket tips skulle du ge till andra som är sugna på rollen? Och vad har du själv för bakgrund?
– Jag har en ganska blandad administrativ bakgrund, bland annat har jag jobbat med patent, HR och bank/inkasso. Tyvärr tror jag att många fortfarande har en rätt förlegad syn på just assistentyrket och kanske mer tänker på den traditionella sekreteraren. Men det här är ett yrke i ständig förändring och som nu går mot en roll med större ansvar och till att vara en sann business partner till sin chef. Så det är verkligen en spännande tid och till den som är sugen att testa denna roll vill jag bara säga go for it! Det är ett roligt och omväxlande jobb där det finns stor utvecklingspotential, och som tips så vill jag trycka på vikten av att bygga upp sitt eget kontaktnät.
