Årskrönika: Nytt år med nya krav och nya möjligheter

När vi blickar mot 2025 står du som EA inför en rad förändringar. Hållbarhet blir en större prioritet med nya regelverk, samtidigt som trenden mot längre ledtider vid mötesbokningar ser ut att återvända, och digitalisering och AI fortsätter att omvandla arbetet. Som EA har du möjligheten att navigera dessa förändringar och sätta en ny standard för effektivitet och värdeskapande.

Nya utsläppsregler inför 2025

Under 2025 kommer många organisationer behöva redovisa sina Scope 3-utsläpp – de indirekta utsläppen som skapas genom leverantörer, resor och andra delar av värdekedjan. Detta kommer att påverka hur vi planerar möten och event, där miljöpåverkan blir en central del av beslutsfattandet.

Som EA har du en viktig roll i att navigera dessa krav. Det handlar om att ställa rätt frågor: Hur transporterar sig deltagarna? Vilken energikälla använder möteslokalen? Finns det hållbara alternativ för mat och material? Genom att integrera dessa perspektiv tidigt i planeringsprocessen kan du göra skillnad både för miljön och för att uppnå företagets hållbarhetsmål.

Digitala bokningsverktyg kan via en sökning ge dig tillgång till miljöklassade leverantörer och CO2-rapportering, vilket förenklar hållbarhetsarbetet avsevärt. Genom att automatiskt samla in utsläppsdata från bokningar blir det också lättare att följa upp, rapportera och redovisa utsläpp enligt gällande regelverk, vilket gör det möjligt att fatta både hållbara och kostnadseffektiva beslut.

Längre ledtider är en nyckel till framgång

Pandemin förändrade temporärt hur vi organiserade möten och event – med korta ledtider och fokus på snabbhet. Nu ser vi en tydlig återgång till en mer strukturerad planering, där tid och förberedelser ger bättre resultat.

Inför 2025 är det återigen en fördel med längre ledtider. När du är ute i god tid kan du inte bara säkra bästa möjliga möteslokaler och leverantörer, utan också få bättre priser och möjligheten att skapa mer genomtänkta koncept. Detta sparar resurser samtidigt som det minskar stress och risker kopplade till sista minuten-lösningar. Även här finns det mycket att hämta från en digital bokningslösning som kan hjälpa dig att smidigt jämföra olika alternativ och säkerställa att dina bokningar optimeras både för budget och kvalitet.

Trender: Digitalisering och AI omvandlar planeringen

AI och digitalisering fortsätter att förändra hur vi arbetar, och detta gäller i högsta grad för mötes- och eventplanering. Att automatisera repetitiva arbetsuppgifter, få tillgång till statistik och använda datadrivna insikter är några av de mest kraftfulla verktygen som digitaliseringen erbjuder.

Som EA kan du exempelvis använda digitala plattformar för att snabbt identifiera tillgängliga möteslokaler som matchar dina krav, jämföra kostnader och effektivt följa upp deltagarlogistik. Automatisering kan frigöra tid för mer strategiska uppgifter, som att skapa engagerande program eller bygga relationer med nyckelleverantörer.

Tillgången till data blir också allt viktigare. Genom att analysera tidigare möten kan du dra lärdomar om vad som fungerade bra, identifiera områden som behöver förbättras och säkerställa att resurser används på bästa sätt. En datadriven approach kan också bidra till att stärka din roll som en strategisk rådgivare i organisationen.

Omfamna förändringar och skapa värde

Inför 2025 möter vi en tid av både krav och möjligheter. För en EA innebär detta att anpassa sig till nya hållbarhetsregler, dra nytta av den återvändande trenden med långsiktig planering och fullt ut använda digitaliseringens möjligheter.

Genom att omfamna dessa förändringar kan du både förenkla ditt arbete och leverera ännu större värde till din organisation. 2025 är inte bara en chans att utveckla din yrkesroll – det är också ett år då vi tillsammans kan bidra till en mer hållbar och effektiv framtid.

Vi ser fram emot att följa din resa under det kommande året och hoppas att 2025 blir ett inspirerande och framgångsrikt år för alla Executive Assistants!

Henrik Vallentin
Event Logic