Executive & Office Assistant till internationell investmentfirma i Stockholm – 12 månaders visstid
Rekryteringsbyrån Joss Search söker nu en Executive & Office Assistant för ett 12 månader långt vikariat hos en välrenommerad internationell investmentfirma i centrala Stockholm. Rollen kombinerar kvalificerat ledningsstöd med praktiskt office management – perfekt för dig som vill arbeta nära beslutsfattare, få bred exponering och ta ansvar från dag ett.
Varför den här rollen sticker ut för Executive Assistants
Du blir en nyckelperson i ett tajt, samarbetsinriktat team där tempot är högt men kulturen beskrivs som lågmäld och prestigelös. Uppdraget ger direktinsyn i ledningsarbetet, möjlighet att bygga starka relationer och chans att påverka hur kontoret fungerar – från daglig drift till gästupplevelse och teamets möteslogistik.
Arbetsuppgifter i korthet
- Avancerad kalenderhantering över flera tidszoner och bokning av internationella resor
- Vara central kontaktpunkt internt och externt, med hög servicegrad
- Planering och koordinering av möten, offsites och teamaktiviteter
- Övergripande ansvar för kontorsdrift, leverantörskontakter och faciliteter
- Skapa en professionell, strukturerad och välkomnande besöksupplevelse
Vem söker Joss Search?
- 1–5 års erfarenhet som EA, PA, Team Assistant eller i liknande kontorsnära roll
- Mycket god organisatorisk förmåga och skarp detaljkänsla
- Trygg, tydlig kommunikatör med positivt, proaktivt förhållningssätt
- Trivs i snabbföränderlig miljö och tar självständigt initiativ
- Goda IT-kunskaper, gärna i MS Office och Google Workspace
- Arbetsrätt att verka i Sverige
Miljö och kultur
Du kliver in i en högpresterande internationell miljö där samarbete och låg prestige värderas högt. För rätt person innebär det goda möjligheter att växa i rollen, bredda ansvaret och bli en central kugge i ett växande Stockholmskontor.
Tips från Executiveeffect – så maxar du din ansökan
- Visa på konkreta exempel av tidszon- och kalenderpussel du löst för seniora ledare
- Beskriv hur du standardiserat reseprocesser (policy, leverantörer, risk/backup)
- Lyft event/offsitemetodik: syfte, budget, logistik, uppföljning och deltagarupplevelse
- Ge bevis på förbättrad kontorsdrift: SLA med leverantörer, kostnadskontroll, NPS/enkäter
- Demonstrera verktygsvana i MS Office/Google Workspace med resultat (dashboards, mallar)
- Skala din serviceprofil: hur du balanserar tempo, sekretess och gott bemötande
Jämlikhet och inkludering
Joss Search framhåller att de är en Equal Opportunity-aktör och arbetar aktivt för mångfald, inkludering och respekt för individuella olikheter.
Ansökan
Tjänsten är en tidsbegränsad anställning på 12 månader. Intresserad? Skicka in din ansökan via Joss Search. Urval sker ofta löpande – vänta inte för länge om du vill arbeta nära ledningen i en internationell investeringsmiljö i Stockholm.
Relaterade sökord
Executive Assistant, Office Assistant, VD-assistent, ledningsstöd, office management, kalenderhantering, internationella resor, investeringsbolag, Stockholm, MS Office, Google Workspace, Joss Search, 12 månaders visstid.
