Assistant till Power Quality Service hos Hitachi Energy i Västerås
Hitachi Energy förstärker sin Service-organisation inom Power Quality i Greater Västerås Metropolitan Area och söker en erfaren, proaktiv Assistant. Rollen är placerad i Servicefunktionen och stöttar både Service Manager och flera mindre team tvärs organisationen. För dig som brinner för struktur, service och koordination – och trivs med att vara navet mellan människor, processer och system – är detta en möjlighet att göra verklig skillnad i vardagens ledningsstöd.
Det här gör rollen intressant för Executive Assistants
Uppdraget kombinerar klassiskt executive-stöd nära Service Manager med bred verksamhetskoordinering. Du arbetar lokalt i Västerås men i en internationell kontext, med hög grad av självständighet och påverkan. För EA-profiler innebär det en chans att använda avancerad kalenderstyrning, rese- och utläggsadministration, mötes- och workshopdesign samt förbättringsarbete inom administrativa flöden – i en teknikintensiv miljö där struktur och sekretess är avgörande.
Huvudsakliga ansvarsområden
- Nära stöd till Service Manager: kalender- och prioriteringshantering, rese- och utläggsadministration, koordinering av möten och workshops i både lokal och global miljö.
- Planera och samordna möten, events, affärsresor och logistik för effektiv leverans och uppföljning.
- Administrativt stöd till flera mindre funktioner/avdelningar med organisatorisk hemvist i Service-teamet.
- Onboarding/offboarding av medarbetare och konsulter: systembehörigheter, utrustning, introduktion till interna processer.
- Behörigheter och tillstånd: passerkort, SSG, ID06, parkering och utbildningssystem.
- Inköp och ekonomiadministration: beställningar, fakturor och systemsupport i exempelvis Ariba, VIM och Concur.
- Team- och avdelningsadministration: e-postlistor, organisationsscheman, interna kanaler och dokumentation.
- Kontaktpunkt för arbetsplats- och facilitetsärenden, PPE/arbetskläder samt kontinuerlig processförbättring.
Din bakgrund och kompetens
- Erfarenhet från administrativ roll såsom assistant, executive assistant eller koordinator.
- Dokumenterad förmåga att stötta chefer och team strukturerat och serviceorienterat.
- Mycket god organisationsförmåga och vana att prioritera flera parallella uppgifter.
- Hög integritet och professionalism med säker hantering av konfidentiell information.
- Goda kunskaper i Microsoft 365, särskilt Outlook, Excel, PowerPoint och Teams.
- Meriterande erfarenhet av Concur, Ariba, ServiceNow och/eller VIM.
- Flytande svenska och engelska i tal och skrift.
- Meriterande med bakgrund från internationell, projektintensiv eller matrisorganisation.
Personliga egenskaper
- Strukturerad, noggrann och ordningsskapande.
- Serviceinriktad lagspelare med genuint intresse för att hjälpa andra lyckas.
- Proaktiv och lösningsorienterad – driver på och tar initiativ.
- Anpassningsbar och trygg i föränderliga prioriteringar.
- Professionell och förtroendeskapande i samarbete med chefer och seniora intressenter.
- Kommunikativ relationsbyggare tvärs team och funktioner.
- Nyfiken och förbättringsdriven med fokus på smartare arbetssätt.
- Ansvarstagande och leveranssäker med hög kvalitet i detaljer.
Förmåner och utveckling
- Kollektivavtal och flexibel arbetstid.
- Hälso- och friskvårdsförmåner.
- Karriärmöjligheter inom Hitachi Energy i Sverige och globalt.
- Mentor under onboarding och god tillgång till utbildningar.
- Internationell miljö med 70+ nationaliteter i Sverige.
- Föräldralön och tillgång till förmånsportal med rabatter.
- Ytterligare förmåner kan tillkomma för just denna roll.
Rekryteringsprocess och kontakt
Publiceringsdatum: 2026-07-27. På grund av sommarledigheter inleds urval och intervjuer i mitten av augusti. Fackliga representanter: Sveriges Ingenjörer – Nawzad Rashid, +46 (10) 738 91 48; Unionen – Karin Ulvemark, +46 107-38 51 42; Ledarna – Frank Hollstedt, +46 107-38 70 43. Övriga frågor besvaras av Talent Partner Malin Johansson, [email protected].
Så sticker du ut i din ansökan (EA-perspektiv)
- Visa på konkret kalender- och prioriteringsstyrning för seniora chefer, gärna i global miljö.
- Beskriv hur du förbättrat administrativa flöden (t.ex. onboarding, resepolicy, fakturaprocess) och mät effekt.
- Lyft systemvana: Microsoft 365 samt exempel på Concur/Ariba/ServiceNow/VIM och hur du använt dem.
- Ge exempel på facilitering av workshops/möten (agenda, logistik, material, uppföljning och actions).
- Understryk erfarenhet av sekretess och informationssäkerhet i ledningsnära uppdrag.
- Knyt an till industri-/projektmiljö: SSG, ID06, behörigheter och säkerhetsrutiner.
Sammanfattning
Rollen som Assistant hos Hitachi Energy i Västerås passar dig som vill kombinera executive-stöd med bred verksamhetskoordinering i en internationell, projektintensiv miljö. Med tydligt fokus på struktur, service och kontinuerliga förbättringar erbjuder tjänsten både påverkan i vardagen och goda utvecklingsmöjligheter för erfarna Executive Assistants och ledningsassistenter.
