Att sammanfatta möten, skriva mejl, analysera dokument och förbereda presentationer med hjälp av AI har på kort tid blivit en del av arbetsvardagen på många kontor.
Samtidigt växer behovet av att förstå teknikens begränsningar. Vilken information får delas med ett AI-verktyg? Hur upptäcker man felaktiga svar? Och vem ansvarar för resultatet när AI har hjälpt till att ta fram ett beslutsunderlag?
Det är frågor som blir allt viktigare för organisationer inom EU.
I en policyrapport publicerad den 25 augusti 2026 presenterar den europeiska tankesmedjan Interface ett praktiskt ramverk för hur företag kan arbeta med AI-kompetens. Rapporten tar sin utgångspunkt i EU AI-förordning, AI Act, och de förändringar som trädde i kraft under sommaren.
Vad säger EU regler egentligen?
Artikel 4 i EU AI-förordning började tillämpas den 2 februari 2025 och behandlar organisationers ansvar för AI-kompetens.
I juli 2026 ändrades bestämmelsen genom EU så kallade AI Omnibus. Tidigare handlade formuleringen om att efter bästa förmåga säkerställa en tillräcklig nivå av AI-kunnighet. Efter ändringen ska organisationer som tillhandahåller eller använder AI-system vidta åtgärder som stöder utvecklingen av AI-kompetens hos berörda medarbetare och andra som använder systemen på organisationens uppdrag.
Det är en viktig skillnad.
Reglerna kräver inte att varje anställd ska genomgå en bestämd kurs, få ett särskilt certifikat eller uppnå samma kunskapsnivå.
Däremot behöver berörda organisationer arbeta med AI-kompetens på ett sätt som är anpassat till hur tekniken används och vilka risker användningen innebär.
Det kan exempelvis handla om intern utbildning, praktiska instruktioner, gemensamma riktlinjer eller särskilt stöd för personer som hanterar mer känsliga arbetsuppgifter.
Därför är frågan viktig för ledningsassistenter
Den som arbetar nära en företagsledning har ofta tillgång till information som kräver särskild försiktighet.
Det kan exempelvis röra sig om:
- Ledningsgruppens mötesunderlag och protokoll.
- Personalrelaterad information.
- Budgetar, prognoser och ekonomiska rapporter.
- Affärsstrategier och ännu inte offentliggjorda beslut.
- Konfidentiell kommunikation med kunder och samarbetspartners.
AI kan vara ett värdefullt stöd i arbetet med sådan information, men felaktig användning kan också innebära risker.
En assistent som använder AI för att sammanfatta ett mötesunderlag behöver exempelvis förstå var informationen behandlas, vilka behörigheter som gäller och om resultatet återger underlaget korrekt.
Samma sak gäller när AI används för att förbereda presentationer, sammanfatta avtal eller formulera kommunikation på ledningens vägnar.
Det innebär att AI-kompetens inte enbart handlar om tekniska färdigheter. Det handlar också om informationssäkerhet, källkritik, professionellt omdöme och ansvar.
Nytt ramverk delar in AI-kompetens i tre nivåer
I sin rapport föreslår Interface att företag organiserar arbetet med AI-kompetens utifrån tre nivåer.
Det är inte en officiell nivåindelning som EU kräver, utan ett praktiskt förslag för att hjälpa organisationer att anpassa sina insatser.
Nivå 1: Grundläggande AI-förståelse
Den första nivån handlar om att medarbetare ska förstå vad AI är, hur tekniken används inom organisationen och vilka grundläggande risker som finns.
Det omfattar exempelvis att känna till att AI kan ge felaktiga svar, reproducera fördomar eller innebära risker för personuppgifter och konfidentiell information.
För kontorsanställda kan grundläggande utbildning därför handla om att förstå vilka verktyg som är tillåtna och vilka typer av uppgifter som inte ska matas in i dem.
Nivå 2: Praktisk kompetens i arbetsuppgifterna
Nästa nivå gäller personer som använder AI aktivt i sitt arbete.
Här blir det viktigt att kunna formulera instruktioner, kontrollera AI-genererat material och förstå begränsningarna i de verktyg som används.
För en Executive Assistant kan detta innebära att kunna använda AI för att strukturera mötesanteckningar, ta fram textutkast eller analysera information – och samtidigt kunna upptäcka när resultatet behöver korrigeras.
Det handlar också om att förstå när ett AI-genererat förslag behöver granskas av en chef, jurist eller annan ansvarig person.
Nivå 3: Fördjupad kompetens för särskilt ansvar
Den tredje nivån riktar sig till personer som har ansvar för att använda eller övervaka AI-system med särskilt hög risk.
Här kan det krävas mer djupgående kunskap om systemens funktion, risker, felaktiga resultat och möjligheten att ingripa.
Alla ledningsassistenter behöver inte denna kompetensnivå. Behovet beror på vilka system personen faktiskt arbetar med och vilket ansvar som ingår i rollen.
Guide: Så kan du börja arbeta säkrare med AI
Du behöver inte vara teknikexpert för att utveckla en mer genomtänkt AI-användning. Här är sex konkreta steg för dig som arbetar med ledningsstöd och administration.
1. Ta reda på vilka AI-verktyg som är godkända
Kontrollera vilka tjänster organisationen tillåter och vilka interna regler som gäller.
Att ett AI-verktyg finns tillgängligt betyder inte automatiskt att det får användas med företagets information.
2. Lär dig skilja mellan olika typer av information
All information bör inte behandlas på samma sätt. Ett offentligt pressmeddelande och ett konfidentiellt styrelseunderlag innebär helt olika risker.
Ta reda på vad som gäller för personuppgifter, affärshemligheter och interna dokument.
3. Kontrollera alltid fakta och slutsatser
AI kan skapa välformulerade men felaktiga uppgifter. Var därför särskilt noggrann med namn, datum, siffror, hänvisningar och slutsatser i material som ska användas av ledningen.
4. Skapa rutiner för AI i återkommande arbetsmoment
Om AI används för exempelvis mötesanteckningar kan det vara värdefullt att ha en gemensam rutin för hur materialet kontrolleras, godkänns och sparas.
Det gör arbetet mer konsekvent och minskar risken för misstag.
5. För dialog med IT och ansvariga chefer
Fråga hur organisationen arbetar med AI-kompetens, vilka utbildningar som finns och vem du ska kontakta om något blir fel.
Den som arbetar nära ledningen kan också bidra genom att uppmärksamma behov av tydligare rutiner.
6. Fortsätt utveckla din kompetens
AI-verktyg förändras snabbt. Det räcker därför inte alltid att lära sig en funktion en gång.
Avsätt tid för att förstå nya användningsområden, begränsningar och säkerhetsfrågor. Det kan göra dig både mer effektiv och tryggare i din yrkesroll.
Vad behöver arbetsgivaren göra?
En central del av EU regler är att ansvaret inte enbart ska läggas på enskilda medarbetare.
Organisationer som omfattas av bestämmelsen behöver vidta åtgärder för att stödja utvecklingen av relevant AI-kompetens.
Vilka insatser som är lämpliga beror bland annat på medarbetarnas erfarenhet, hur AI-systemen används och vilka personer som kan påverkas av användningen.
För en organisation där AI används till enkla administrativa uppgifter kan behoven se annorlunda ut än i en verksamhet där AI påverkar viktiga beslut om exempelvis människor eller ekonomi.
Det finns ingen generell EU-regel som säger att alla anställda måste genomgå ett visst antal utbildningstimmar.
Däremot är det klokt för arbetsgivare att kunna visa vilka åtgärder de har valt, varför de är relevanta och hur kompetensarbetet följs upp.
En möjlighet att stärka assistentrollens betydelse
För Executive Assistants och ledningsassistenter innebär utvecklingen inte bara nya krav på kunskap. Den öppnar också för en mer strategisk roll.
Den som har god förståelse för både verksamhetens informationsflöden och hur AI-verktyg fungerar kan bidra till att skapa tryggare och mer effektiva arbetssätt.
Det kan handla om att hjälpa ledningsgruppen att etablera rutiner för AI-genererat material, identifiera behov av utbildning eller säkerställa att känslig information hanteras på rätt sätt.
I takt med att AI blir en allt större del av kontorsarbetet kan förmågan att kombinera digital kompetens med gott omdöme bli en av assistentrollens viktigaste styrkor.
AI-kompetens handlar i slutändan inte om att kunna använda så många verktyg som möjligt. Det handlar om att förstå tekniken tillräckligt väl för att använda den på ett säkert, ansvarsfullt och värdeskapande sätt.
