Office Manager & Executive Support i centrala Stockholm – konsultuppdrag via Wise Admin
Wise Admin (f.d. The Pace) söker nu en Office Manager & Executive Support till ett bolag med kontor i centrala Stockholm. Uppdraget är ett konsultuppdrag via Wise Admin med start enligt överenskommelse. Rollen passar dig som vill arbeta nära VD och ledningsgrupp, ta helhetsansvar för kontorsmiljön och vara navet i det dagliga flödet.
Om rollen: skapa struktur, service och tempo närmast ledningen
Som Office Manager & Executive Support ansvarar du för en professionell, effektiv och välkomnande kontorsmiljö samtidigt som du ger administrativt och koordinerande stöd – främst till VD men även till ledningsgrupp och i viss mån styrelse. Du säkrar smidiga interna och externa kontaktytor och ser till att allt från möten till leverantörssamarbeten fungerar friktionsfritt.
Centrala ansvarsområden
- Daglig drift och utveckling av kontoret, inklusive leverantörskontakter.
- Koordinering av möten, besök och interna aktiviteter.
- Nära administrativt stöd till VD och stöd till ledningsgruppen i planering och koordinering.
- Kalender- och resehantering samt full mötesadministration.
- Förberedelse av material och koordinering inför lednings- och styrelsemöten.
- Säkerställa hög professionell standard i kontorsmiljön.
Din profil: tryggt ledningsstöd med hög integritet
Vi söker dig med erfarenhet av att arbeta nära ledning, gärna i roller som Office Manager, Executive Assistant/VD-assistent eller liknande koordinerande stödfunktion. Du ligger steget före, är prestigelös och trivs med ett brett ansvar där struktur och service går hand i hand.
Vi tror att du
- Är mycket strukturerad, organiserad och proaktiv.
- Har ett professionellt och serviceinriktat arbetssätt.
- Är trygg i att stötta seniora beslutsfattare.
- Har god kommunikativ förmåga på svenska och engelska.
- Gillar kombinationen av administration, koordinering och kontorsansvar.
- Är självgående och lösningsorienterad.
Om Wise Admin (f.d. The Pace)
Wise Admin är specialister på rekrytering, konsultlösningar och rådgivning inom administration. De lyfter den administrativa kompetensen som möjliggör struktur, ordning och arbetsglädje i organisationer. Som konsult erbjuds du marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och kollektivavtal – med fokus på trygghet, utveckling och påverkan från dag ett.
Varför den här rollen är intressant för Executive Assistants
För dig som arbetar närmast ledningen är detta ett tillfälle att kombinera kontorsansvar med kvalificerat ledningsstöd. Uppdraget ger exponering mot VD, ledningsgrupp och styrelse, skapar insyn i affärskritiska processer och låter dig driva ordning och effektivitet i hela organisationen – meriterande för nästa steg som Executive Assistant, Office Manager eller ledningskoordinator i Stockholm.
Ansökan och kontakt
Ansökan sker via ”Ansök nu” hos Wise Admin. Notera att ansökningar inte tas emot via e‑post. Tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum – vänta därför inte med att söka.
Frågor om rollen besvaras av ansvarig konsultchef Emilie Runnegård ([email protected]) eller Talent Acquisition Specialist Emma Rehn ([email protected]).
Checklista: så stärker du din ansökan
- Tydliggör erfarenhet av ledningsstöd, styrelsemöten och möteslogistik.
- Visa exempel på proaktivitet: förebyggda problem, förbättrade processer eller effektivare mötesflöden.
- Beskriv din kontorsdrift: leverantörsansvar, inköp, arbetsmiljö, standarder.
- Lyft system- och språkkompetens (svenska/engelska) samt kalender- och resehantering.
- Konkreta resultat: NKI för service, kostnadsbesparingar, höjd möteseffektivitet eller kortare ledtid i koordinering.
Nyckelord
Office Manager Stockholm, Executive Support, Executive Assistant, VD-assistent, ledningsstöd, kontorsansvar, konsultuppdrag, Wise Admin, The Pace, administrativ koordinator, centrala Stockholm.
