Wise Admin söker Executive Assistant med projekt- och koordineringsfokus i Stockholm
Wise Admin (f.d. The Pace) annonserar ett heltidsuppdrag för en Executive Assistant/VD-assistent som vill göra mätbar skillnad i vardagen för chefer och team. Uppdraget är konsultbaserat och riktar sig till dig som trivs med att hålla ihop flöden, skapa struktur och driva framdrift i en större, internationell och reglerad miljö – med tydligt samspel mellan ledning, verksamhet och kvalitetsfunktioner.
Konsultuppdraget i korthet
Rollen innebär att du arbetar nära ledning och nyckelfunktioner för att säkra prioriteringar, planering och leveransprecision. Du förväntas kombinera detaljkoll med ett starkt helhetsperspektiv och se till att rätt saker händer i rätt tid.
Nyckelansvar och arbetsuppgifter
- Planera och koordinera kalendrar, möten och ledningsforum
- Förbereda material, presentationer och beslutsunderlag
- Följa upp aktiviteter, deadlines och beroenden för att säkra framdrift
- Hantering av intern kommunikation och informationsflöden
- Samordning tvärfunktionellt i en större organisation/matris
- Etablera struktur, arbetssätt och standarder som effektiviserar vardagen
Erfarenhet och kvalifikationer
- Dokumenterad erfarenhet som Executive Assistant/VD-assistent eller i en kvalificerad koordinerande roll nära seniora chefer i större organisation
- Mycket goda kunskaper i MS Office – särskilt PowerPoint, Excel och Outlook – samt förmåga att snabbt lära nya system
- Flytande svenska och engelska, i både tal och skrift
- Meriterande erfarenhet från läkemedelsindustrin, life science eller annan reglerad verksamhet
- Vana av samarbete med kvalitetsfunktioner, exempelvis QA/QC
- Erfarenhet av SAP och/eller HR-system
- Trygghet i internationella miljöer och matrisorganisationer
- Stark förmåga att organisera, prioritera och driva flera parallella processer med hög precision
Personliga egenskaper
- Självgående, strukturerad och ansvarsfull – du ligger steget före
- Professionell och trygg i dialog med seniora stakeholders
- Prestigelös, lösningsorienterad och noggrann med hög integritet
Om Wise Admin (f.d. The Pace) och konsultlivet
Wise Admin är specialister på rekrytering, konsultlösningar och rådgivning inom administration. Som konsult erbjuds du marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och kollektivavtal – med fokus på trygghet, utveckling och löpande stöd. Uppdraget placerar dig i en professionell miljö med tydliga processer, nära samarbete och höga kvalitetskrav där din insats gör konkret skillnad.
Faktaruta
- Roll: Executive Assistant/VD-assistent (konsultuppdrag)
- Plats: Stockholm
- Omfattning: Heltid
- Kontext: Större internationell organisation i reglerad miljö (life science/läkemedel är meriterande)
- Språk: Svenska och engelska
- Verktyg/system: MS Office (PowerPoint, Excel, Outlook), SAP, HR-system
- Nära samarbete med: Ledning, verksamhet och kvalitetsfunktioner (QA/QC)
- Tillsättning: Löpande
Varför rollen är relevant för Executiveeffect-läsare
Detta är ett uppdrag för dig som vill fördjupa din påverkan i ledningsarbetet. Kombinationen av projektkoordination, stringent uppföljning och strukturbyggande i en matrisorganisation ger dig möjligheten att vara navet i beslutsprocesser – exakt den typ av uppdrag där skickliga Executive Assistants höjer ledningens kapacitet och bidrar till affärskritisk leverans.
Tips till din ansökan
- Visa konkreta exempel där du skapat struktur i komplexa kalender- och mötesflöden
- Bifoga eller beskriv presentationer/beslutsunderlag du byggt i PowerPoint – gärna med data från Excel
- Lyft erfarenhet från reglerad miljö (GxP), QA/QC-samverkan och hur du säkrat spårbarhet/kvalitet
- Beskriv hur du koordinerat tvärfunktionella initiativ i matrisorganisation, inklusive stakeholder management
- Nämn systemvana (SAP/HR-system) och exempel på snabb onboarding i nya verktyg
- Ge exempel på hur du drivit parallella processer till leverans med tydliga tidslinjer och uppföljning
Så söker du
Ansök via knappen ”Ansök nu” i Wise Admins annons och bifoga ditt CV. Ansökningar tas inte emot via e‑post. Urval sker löpande, så vänta inte med din ansökan.
Frågor om rollen? Kontakta ansvarig konsultchef Emilie Runnegård på [email protected] eller Talent Acquisition Specialist Felicia Andersson på [email protected].
