Saab söker Business Assistant till AEW&C Program Management i Linköping
Saab stärker nu sitt programstöd inom AEW&C (Airborne Early Warning & Control) och rekryterar en Business Assistant till Linköping. Rollen passar dig som arbetar nära ledningen i dag – exempelvis som Executive Assistant, VD-assistent eller ledningsassistent – och vill växla upp i en affärskritisk, internationell och högteknologisk miljö.
Det här gör du i rollen
Som Business Assistant blir du navet i programledningens vardag. Ditt arbete frigör tid för Programme Managers att fokusera på leveranser och kundrelationer – medan du säkrar struktur, tempo och transparens i teamens arbetssätt.
- Planera och strukturera möten: agenda, underlag, dokumentation och distribution
- Följa upp beslut och åtgärder så att ansvar och deadlines hålls
- Ge dagligt administrativt stöd till Programme Managers och programteam
- Boka och koordinera resor, både inrikes och utrikes
- Planera kundbesök och interna programrelaterade event
- Säkerställa tydlig informationsspridning mellan program och team
- Stötta personaladministration i programmen, t.ex. onboarding, sändlistor och dokumenthantering
- Bidra aktivt i assistentnätverket inom affärsenheten – dela best practice och arbetssätt
Du arbetar nära PMO Manager (Programme Management Office) och ingår i programledningens kärnteam. Rollen kan utvecklas utifrån din erfarenhet, drivkraft och förbättringsfokus.
Vem passar som Business Assistant hos Saab?
Saab söker en serviceinriktad, självgående och lösningsorienterad person som trivs i föränderliga miljöer och kan prioritera smart när mycket händer samtidigt. Du kommunicerar professionellt och säkert på alla nivåer och bygger goda samarbeten tvärfunktionellt.
- Erfarenhet som assistent, koordinator eller administratör – gärna i projekt- eller programmiljö
- Mycket god planerings- och organisationsförmåga samt detaljkänsla
- Välformulerad i tal och skrift samt trygg i dialog med många intressenter
- Goda kunskaper i MS Office/365 (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) eller likvärdiga verktyg
- Flytande svenska och engelska, i tal och skrift
Tjänsten omfattas av säkerhetsprövning enligt gällande regelverk. För roller som kräver säkerhetsklassning kan särskilda medborgarskapskrav tillkomma.
Närheten till PMO – en chans att påverka arbetssätt och resultat
Som en förlängning av PMO och programledningen får du helikopterperspektiv på beslut, risker, leveranser och kommunikation. Du blir central för framdrift, uppföljning och ritning av effektiva processer – från mötesstruktur till informationsflöden och eventlogistik.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants
- Affärskritisk position: Du påverkar leveranssäkerhet och kundnöjdhet i komplexa kundprogram
- Internationell exponering: Resor, kundbesök och arbete i multinationella team
- Strukturellt ledarskap: Driv standarder för möten, beslut och uppföljning i hela programorganisationen
- Starkt nätverk: Assistentcommunity inom affärsenheten för lärande och best practice
- Utvecklingsmöjligheter: Forma rollen utifrån din erfarenhet och bidra till kontinuerliga förbättringar
Så maxar du din ansökan
- Visa konkreta exempel på hur du har byggt mötesstrukturer, agendor och beslutsspårning som kortat ledtider
- Kvantifiera din rese- och eventkoordinering (volym, budget, NPS/kundnöjdhet, ledtidsminskning)
- Lyft erfarenhet från projekt/program: dokumentstyrning, risk-/åtgärdsloggar, ändringshantering
- Beskriv hur du säkerställer tydlig informationsspridning mellan team och intressenter
- Lista verktyg: Outlook, Excel (listor, pivottabeller), PowerPoint (exekutiva presentationer), SharePoint/Teams
- Adressera säkerhetsmedvetenhet och integritet i hantering av känslig information
- Stärk din profil med rekommendationer från chefer/projektledare och resultat kopplat till effektivitet
Om Saab och AEW&C
Saab är ett ledande försvars- och säkerhetsföretag med cirka 28 000 medarbetare globalt. Företaget utvecklar, tillverkar och underhåller avancerade system inom bland annat flyg, sensorer, ledning och underrättelse. AEW&C-området samlar högteknologiska lösningar för luftburen tidig varning och lägesbild – en miljö där noggrann administration, säker kommunikation och strukturerad uppföljning är avgörande.
Plats, tidplan och ansökan
Placering: Linköping. Med hänsyn till semestertider kan återkoppling på ansökan ske efter sommaren. Intresserad? Skicka in din ansökan så snart som möjligt via Saabs karriärsidor eller den aktuella annonsen.
Nyckelord
Business Assistant, Executive Assistant, VD-assistent, ledningsassistent, programledning, PMO, AEW&C, Linköping, mötesplanering, resebokning, eventkoordinering, informationsspridning, dokumenthantering, MS Office, svenska och engelska, säkerhetsprövning.
