Hjärt-Lungfonden söker ledningsassistent i Stockholm
Hjärt-Lungfonden rekryterar en ledningsassistent i Stockholm. Rekryteringen sker i samarbete med Wise Admin. Här sammanfattar Executiveeffect vad rollen typiskt innebär för dig som Executive Assistant/VD-assistent och hur du kan vässa din ansökan.
Rekryteringen hanteras av Wise Admin
Enligt annonsen genomförs processen via Wise Admin. Läs den fullständiga annonsen och ansök i Wise Admins kanal. Där hittar du också eventuellt sista ansökningsdatum, omfattning och kontaktperson för frågor.
Om Hjärt-Lungfonden
Hjärt-Lungfonden är en svensk ideell organisation som samlar in medel och finansierar forskning om hjärt-, kärl- och lungsjukdomar. Som ledningsassistent i en verksamhet med starkt samhällsuppdrag arbetar du nära högsta ledningen och bidrar indirekt till resultat som gör skillnad för folkhälsan.
Ledningsassistent/Executive Assistant – typiska ansvarsområden
- Proaktiv kalender- och mötesstyrning för generalsekreterare/VD och ledningsgrupp.
- Styrelsestöd: kallelser, underlag, protokoll, årshjul och möteslogistik.
- Intern och extern kommunikation: presentationer, korrespondens och stakeholder-kontakter.
- Projekt- och processkoordinering kopplat till ledningsinitiativ och verksamhetsplan.
- Resor, event och konferenser: planering, bokningar och kostnadsuppföljning.
- Dokument- och informationshantering med fokus på kvalitet, sekretess och regelefterlevnad.
- Omvärldsbevakning och research som stöd för beslut och rapportering.
Observera att den exakta rollbeskrivningen framgår av den officiella annonsen hos Wise Admin.
Kvalifikationer som ofta efterfrågas
- Flera års erfarenhet som Executive Assistant/VD-assistent eller ledningsassistent.
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både muntligt och skriftligt.
- Avancerad vana av Microsoft 365/Google Workspace samt mötes- och dokumentverktyg.
- Hög integritet, gott omdöme och säker hantering av konfidentiell information.
- Struktur, framförhållning och förmåga att prioritera i högt tempo.
- Relationsbyggare som samarbetar väl med styrelse, ledning och externa partners.
- Meriterande: erfarenhet från ideell sektor, governance/sekreterarfunktion eller insamlingsnära arbete.
Varför tjänsten är intressant för EAs i Stockholm
- Meningsfull påverkan: bidra till forskning som räddar och förbättrar liv.
- Närhet till beslut: arbeta i navet av lednings- och styrelseprocesser.
- Brett uppdrag: kombinera koordinering, kommunikation, analys och projektstöd.
- Lärande miljö: tvärfunktionellt samarbete mellan forskning, kommunikation och insamling.
Tips: så vässar du din ansökan
- Skräddarsy CV och brev för lednings- och styrelsestöd med konkreta exempel (årshjul, styrelseunderlag, förbättrade mötesflöden).
- Visa proaktivitet: beskriv hur du förutsett behov, undanröjt hinder och skapat tid för ledningen.
- Mätbar effekt: lägg in siffror på tid/kostnad som sparats, NPS/enkätresultat eller processförbättringar.
- Etik och sekretess: ge exempel på hur du hanterat känsligt material på ett korrekt sätt.
- Systemkompetens: lyft avancerad användning av Teams, SharePoint, e-signering, mallbibliotek och presentationsbygge.
- Referenser: välj personer som kan styrka ditt ledningsstöd, din prioriteringsförmåga och din samarbetsstil.
Frågor att ställa under intervjun
- Vilket mandat och vilka beslutsramar har ledningsassistenten i vardagen?
- Hur ser styrelseåret, rapporteringscykler och mötesstrukturen ut?
- Vilka prioriterade initiativ väntar kommande 6–12 månader?
- Hur samarbetar rollen med kommunikation, insamling och ekonomi?
- Vilka verktyg används för dokument- och ärendehantering (t.ex. SharePoint, e-sign, diarieföring)?
Ansökan
Ansökan sker via Wise Admin enligt den publicerade annonsen. Kontrollera där uppdaterad information om kravprofil, sista ansökningsdag och kontaktuppgifter. Skicka din ansökan i god tid då urval ofta sker löpande.
Om denna publicering
Detta är en nyhetsrapport från Executiveeffect.se för dig som arbetar närmast ledningen. För fullständig och aktuell information hänvisar vi alltid till originalannonsen hos rekryterande part.
Nyckelord: Ledningsassistent, Executive Assistant, VD-assistent, Stockholm, Hjärt-Lungfonden, Wise Admin, jobb, rekrytering, ideell sektor.
