Huawei Sweden rekryterar Administrative Specialist till Solna – fokus på kontorsdrift, budgetkontroll och risk
Huawei Sweden söker nu en Administrative Specialist till kontoret i Solna. Rollen kombinerar operativ kontorsadministration i Sverige med budgetansvar, kostnadskontroll och riskhantering för de nordiska länderna. För er som arbetar närmast ledningen – executive assistants, VD-assistenter och ledningsassistenter – är detta en möjlighet att ta ett brett administrativt mandat med stark påverkan på affärskritiska stödprocesser.
Det här gör du i rollen
Som Administrative Specialist ansvarar du för att säkerställa en smidig, säker och kostnadseffektiv kontorsmiljö, samtidigt som du driver administrationens styrning regionalt.
- Office operations och administration: Daglig kontorsdrift, inköp och beställningar, ordning och säkerhet på kontoret och i hemarbetsmiljöer, löpande administrativa uppgifter.
- Leverantörs- och relationshantering: Aktivt ägarskap av leverantörsrelationer, förhandlingar och koordinering med vendors och servicepartners för hög kvalitet och bästa värde.
- Policy och compliance: Framtagning och implementering av administrativa riktlinjer samt roll som policy controller med stöd i intern riskkontroll.
- Budget och kostnadskontroll: Övergripande ansvar för administrativa budgetar i Norden, uppföljning av kostnader och identifiering av optimeringsmöjligheter.
- Koordinering och ledningsstöd: Planering av interna och externa möten i samspel med intressenter och leverantörer samt generellt stöd till kollegor och chefer.
Profil och kvalifikationer
- Kandidatnivå i företagsekonomi, management eller liknande är meriterande.
- 3–5 års erfarenhet av administration eller office management, gärna i internationell miljö.
- Dokumenterad kompetens inom budgetstyrning och riskkontroll.
- Mycket god organisatorisk förmåga, multitasking och problemlösning.
- Starka kommunikativa färdigheter och god samarbetsförmåga.
- Mycket goda kunskaper i Microsoft Office.
- Flytande engelska; svenska eller annat nordiskt språk är en fördel.
Varför rollen är intressant för executive assistants och ledningsassistenter
- Direkt påverkan: Du ansvarar för processer som styr kostnadseffektivitet, compliance och kontinuitet – centralt för ledningens prioriteringar.
- Regional bredd: Budget- och riskansvar över flera nordiska länder ger strategisk exponering och möjlighet att vässa din finansiella och operativa verktygslåda.
- Leverantörsstrategi: Aktiv förhandling och värdemaximering i leverantörsbasen utvecklar din kommersiella och analytiska förmåga.
- Policyägarskap: Du bygger strukturkapital genom riktlinjer och internkontroll som stärker hela organisationens arbetssätt.
Placering och språk
Tjänsten är placerad på Huawei Swedens kontor i Solna. Engelska är krav och svenska eller annat nordiskt språk ses som meriterande, med tanke på rollens regionala samarbeten.
Tips för att sticka ut i urvalet
- Visa konkreta besparingar: Exempel på hur du sänkt TCO genom omförhandlingar, konsolidering av avtal eller processförbättringar.
- Lyft risk- och compliance-arbete: Beskriv hur du infört eller förbättrat policys, internkontroller eller säkerhetsrutiner.
- Demonstrera datadrivet arbetssätt: Hur du följt upp administrativa KPI:er, budget och avvikelser med tydliga rapporter (t.ex. i Excel och PowerPoint).
- Ge exempel på skalbar koordinering: Större möten, multi-site-samarbeten eller nordiska initiativ du koordinerat med god effekt.
Om Huawei
Huawei är en global aktör inom ICT-lösningar, verksam i 170+ länder och rankades som nummer 49 på Global Fortune 500 år 2020. Läs mer på huawei.com.
Ansökan och nästa steg
Intresserad av rollen som Administrative Specialist i Solna? Granska din erfarenhet mot kraven ovan, uppdatera ditt CV med mätbara resultat inom budget, risk och leverantörshantering och ansök via den utannonserade kanalen eller läs mer om bolaget via Huawei.
Nyckelord: Administrative Specialist, administrativ specialist, office management, kontorsadministration, leverantörshantering, budgetkontroll, kostnadskontroll, risk management, policy och compliance, Solna, Huawei Sweden, Norden.
