Wise Admin rekryterar Ledningsassistent till Hjärt-Lungfonden – nära generalsekreteraren och mitt i ledningsarbetet
Hjärt-Lungfonden förstärker ledningsstödet och söker en ledningsassistent som vill vara navet i en snabbrörlig, värderingsdriven och samhällsnyttig verksamhet. Rekryteringen sker via Wise Admin (f.d. The Pace) och placeringsorten är Stockholm – i ljusa lokaler i Gamla stan. Rollen kombinerar klassiskt executive support med regelefterlevnad, styrelse- och ledningsprocesser samt ett starkt fokus på digitalisering och AI.
Om rollen: integrerad i ledningsgruppen
Som ledningsassistent delar du tiden mellan generalsekreteraren och ledningsgruppen. Du deltar i samtliga ledningsmöten och säkrar struktur, riktning och uppföljning kopplat till årshjul, agenda, beslut och aktiviteter. Uppdraget kräver fingertoppskänsla, proaktivitet och förmåga att fånga upp behov innan de uppstår – så att inget faller mellan stolarna.
En central uppgift är att förvalta och utveckla arbetssätt, processer och rutiner. Du håller ihop styrelse- och ledningsprocesser med hög professionalism, koordinerar underlag till styrelsemöten och ser till att materialet håller rätt kvalitet och kommer in enligt tidsplan. Parallellt utvecklar du ledningens administrativa arbetssätt genom att utvärdera och implementera digitala verktyg och AI-stöd för exempelvis mötesförberedelser, dokumentation och sammanställningar.
Ditt bidrag i praktiken
- Planera, strukturera och följa upp ledningsgruppens arbete mot årshjul och mål
- Samplanera kalender, prioriteringar och resor med generalsekreteraren
- Samordna och kvalitetssäkra styrelseunderlag och formalia
- Stödja governance, styrdokument och compliance med strukturerad uppföljning
- Driva initiativ för AI-stöd och smartare administrativa flöden
- Koordinera interna och externa sammankomster
- Bygga förtroendefulla relationer internt och externt, inklusive med europeiska systerorganisationer
System och verktyg
Du arbetar dagligen i Microsoft 365 (med särskilt fokus på Word och Excel), och bidrar till tydliga arbetsflöden i bland annat Planner och Admincontrol. Dokumentstyrning och versionshantering är naturliga delar av din vardag, liksom att identifiera var AI kan effektivisera processer utan att kompromissa med säkerhet och kvalitet.
Vem trivs och lyckas i rollen?
Hjärt-Lungfonden söker en erfaren person inom kvalificerat chefs- eller ledningsstöd med integritet, driv och utpräglad samarbetsförmåga. Det avgörande är hur du tar dig an uppdraget: att du är nyfiken, initiativtagande, självgående och omdömesgill – och samtidigt strukturerad och kvalitetsmedveten.
- Du är stabil, lösningsorienterad och håller huvudet kallt i högt tempo
- Du bygger snabbt förtroende, navigerar skickligt mellan olika intressenter och håller hög integritet
- Du har mycket god svenska och engelska i tal och skrift
- Du har stark digital mognad och är mycket skicklig i Office 365 (framför allt Word och Excel)
- Du har dokumenterad erfarenhet av att arbeta hands-on med AI-verktyg
- Meriterande: erfarenhet från snabbrörliga miljöer samt av compliance, styrning och formella processer
AI som motor för effektivisering
Organisationen befinner sig i ett skifte från adoption till transformation. Det innebär ökat fokus på automatisering, AI-stöd och datadrivna arbetssätt. I denna roll förväntas du vara en nyckelspelare som identifierar och implementerar AI-lösningar för att höja kvalitet och frigöra tid i ledningsarbetet – från mötesprepp och materialinsamling till dokumentation och uppföljning.
Varför det här uppdraget sticker ut för executive assistants
- Strategisk närhet: Arbeta tätt med generalsekreteraren och hela ledningen
- Stort mandat: Både driva och utveckla processer inom lednings- och styrelsearbete
- Digital spets: Tydligt uppdrag att forma smartare flöden med Microsoft 365, Admincontrol, Planner och AI
- Meningsfull påverkan: Direkt bidrag till en verksamhet som finansierar livsviktig forskning
Om Hjärt-Lungfonden
Hjärt- och lungsjukdomar är den vanligaste dödsorsaken i Sverige och globalt. Hjärt-Lungfondens vision är en värld fri från hjärt- och kärlsjukdom. Verksamheten, med cirka 65 medarbetare, är helt beroende av gåvor från privatpersoner och företag och delar årligen ut betydande medel till forskning inom hjärt-, kärl- och lungsjukdomar. Enligt Hjärt-Lungfonden samlades 593 miljoner kronor in och 524 miljoner delades ut till forskning under 2025. Arbetsplatsen är nikotin- och tobaksfri.
Arbetsmiljö och förmåner
Du landar i en platt, varm och inkluderande organisation med högt engagemang och korta beslutsvägar. Förmånerna omfattar bland annat generöst friskvårdsbidrag, hälsofrämjande insatser och möjlighet till distansarbete. Kontoret ligger i hjärtat av Gamla stan i Stockholm – nära vatten och stadspuls. Arbetstoppar förekommer i samband med styrelsemöten, budgetarbete och chefsårshjul, vilket ställer krav på prioriteringsförmåga och hållbara arbetssätt.
Så söker du
Rekryteringen hanteras av Wise Admin (f.d. The Pace). Ansökan sker via wise.se med CV eller LinkedIn-profil. Wise arbetar kompetensbaserat och välkomnar sökande med olika bakgrunder – med fokus på potential och matchning mot uppdragets krav.
Urval påbörjas i mitten av augusti och intervjuer sker löpande. Kontakt för frågor: ansvarig rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis Hagman, [email protected].
SEO-nyckelord
Ledningsassistent, Executive Assistant, VD-assistent, Hjärt-Lungfonden, Wise Admin, The Pace, Stockholm, Gamla stan, Microsoft 365, Admincontrol, Planner, AI-verktyg, digitalisering, compliance, governance, regelefterlevnad, styrelsearbete, ledningsgrupp, generalsekreterare, rekrytering.
