Chefssekreterare till Flygstaben – ledningsstöd på hög nivå i Uppsala
Försvarsmakten förstärker Flygstaben i en expansiv fas och söker en erfaren chefssekreterare som vill driva professionellt ledningsstöd på högsta nivå. För dig som idag arbetar som executive assistant, VD-assistent eller ledningsassistent innebär rollen ett brett och affärskritiskt uppdrag där struktur, integritet och proaktivitet är avgörande – i en verksamhet som skyddar Sveriges luftrum dygnet runt, året om.
Det viktigaste i korthet
- Arbetsgivare: Försvarsmakten, Flygstaben
- Roll: Chefssekreterare (executive assistant/ledningsstöd)
- Plats: Uppsala
- Omfattning: Heltid, civil tillsvidare (inleds med 6 mån prov för externa sökande)
- Tillträde: Oktober 2026 eller enligt överenskommelse
- Lön: Individuell lönesättning enligt kollektivavtal
- Sista ansökningsdag: 2026-08-12 (ansökan via Försvarsmaktens webbplats)
Om uppdraget: skapa effektivt flöde runt chefer i rörelse
I rollen får du ett centralt ansvar för att säkra tempo, riktning och kvalitet i ledningens vardag. Du arbetar nära chefer som ofta är på resande fot och växlar sömlöst mellan detaljprecision och helhetsperspektiv. Förmågan att förutse behov, agera snabbt och vara ett tryggt nav i högt tempo är avgörande.
Huvudsakliga arbetsuppgifter
- Planera och koordinera möten, resor, konferenser och ledningsaktiviteter
- Hantera kalender, e-post, bokningar och korrespondens
- Förbereda underlag, protokoll, presentationer och rapporter
- Stöd i kontakter med samarbetspartners och externa aktörer
- Hantera fakturor, beställningar, avtal och löpande administration
- Sammanställa rapportmaterial samt koordinera, driva och delta i projekt
Kravprofil
- Godkänd 3‑årig gymnasieutbildning
- Minst 5 års aktuell erfarenhet av administrativt chefsstöd/executive assistant
- Mycket goda kunskaper i Office‑paketet
- Mycket god förmåga i svenska och engelska, tal och skrift
- B‑körkort
Personliga egenskaper
För att lyckas är du driven, ansvarstagande, strukturerad och noggrann med hög integritet. Du trivs i högt tempo med blandning av rutin och nya utmaningar, är prestigelös och samarbetar väl. Du sätter verksamhetens behov i centrum, tar initiativ och håller hög servicegrad – lika bekväm med finlir i detaljer som med att driva helheter framåt.
Meriterande erfarenheter och systemkunskap
- Tidigare arbete inom Försvarsmakten eller annan statlig myndighet
- Erfarenhet av VIDAR, PRIO, SWECCIS, EMILIA och ISUS
- Vana av dokument- och ärendehanteringssystem i offentlig verksamhet
- Kunskap om Försvarsmaktens ledningssystem och ledningsprocesser
- Akademisk examen relevant för befattningen
Anställningsvillkor och säkerhet
Anställningen är placerad i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap och säkerhetsprövning med registerkontroll genomförs före anställning enligt säkerhetsskyddslagen. Med anställningen följer skyldighet att krigsplaceras och att kunna tjänstgöra utomlands. Försvarsmakten erbjuder goda förutsättningar för intern rörlighet, friskvård och hållbar balans mellan arbete och privatliv.
Varför detta jobb är intressant för executive assistants
- Strategisk påverkan: Direkt stöd till chefer i kärnverksamhet med hög samhällsrelevans
- Brett mandat: Mötes- och reselogistik, rapportering och projektkoordinering
- Professionell utveckling: Exponering mot ledningsprocesser och komplexa flöden
- Stark värdegrund: Arbeta i en organisation som prioriterar ansvar, resultat och öppenhet
Tips till din ansökan (från Executiveeffect)
- Visa proaktivitet: Beskriv hur du förutsett behov och avvärjt risker i ledningsstöd
- Ge exempel på tempo- och lägesväxling: Hur du hanterat akuta omkast samtidigt som du säkrat kvalitet
- Konfidentialitet och omdöme: Konkretisera hur du hanterar känslig information
- Systemvana: Lyft Office‑fördjupning (t.ex. avancerad Excel/PowerPoint) och ev. offentlig‑IT
- Internationell kommunikation: Demonstrera säker svenska/engelska i affärskorrespondens
Kontakt och fackliga företrädare
Upplysningar om befattningen: C FS Öv Mats Antonson, e‑post: [email protected]
Fackliga företrädare: OFR/S – Caroline Nilsson, OFR/O – Lars‑Olof Wretling, SACO – Johan Nyström, SEKO – Åsa Karlsson. Samtliga via Försvarsmaktens växel: 08–788 75 00.
Om Flygstaben och Flygvapnet
Flygstabens huvuduppgift är att stödja flygvapenchefen i ledningen av flottiljer och skolor genom att utveckla, planera, genomföra och utvärdera order och direktiv. Flygstaben har cirka 350 medarbetare. Flygvapnet organiserar, utbildar och leder förband som bevakar och skyddar Sveriges luftrum. Inom Försvarsmakten råder en stark värdegrund och fokus på utveckling och hälsa.
Ansökan
Skicka in din ansökan senast 2026‑08‑12 via Försvarsmaktens webbplats. Bifoga CV, personligt brev med din motivation samt svar på urvalsfrågor. Vid fortsatt process ska vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas. Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.
Nyckelord
Chefssekreterare, Executive Assistant, VD‑assistent, ledningsstöd, Försvarsmakten, Flygstaben, Flygvapnet, Uppsala, offentlig sektor, kalenderhantering, reseplanering, projektkoordinering, Office‑paketet, säkerhetsprövning.
