Executive Assistant till internationellt bolag – vikariat i Stockholm
Needo söker nu, för kunds räkning, en erfaren Executive Assistant för ett vikariat på upp till 12 månader i Stockholms kommun. Rollen är på heltid med start i juli och riktar sig till dig som vill arbeta nära VD och ledningsgrupp i en internationell miljö med högt tempo och många kontaktytor.
Om uppdragsgivaren och sammanhanget
Uppdraget gäller ett marknadsledande bolag med verksamhet i flera länder. Här blir du en nyckelperson i ledningsstödet och samarbetar över landsgränser och tidszoner. Miljön präglas av samarbete, initiativförmåga och ständig utveckling – perfekt för en proaktiv VD-assistent som trivs med komplex planering och skarpa deadlines.
Dina huvudsakliga ansvarsområden
- Kalenderhantering och koordinering av möten för VD och delar av ledningsgruppen
- Planering och administration av nationella och internationella affärsresor
- Hantering av reseräkningar, utlägg och övriga administrativa processer
- Framtagning av mötesmaterial, presentationer och rapporter
- Koordinering av ledningsgruppsmöten, workshops och andra aktiviteter
- Mötesanteckningar samt uppföljning av beslut och aktiviteter
- Löpande administrativt och operativt stöd till VD och ledning, inklusive ad hoc-uppgifter
Profil: vem lyckas i rollen?
Du är strukturerad, serviceinriktad och prestigelös, med förmåga att skapa ordning även när tempot är högt. Du är trygg i kontakten med seniora beslutsfattare och trivs i en roll där du förutser behov och ligger steget före.
Krav
- Flera års erfarenhet som Executive Assistant, VD-assistent eller liknande ledningsstöd
- Dokumenterad vana att stötta seniora chefer eller ledningsgrupper
- Erfarenhet från internationell organisation eller global verksamhet
- Mycket goda kunskaper i engelska, tal och skrift
- Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet
- Stark organisatorisk förmåga och vana att hantera flera parallella uppgifter
Meriterande
- Erfarenhet av nära samarbete med VD eller koncernledning
- Bakgrund inom projektkoordinering eller utökat ledningsstöd
- Vana från snabbföränderlig, internationell miljö
Villkor och omfattning
- Start: juli
- Omfattning: heltid, vikariat upp till 12 månader
- Placering: Stockholm (Stockholms kommun)
- Lön: enligt överenskommelse
Så ansöker du
Är du redo för nästa steg som Executive Assistant i en internationell miljö? Skicka in din ansökan via Needo så snart som möjligt – urval sker löpande.
Executiveeffects tips till din ansökan
- Visa proaktivitet: Beskriv konkreta exempel där du låg steget före och avlastade VD/ledning i tidspressade lägen.
- Kvantifiera administrationen: Nämn volymer (till exempel antal kalenderbokningar per vecka, resor per månad, antal länder/tidszoner).
- Lyft kommunikation och sekretess: Beskriv hur du hanterat konfidentiell information och komplex stakeholder management.
- Teknik och verktyg: Lista relevanta Office- och samarbetsverktyg du behärskar (till exempel Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
- Internationell erfarenhet: Tydliggör engelskanivå och samarbete över tidszoner – gärna med exempel på möteslogistik och materialproduktion på engelska.
Varför detta uppdrag passar erfarna VD-assistenter
Uppdraget kombinerar operativt ledningsstöd med internationell exponering och kräver hög precision i planering, koordinering och uppföljning. För dig som vill fördjupa din kompetens inom executive support och få en central roll nära affären erbjuder vikariatet ett utmärkt nästa steg.
