Cavotec söker Executive Assistant & Office Manager i Stockholms kommun
Cavotec, ett internationellt ingenjörsbolag med 50 års innovationshistoria inom anslutnings- och elektrifieringslösningar för hamnar och industri, rekryterar nu en Executive Assistant & Office Manager till sitt kontor i Stockholms kommun. Rollen kombinerar strategiskt ledningsstöd till Group CEO och Corporate Management Team (CMT) med ett operativt kontorsansvar – perfekt för dig som vill maximera ditt ledningsstöd och din påverkan nära högsta ledningen.
Om rollen: strategiskt ledningsstöd och operativt kontorsansvar
Som Executive Assistant & Office Manager blir du navet kring prioriteringar, planering och exekvering i koncernledningen, samtidigt som du säkerställer en effektiv, välkomnande och professionellt fungerande kontorsmiljö i Stockholm. Tjänsten kräver hög integritet, struktur, proaktivitet och förmåga att hantera många parallella spår.
- Administrativt och organisatoriskt stöd till Group CEO och CMT
- Avancerad rese- och möteslogistik, nationellt och internationellt
- Planering och genomförande av interna och externa företagsevent
- Daglig drift och utveckling av Stockholmskontoret
Dina huvudsakliga ansvarsområden
Executive support (VD- och ledningsstöd)
- Planera och styra dagliga, veckovisa och långsiktiga agendor
- Säkerställa prioriteringsordning och effektiv tidsanvändning
- Koordinera styrelsemöten, ledningsoffsites och strategisessioner
- Följa upp deadlines, leverabler och nyckelmilstolpar
- Upprätta och vårda årsplan/kalender för styrelse och exekutiv ledning
- Vara brygga mellan ledningen och interna/externa intressenter
- Hantera konfidentiell information med omdöme och diskretion
- Stödja marknadsavdelningen vid behov
Reseplanering och event
- Boka och optimera kompletta reseupplägg (flyg, boende, visum, transfer, itinerarier)
- Förbereda detaljerade reseagendor och backup-planer
- Hantera utlägg och ersättningar enligt policy
- Planera och driva event tillsammans med HR/Marknad – budget, tidslinje, resurser
- Välja och förhandla med leverantörer samt koordinera logistik
- Stödja ledningens medverkan i konferenser, paneler och publika framträdanden
Office management (Stockholm)
- Ansvara för den dagliga driften av kontoret och en välkomnande arbetsmiljö
- Hålla ihop leverantörer, avtal och servicepartners
- Koordinera lokaler och underhåll
- Onboarda nya medarbetare lokalt (arbetsplats, utrustning, access)
- Planera interna aktiviteter, möten och teaminsatser
- Ta emot besökare och hantera inkommande ärenden via telefon/mail
Kravprofil
- Kandidat-/bachelor-examen
- 3–5 års erfarenhet som Executive Assistant
- Dokumenterad erfarenhet av office management och företagsevent
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska
- Hög integritet, diskretion och professionalism
- Bekant med rese- och utläggssystem (t.ex. Rydoo, AMEX)
- Starka administrativa och organisatoriska färdigheter
- Flexibel, anpassningsbar och trygg i högt tempo
Observera: kandidater som inte uppfyller kraven kommer inte att beaktas. Bifoga uppdaterat CV på engelska med din ansökan.
Varför rollen passar dig som Executive Assistant
- Direkt samarbete med Group CEO och CMT – tydligt mandat och affärsnära påverkan
- Bredd mellan strategiskt ledningsstöd och operativ leverans
- Internationell miljö i ett bolag som driver avkarbonisering och elektrifiering
- Möjlighet att professionalisera processer, kalendrar och mötesstruktur i hela ledningen
Om Cavotec
Cavotec utvecklar och levererar avancerade anslutnings- och elektrifieringslösningar som accelererar omställningen till utsläppsfria hamnar och industriella applikationer globalt. Med fem decennier av innovation i ryggen bidrar bolaget till säkra, effektiva och hållbara operationer för kunder världen över.
Mångfald och lika möjligheter
Cavotec är en Equal Opportunity Employer som välkomnar sökande med varierande bakgrund. Beslut om anställning baseras på kompetens, erfarenhet och prestation – lika lön för lika arbete och inkluderande arbetsmiljö är självklarheter.
Så ansöker du
Förbered ett aktuellt CV på engelska som tydligt visar din erfarenhet av C-nivåstöd, komplex reseplanering, eventgenomförande och kontorsdrift, inklusive systemvana (Rydoo/AMEX). Skicka in din ansökan snarast – urval kan ske löpande.
Plats
Stockholms kommun.
