AIG söker Executive Assistant i Stockholm – nära stöd till nordisk VD och ledningsgrupp
AIG Nordic förstärker sitt ledningsstöd och rekryterar en Executive Assistant till kontoret i centrala Stockholm. Rollen rapporterar till Nordic General Manager och innebär ett nära samarbete med den nordiska VD:n samt AIG:s nordiska ledningsgrupp. För erfarna executive assistants och ledningsassistenter som vill arbeta affärsnära i en internationell miljö är detta en möjlighet att påverka både struktur, tempo och kvalitet i ledningsarbetet.
Om rollen
Som Executive Assistant blir du en nyckelperson i att driva dagliga administrativa flöden, koordinera ledningsgruppsmöten och säkerställa hög kvalitet i beslutsunderlag. Du fungerar som länk mellan nordisk VD/GM, ledningsgrupp och internationella stödfunktioner inom expense management, inköp och facility.
Ansvarsområden i korthet
- Mötes- och resebokningar samt löpande administrativt stöd till nordisk VD/GM.
- Planera, koordinera och delvis facilitera nordiska ledningsgruppsmöten: materialinförsel, deadlines, anteckningar och uppföljning av actions.
- Datainhämtning och framtagning av beslutsunderlag i projekt och ärenden som berör GM.
- Tvärfunktionell koordinering i Norden (och delvis utanför), inklusive insamling av input från berörda chefer/funktioner.
- ”Superbokare” för events, intervjuer och andra verksamhetskritiska bokningar.
- Lokal superuser för administrativa processer och system som Concur (expense) och Ariba (inköp).
Erfarenhet och kompetens som efterfrågas
- Bakgrund som executive assistant, administrativ assistent, receptionist eller kontorsadministratör.
- Mycket god organisatorisk förmåga, ordning och reda samt vilja att utveckla och effektivisera arbetssätt.
- Obehindrad svenska och engelska; ytterligare språk är meriterande.
- Goda kunskaper i Outlook, Teams och PowerPoint. Meriterande: Excel, Salesforce, Concur och SharePoint.
- Eftergymnasial utbildning är meriterande men inget krav.
- Personliga egenskaper: strukturerad, hög energi/driv och flexibel.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants
- Affärsnära ledningsstöd: Du sitter nära beslut, prioriteringar och strategiska flöden i AIG Nordic.
- System- och processexpertis: Superuser-ansvar i Concur/Ariba stärker din profil inom expense och procurement – efterfrågade kompetenser på EA-marknaden.
- Internationellt sammanhang: Samarbete med globala team förbättrar din förmåga att navigera matrisorganisationer.
- Möjlighet att påverka: Rollen omfattar både koordinering och strukturering av beslutsunderlag – centralt för modernt ledningsstöd.
Arbetsplats och kultur
AIG värdesätter samarbete på plats och uppmuntrar i första hand arbete från kontoret för att främja tempo, samordning och teamkänsla. Bolaget erbjuder ett omfattande Total Rewards-program med fokus på hälsa, välmående, ekonomisk trygghet och kontinuerlig kompetensutveckling. AIG betonar inkludering och lika möjligheter och har globala Employee Resource Groups som stödjer en inkluderande kultur.
Om AIG
American International Group, Inc. är en global försäkringskoncern med över 100 års erfarenhet. AIG erbjuder ett brett utbud av lösningar inom sakförsäkring, liv, pension och finansiella tjänster i över 80 länder. Inom General Insurance har AIG ett av världens mest omfattande nätverk för kommersiella och privata försäkringar.
Snabbfakta
- Titel: Executive Assistant
- Plats: Centrala Stockholm
- Rapporterar till: Nordic General Manager
- Funktion: Administrative Support
- Bolag: AIG Europe S.A Filial i Sverige
- Språk: Svenska och engelska
- System: Concur, Ariba, Outlook, Teams, PowerPoint (merit: Excel, Salesforce, SharePoint)
Så ansöker du
Ansökan skickas via AIG:s karriärportal. AIG ser gärna att din ansökan är på engelska. Behov av skäligt stöd i rekryteringsprocessen kan meddelas till [email protected].
Redaktionens tips för att sticka ut
- Tydliggör din erfarenhet av att förbereda ledningsgruppsmaterial: agenda, pre-reads, beslutsunderlag och actions.
- Beskriv konkreta exempel där du drivit tvärfunktionell koordinering och minskat ledtider i beslutsprocesser.
- Lyft systemvana: ge korta case på hur du använt Concur/Ariba (eller liknande) för att säkra regelefterlevnad och kvalitet.
- Visa proaktivitet: hur du prioriterar VD:ns kalender, säkrar ”time-blocking” för fokus och undanröjer hinder inför kritiska möten/resor.
- Understryk din förmåga att arbeta på både svenska och engelska med professionell ton i skrift och tal.
Sammanfattning
Rollen som Executive Assistant på AIG Nordic passar dig som vill kombinera klassiskt ledningsstöd med system- och processexpertis i en internationell verksamhet. Med nära samarbete med nordisk VD och ledningsgrupp, kontorsnära kultur och fokus på kvalitet i ledningsarbetet erbjuder AIG en plattform där du kan accelerera din påverkan i rollen som Executive Assistant i Stockholm.
