Joss Search söker Executive & Office Assistant i Stockholm – 12 månaders tidsbegränsad anställning
Rekryteringsbyrån Joss Search hjälper ett internationellt investmentbolag i centrala Stockholm att hitta en Executive & Office Assistant på ett 12-månaders föräldravikariat/fixed-term contract. Rollen kombinerar klassiskt ledningsstöd med praktiskt kontorsansvar och passar dig som trivs i en snabb, samarbetsinriktad miljö där service, struktur och initiativförmåga värderas högt.
Om rollen: kombinerat EA- och kontorsansvar
Som Executive & Office Assistant blir du navet i ett tajt team med seniora intressenter. Du hanterar komplex kalenderplanering över flera tidszoner, resebokningar och möteslogistik, samtidigt som du säkrar att kontoret fungerar friktionsfritt och välkomnande för medarbetare och besökare.
Centrala ansvarsområden
- Avancerad kalender- och tidszonsplanering samt internationella resor
- Kontaktpunkt internt och externt med hög servicenivå
- Stöd vid möten, offsites och teamevenemang från planering till genomförande
- Operativt kontorsansvar: leverantörer, inköp och faciliteter
- Skapa en professionell, organiserad och välkomnande kontorsmiljö
Kvalifikationer och krav
- 1–5 års erfarenhet som Executive Assistant, PA, Team Assistant eller i liknande kontorsnära roll
- Utmärkt organisationsförmåga och detaljfokus
- Trygg, proaktiv kommunikatör med positiv attityd
- Initiativrik och trivsam i snabbföränderlig miljö
- Stark IT-vana: Microsoft 365 och/eller Google Workspace
- Arbetsrätt att verka i Sverige
Vem passar rollen?
Rollen passar särskilt dig som redan arbetar som Executive Assistant, VD-assistent eller lednings-/avdelningsassistent och vill kombinera kvalificerat ledningsstöd med operativt kontorsansvar. Du är lösningsorienterad, effektiv i högt tempo och tycker om att bygga relationer i en internationell, lågprestigekultur.
Varför är detta intressant för EAs och ledningsassistenter?
- Betydande exponering mot seniora beslutsfattare i en internationell miljö
- Brett ansvar som stärker din affärsnärhet och problemlösningsförmåga
- Möjlighet att påverka arbetssätt, processer och kontorsupplevelse från dag ett
- Kultur präglad av samarbete och låg prestige – bra för långsiktig utveckling
Vad innebär 12-månaders FTC?
FTC (fixed-term contract) motsvarar en tidsbegränsad anställning på cirka 12 månader. För dig som EA/Office Assistant innebär det en chans att snabbt bygga internationell erfarenhet, utöka ditt nätverk och utveckla kompetens inom både exekutivt stöd och kontorsdrift – meriter som är starka på den svenska marknaden.
Tips för din ansökan
- Visa konkret hur du hanterat tidszonsplanering, reseflöden och snabba omprioriteringar
- Beskriv hur du effektiviserat kontorsprocesser (t.ex. leverantörsstyrning, möteslogistik, inköp)
- Lyft verktygsvana i Microsoft 365 och Google Workspace samt eventuella automatiseringar
- Ge exempel på hur du agerat proaktivt och förebyggt problem i en snabb miljö
Om rekryteringen och nästa steg
Joss Search sköter rekryteringsprocessen och betonar lika möjligheter, mångfald och inkludering. Om du matchar profilen och vill ta nästa steg i en internationell investmentmiljö i centrala Stockholm, skicka in din ansökan via Joss Search.
Sammanfattning
Executive & Office Assistant-rollen erbjuder en ovanligt bra kombination av strategiskt ledningsstöd och praktiskt kontorsansvar i ett globalt sammanhang. För svenska EAs och ledningsassistenter som vill stärka sin påverkan nära ledningen är detta ett utmärkt tillfälle att utvecklas och bygga starka meriter under 12 intensiva månader.
