Market Partner Scandinavia söker Executive Assistant i Stockholms kommun
Market Partner Scandinavia söker nu en Executive Assistant i Stockholm för ett syftesdrivet, globalt investmentbolag. Rollen passar dig som vill arbeta nära ledningen och skapa effekt i ett högt tempo, med ansvar för avancerad kalender- och reseplanering, global teamkoordination och dagligt ledningsstöd. Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid.
Om rollen – navet i ledningsstödet
Som Executive Assistant blir du en betrodd partner till seniora chefer. Du säkrar smidiga processer, håller ihop prioriteringar och är en central kontaktpunkt för interna och externa intressenter. Teamet är globalt, vilket innebär att du bidrar till enhetliga arbetssätt och samverkan över flera regioner och tidszoner. Framgång kräver diskretion, framförhållning och förmågan att lösa problem innan de uppstår.
Huvudsakliga ansvarsområden
- Executive logistics & coordination: Hantera komplexa kalendrar, lösa schemakonflikter och planera resor över flera tidszoner från start till mål.
- Administrativt stöd: Säkerställa dagliga flöden genom att hantera utlägg, fakturor och administrativa processer med hög grad av självständighet.
- Proaktiv problemlösning: Identifiera risker och flaskhalsar i förväg och agera innan de eskalerar.
- Intressentkommunikation: Vara en professionell och tillförlitlig kontakt för interna och externa parter, inklusive portföljbolagsledningar.
- Global teamorkestrering: Driva sammanhållning i teamet genom att planera och facilitera månatliga digitala forum och föreslå nya arbetssätt som stärker globalt samarbete.
Vem du är – kvalifikationer och profil
- Minst 4 års erfarenhet som Executive Assistant, gärna från tech, private equity eller MBB-konsultbolag.
- Mycket god organisatorisk förmåga och vana att prioritera flera parallella uppgifter.
- Hög integritet och förmåga att hantera konfidentiell information.
- Vana av Slack, Google Workspace, Zoom, Microsoft Office samt AI-verktyg som ChatGPT, Gemini och Claude.
- Utmärkta muntliga och skriftliga kommunikationsfärdigheter.
- Bekväm med arbete över flera tidszoner.
- Mycket god engelska.
Varför detta uppdrag?
Du kliver in i en internationell, inkluderande miljö på ett syftesdrivet investmentbolag med lång historik av stark avkastning. Här finns fokus på både professionell och personlig utveckling, tydligt mandat att förbättra arbetssätt och stor möjlighet att påverka ledningens effektivitet dag för dag.
Executiveeffect kommentar – trender att notera för EAs
- AI som kompetenskrav: Aktivt användande av AI-verktyg efterfrågas, inte bara som komplement utan för att skala produktivitet och kvalitet.
- Global orkestrering: Rollen sträcker sig bortom traditionell assistans till att designa mötesforum, driva sammanhållning och skapa enhetliga arbetssätt i distribuerade team.
- Proaktivitet och riskhantering: Förmågan att förutse behov och neutralisera hinder blir en nyckelfaktor i konkurrensen om seniora EA-roller.
Praktisk information
- Plats: Stockholm
- Anställningsform: Tillsvidare, heltid
- Språk: Engelska
- Rekrytering: Market Partner Scandinavia för ett globalt investmentbolag
Så stärker du din ansökan
- Visa konkreta exempel på hur du hanterat komplexa kalendrar, reseflöden och möteslogistik över tidszoner.
- Beskriv hur du använder AI-verktyg för att automatisera uppgifter, skapa underlag och höja leveranstakt.
- Kvantifiera effekt: exempelvis minskade no-shows, snabbare beslutsunderlag eller förbättrad schemaprecision.
- Lyft erfarenhet av virtuella forum och hur du skapat samsyn i globala team.
Ansökan
Ansökan sker via Market Partner Scandinavia enligt information i originalannonsen. Urval kan ske löpande – säkerställ att din profil uppdaterats med relevanta nyckelord som “Executive Assistant”, “kalender- och reseplanering”, “global koordinering” och “AI-verktyg”.
