T-Unit rekryterar Executive Assistant i Stockholms kommun – nyckelroll nära VD i bolag för totalförsvar och krisberedskap
T-Unit, ett svenskt techbolag med starka ägare och ett tydligt samhällsuppdrag, söker en Executive Assistant som vill kombinera kvalificerat ledningsstöd med praktisk koordinering. Rollen är placerad på Blasieholmen i Stockholms kommun och innebär att arbeta mycket nära VD i en miljö där agentisk AI och samhällsresiliens står i fokus.
Om T-Unit
T-Unit bygger nästa generations agentiska, AI-drivna plattformar för totalförsvar, krisberedskap och samhällelig resiliens. Bolaget siktar på att hjälpa myndigheter, företag och samhällen att stå emot, hantera och återhämta sig från säkerhetshot, naturkatastrofer och andra kriser. Bakom T-Unit finns välkända techprofiler som Daniel Ek och Martin Lorentzon bland investerarna, och VD är Fredrik Torp, tidigare global koncernsäkerhetschef på Vattenfall. Bolaget är finansiellt rustat för tillväxt och vill bli en ledande aktör inom resiliens i värdealignerade demokratier.
Om rollen: kvalificerat ledningsstöd och operativt nav
Som Executive Assistant blir du den navfunktion som får vardagen att fungera för VD – du säkerställer att rätt saker sker i rätt ordning, med rätt underlag och uppföljning. Rollen är ny och passar dig som trivs i en miljö där inte allt är på plats, där struktur ska byggas och där du får bidra både strategiskt och hands-on.
Centrala ansvarsområden
- Närmaste administrativa stöd till VD: planering, prioritering och uppföljning.
- Fullt kalenderansvar: boka, omboka och prioritera möten samt säkerställa förberedelser.
- Planering och koordinering av lednings- och styrelsemöten: agenda, material, utskick, anteckningar och beslutuppföljning.
- Förbereda, sammanställa och skriva utkast till presentationer och mötesunderlag.
- Första kontaktpunkt för externa parter och professionell hantering av inkommande förfrågningar.
- Kontorsnära stöd på Stockholmskontoret: leverantörskontakter, enklare inköp och praktiska frågor.
- Bygga och förbättra administrativa rutiner, arbetssätt och mallar i takt med att bolaget växer.
- Säkerställa effektivt informationsflöde mellan VD, ledningsgrupp och övrig organisation, även internationellt.
Vem T-Unit söker
Bakgrund och erfarenhet
- Flera års erfarenhet som Executive Assistant/chefsassistent eller motsvarande.
- Vana att arbeta nära chefer/ledningar i högt tempo och med skiftande prioriteringar.
- Mycket goda kunskaper i Officepaketet: Outlook, PowerPoint, SharePoint, Word och Excel.
- Trygg i digitala samarbetsverktyg som Teams och Zoom.
- Utmärkt svenska och engelska i tal och skrift.
- Meriterande med erfarenhet från techbolag, konsultverksamhet, finans eller annan snabbföränderlig miljö.
Personliga egenskaper
- Serviceinriktad, prestigelös och professionell i alla kontakter.
- Mycket strukturerad och organiserad med god förmåga att prioritera och driva flera spår samtidigt.
- Proaktiv och lösningsorienterad, bekväm med att ligga steget före och utmana prioriteringar när det behövs.
- Självständig och ansvarstagande, men lyhörd och samarbetsinriktad.
- Hög integritet och gott omdöme; van att hantera konfidentiell information.
- Trivs i dynamik och vill vara med och bygga struktur, arbetssätt och kultur.
- Inkluderande och empatisk lagspelare som bidrar till psykologisk trygghet.
- Entreprenöriellt mindset och driv att skapa resultat för både bolaget och samhället.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants
- Strategisk exponering: nära samarbete med VD och styrelsen i säkerhetskritisk domän.
- Bygga från grunden: möjlighet att forma rutiner, processer och verktyg som skalar.
- Kombination av strategi och operativ leverans: från styrelsematerial till daglig koordinering.
- Teknik- och samhällsnyttodriven kontext: agentisk AI för totalförsvar, krisberedskap och resiliens.
Executiveeffect tips inför ansökan
- Ge konkreta exempel på hur du etablerat eller förbättrat ledningsprocesser, mallar och mötesflöden.
- Visa erfarenhet av styrelseadministration: agenda, material, protokoll och beslutuppföljning.
- Beskriv din hantering av konfidentiell information och säkerhetsmedvetna arbetssätt.
- Illustrera proaktivitet: case där du frigjort VD-tid genom smart planering och prioritering.
- Styrk din digitala verktygskompetens (Outlook/PowerPoint/SharePoint/Teams) med mätbara resultat.
- Lyft relevans för samhällsresiliens/krisberedskap om du har erfarenhet från dessa miljöer.
Plats, kontakt och ansökan
Placering: Blasieholmen i Stockholms kommun. Rollen rapporterar nära VD Fredrik Torp. Rekryteringen sköts av Novare Executive Search. För frågor: Martina Runhellen ([email protected]) eller Maria Becker ([email protected]). Observera att ansökningar inte tas emot via e-post med hänsyn till GDPR.
Sökord
Executive Assistant Stockholm, VD-assistent, ledningsstöd, T-Unit, totalförsvar, krisberedskap, samhällsresiliens, agentisk AI, styrelseadministration, kalenderhantering, Officepaketet, SharePoint, Teams, techbolag, Novare Executive Search.
