Marshall Group söker Office Manager till huvudkontoret i Stockholm
Marshall Group, ljud-, tech- och designbolaget bakom ikoniska Marshall, rekryterar nu en Office Manager till företagets huvudkontor i Stockholms kommun. Rollen är central för arbetsplatsupplevelse, kontorsdrift och säkerhet – och passar dig med stark servicekänsla, ordningssinne och förmåga att få både människor och processer att fungera friktionsfritt. Marshall Group har cirka 800 medarbetare och finns i över 90 marknader globalt.
Det här kommer du att göra som Office Manager
I rollen blir du navet för kontorets dagliga funktion och den självklara kontaktpunkten för medarbetare, besökare och leverantörer. Ditt uppdrag spänner över arbetsplatsservice, lokalförvaltning, säkerhet, leverantörsstyrning och budgetstöd.
Workplace & Office Operations
- Säkerställa en välkomnande, säker och välfungerande kontorsmiljö
- Ansvara för reception/front desk, mötesrumsbokningar och post-/pakethantering
- Sköta inköp, lagerhållning och löpande administration
- Stötta onboarding med arbetsplatsgenomgångar och uppdateringar
Facilities, underhåll och ytplanering
- Samordna reparationer, underhåll och kontorsförbättringar
- Driva kontakt med fastighetsägare och hantera avtalsfrågor
- Planera ombyggnationer, layoutförändringar, förvaring och möblering
- Leda och kvalitetssäkra externa entreprenörers arbete
Säkerhet, risk och arbetsmiljö
- Hantera passerkort/nycklar, behörigheter och larm under kontorstid
- I samarbete med HR driva brandskyddsarbete (SBA): kontroller, utrymningsövningar, utbildning och dokumentation
- Samordna beredskap, riskbedömningar, krishantering och säkerhetsrutiner på HQ
- I samarbete med HR säkerställa systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) och kontinuerliga förbättringar
Leverantörsstyrning
- Koordinera städ, säkerhet, catering, service och övriga leverantörer
- Stötta i avtal/kontrakt och följa upp leveranskvalitet
- Hantera fakturering, kontering och betalningar i tid
Budget och upphandling
- Bidra till budget, prognos och kostnadsuppföljning
- Identifiera besparingsmöjligheter och effektiviseringar
- Stötta upphandlingar av kontorsvaror och tjänster
- Hålla projekt inom tid och budget
Profil: erfarenheter och kompetenser
- Dokumenterad erfarenhet av office management eller kvalificerad administration
- Mycket god organisationsförmåga och multitasking
- Proaktivt, serviceinriktat arbetssätt med stark samarbetsförmåga
- Utmärkt kommunikation och relationsskapande förmåga
- Noggrannhet och lösningsorienterat mindset
- Förmåga att arbeta självständigt och prioritera rätt
- Vana vid Microsoft Office och närliggande verktyg
Varför rollen är intressant för executive assistants och ledningsstöd
För dig som idag arbetar som Executive Assistant, VD-assistent eller ledningsassistent är denna Office Manager-roll ett naturligt nästa steg för att bredda ansvaret inom arbetsplatsdrift, leverantörsstyrning och säkerhet. Rollen samarbetar nära HR kring SAM och SBA, rör sig mellan strategi och hands-on genomförande och påverkar direkt både produktivitet och företagskultur. Det gör tjänsten särskilt relevant för assistenter som vill:
- Ta ett helhetsgrepp om kontorsmiljö och medarbetarupplevelse
- Fördjupa sig i arbetsmiljö, risk och säkerhet
- Bygga erfarenhet av budget, prognos och kostnadskontroll
- Driva förbättringsprojekt och förändringar i snabbt tempo
Så stärker du din ansökan
- Visa konkreta resultat: nyckeltal för kostnadsbesparingar, nöjdhet eller minskade ärenden
- Lyft erfarenhet av SAM/SBA, beredskapsplaner eller ISO-relaterade arbetssätt
- Beskriv hur du kvalitetssäkrat leverantörer och förhandlat avtal
- Ge exempel på office-projekt du lett (ombyggnad, flytt, yteffektivisering)
- Synliggör digital verktygsvana och hur du standardiserat processer
Plats och arbetsmiljö
Tjänsten är placerad på Marshall Groups huvudkontor i Stockholm. Du blir en del av en kreativ, snabbrörlig miljö där kultur, varumärke och medarbetarupplevelse står i centrum.
Om Marshall Group
Marshall Group förenar musiker och musikälskare genom banbrytande innovation inom ljud, teknik och design. Flaggskeppsvarumärket Marshall har mer än 60 års rock’n’roll-arv – på scen, i hemmet och på språng. Företaget driver ett inkluderande arbetsklimat där mångfald och lika möjligheter är en självklarhet.
Ansökan
Låter detta som du? Skicka in din ansökan via Marshall Groups karriärsida. Urval sker löpande enligt uppgift i jobbannonsen.
FAQ: Office Manager på Marshall Group
Vad är fokus i rollen?
Kärnuppdraget är att säkra en trygg, effektiv och välkomnande arbetsplats – från daglig drift till säkerhet, leverantörer och budgetstöd.
Vilka samarbeten blir viktigast?
Nära samarbete med HR kring SAM/SBA och med externa leverantörer, fastighetsägare och interna team som nyttjar kontoret.
Vilka erfarenheter väger tungt?
Office management/administration i miljöer med högt tempo, dokumenterad processförbättring, säkerhets- och arbetsmiljöarbete samt god kommunikationsförmåga.
Källa: Marshall Groups jobbannons.
