45 år är väl ingen ålder…?
Det beror väl på hur man ser det. Ett nätverk som från att 1974 starta med tolv sekreterare och idag bestå av närmare 1500 ledningsassistenter i 40 länder är något helt annat. Där Sverige, trots sin storlek, är största medlemsland med cirka 250 medlemmar – Finland och Tyskland kommer därefter.
Varje år är det internationellt årsmöte i något av de 18 länder där vi har en nationell grupp. I år var vi i Geneve 17-19 oktober. Torsdag startar med ett par turistutflykter för dem som kommit redan på onsdag eller torsdag morgon. På kvällen är det welcome reception på Hotel Crown Plaza där vi har seminarier på fredagen och årsmöte på lördagen. Vår internationella ordförande sedan sex år, Else-Britt Lundgren, hälsar oss välkomna och berättar att vår grundare Sonia Vanular har förhinder och tyvärr inte kan inte delta, vilket hon gjort varje år hittills. Men är man 98 så har man en viss förståelse för att det kanske finns naturliga orsaker.
Efter welcome reception är det dags för en nationell middag på Bouvette des Bains des Paquis, vi får åka buss i regnet ner till city och äta ostfondue. Det är ett populärt ställe, vi sitter på långa bänkar som packade sillar och det sätts fram stora gjutjärnsgrytor med flytande ost, till det serveras bröd som ska doppas, några skivor salt kött, syltlök och en enstaka syltgurka (de senare mest som dekoration tror jag), till det serveras vin. Restaurangen är fullsatt och ljudvolymen hög och kanske är inte ost och bröd den bästa middagskombinationen men det är kul att ha fått prova på.
Dina “core skills” utgör din framtid
Fredagens seminariedag inleds av Else-Britt som pratar om årets tema: The future is now – get out of your comfortzone. Hon presenterar dagens moderator Nöelle Goris som är General Manager på Coty Luxury Europe Export markets. Enligt henne är vår framtid beroende av våra ”Core skills”, som är att känna vår chef och kunna vara en Business Partner.
Första talare är Lars Sudmann som pratar om Innovation that sticks om ”The spagetti principle” (han finns med på TEDtalks om man vill höra mer). Han frågade oss hur vi kan veta att spagettin är klar? Svaret är att man kastar den på väggen och ser om den fastnar! Det blir något som fastnar även i huvudet på åhörarna och som han återkommer till flera gånger under sitt framförande. Hur viktigt det är med utveckling och innovation. Att man ska testa och se om det håller – Innovation that sticks. Mycket tänkvärt och inspirerande. Han berättar om olika moderna mötestekniker och den roligaste var nog ”Full water meetings”: alla får dricka två stora glas vatten före mötet och när förste man måste gå på toa är mötet slut.
“Rulla upp ärmarna och sätt igång”
Sedan kom Lucy Brazier som driver Executive Secretary Magazine och har ett tätt samarbete med IMA. Hon pratade om människa eller maskin? Yrkesrollens utveckling. 2018 gjordes 75% av administrativa arbetsuppgifter av människor och 25% av maskiner, trenden visar att 2025 kan förhållandet vara 48% människa och 62% maskin, till stor del beroende på AI, den Artificiella Intelligensen. Hon ger oss ett råd: ingenting är för simpelt för oss – rulla upp ärmarna och sätt igång bara.
En framtid med AI och robotar
Else-Britt kliver upp på scenen igen och intervjuar Ishtar Touailat från Sverige, CEO och Founder av Futuristas och mycket omtalad i media. Hon har fått en mängd utmärkelser de senaste fem åren, senast Global Women Achiever Award, 2019. Enligt henne är fokus viktigare än intelligens och framtida kompetenser du bör ha är: -agility, -creative, – cognitive, – collaboration. Hon spår att 47% av alla repetitiva arbetsuppgifter kommer att skötas av AI och robotar år 2025. Hon tror att hennes framgångar beror på att hon aldrig viker från sina egna värderingar: Quality, Diversity and Engagement. På frågan om sitt ledarskap hävdar hon bestämt att om man inte bryr sig om sin personal, varför ska de då bry som om företaget? Man måste också ha en klar vision och visa den tydligt VARJE DAG. Sammanfattningsvis en oerhört inspirerade ung person med mycket kloka ord att ta till sig.
Vi fick också en kort presentation av ett par av IMA`s företagsmedlemmar. Först ut var Travel Perk som presenterade företaget och pratade om vårt resande. Sedan var det dags för Företagsuniversitetet som presenterade sin nya utbildning: Proffessional Master för Executive Assistants. En 100% digital utbildning som på slutet kräver en skriftlig uppsats för att få sitt diplom. Ca 60 timmar utspritt över tio veckor men som man kan ta i sin egen takt. Låter mycket intressant och vi kan lägga våra visitkort i en låda för senare utlottning av 5 licenser. Hoppas jag vinner!
Andrea Macarie en tidigare Executive Assistant som vunnit priser och nu jobbar som Operations Manager för Telefonica Alpha, pratar också om AI och hur Science Fiction nu blivit Science Fakta. Hur uppgifter med enkelt innehåll kan göras av AI men uppgifter som mer baseras på kompetens om kontext fortfarande måste göras av människor.
Tittar på vår mobil före vår partner
Efter det var det dags för Thierry Geerts som är landschef för Google i Belgien och Luxemburg. Han pratar om den digitala revolutionen, där vi snart inte lever i olika länder utan i Digitalis. Statistiken säger att vi tittar på våra smarta telefoner 155 gånger per dag och att vi faktiskt tittar på den innan vi tittar på vår partner på morgonen! Men det beror ju på att vi har väckarklockan i telefonen! Om man jämför den tekniska utrustningen vi hade 1989 som skulle vara värd ca 30 MEuro har vi nu allt i en smarttelefon värd ungefär mellan 250 och 1000 Euro. Vi måste återuppfinna allt under tidens och utvecklingens gång, även vår yrkesroll!
Hur ska man nu kunna hålla åhörarnas intresse uppe efter alla dessa inspirerande föreläsningar en sen fredagseftermiddag? Jo, man kallar upp amerikanskan Courtney Clark som helt utan PowerPoint tar oss med på sin livsresa, genom alla hemska sjukdomar och ändringar i livsplaner. Hon får oss att skratta, gråta och dra efter andan genom att förklara att: ”It´s not a dead end, it is only a DETOUR!” och påminner oss om att vi inte har någon rättighet till ett enkelt liv. Livet är helt enkelt inte en dans på rosor men istället för att lägga oss ner och ge upp är det bara att ta en annan väg framåt.
Dagen avslutades av vår Vice ordförande Chantal Sneijkers som kort informerade om tema för de kommande två åren; 2020 blir det Sustainability och 2021 Innovation. 2020 kommer vårens Training Day att bli i Oslo och höstens AGM i Helsingfors, 2021 blir Training Day i Luxemburg och AGM i Sydafrika!
På kvällen är det galamiddag på hotellet med dans! Musikerna spelar upp så fort vi kommer in i salen och alla börjar dansa och det blir full fart. Killen som spelar saxofon blir extra uppskattad då han står mitt på dansgolvet och spelar när vi kliver in. Vi serveras en god trerätters middag och sen dansas det igen, mellan rätterna och efter middagen. Undrar hur pigga vi kommer att vara i morgon?
Insikter och beslut från dag 2
Nu är det dags för årsmötet som är extra spännande i år eftersom Else-Britt efter sex år avgår som vår ordförande och en ny ska väljas in. Vi har redan gjort valet på webben så det ska bli spännande att se vem som tar över.
- Som första punkt får vi veta att IMA har ingått partnerskap med IAAP, International Association of Administrative Professionals. Spännande!
- Det är 150 röstberättigade på mötet med 144 proxyröster i tillägg. De webinars som anordnats under året har varit mycket uppskattade speciellt i större länder där medlemmar kan har svårt att delta på de möten som ordnas.
- Sydafrika har registrerats som första nationella grupp utanför Europa med 80 medlemmar. Väldigt spännande och kul att vi 2021 kommer att förlägga årsmötet dit.
- Målet 2020 är att öka från de 1463 medlemmar vi är idag till 2020, det är 557 stycken som vi ska få till men om alla befintliga medlemmar rekryterar en var är det ju klappat och klart hur enkelt som helst.
- Vi firar att Cypern fyller 30 år som medlemsland och Norge, Sverige och UK blir hela 45 år, ordförande i respektive land får gå fram på scenen för applåder och en liten gåva.
- Till ny ordförande väljs Nina Aunula från Finland med hela 30% av rösterna, väldigt kul och extra roligt att hon får leda sitt första internationella årsmöte på hemmaplan.
Den här gången har hela mötet livestreamats för dem som inte kunna vara med på plats och det ska bli spännande att höra hur det har fungerat och upplevts.
Vid tangenterna
Eva Hammarstedt
