Kan du berätta lite om hur du arbetar idag och hur du ändrat ditt arbetssätt under pandemin?
Givetvis är det en utmaning för många, framför allt våra yngre medarbetare som ofta bor i mindre lägenheter och som kanske blir mer isolerade om de bor själva och sitter hemma och arbetar. Men på det stora hela tror jag att de flesta är nöjda med hur vi löser arbets-situationen under pandemin. Tekniken vi har i dag är ju fantastisk och jag tror att företagen får ut ännu mer av sin personal då de kan arbeta under mer flexibla tider som passar dem själva i högre utsträckning än tidigare.
Jag supporterar idag främst Dells VD men också andra chefer i organisationen i Sverige. Tidigare träffades vi varje dag på kontoret vilket gjorde att jag kunde haffa dem i korridoren eller när de var vid sitt skrivbord för att ställa de frågor jag hade, det var väldigt enkelt. När pandemin kom och vi inte fick vara på kontoret längre utan alla möten hölls via Zoom eller Teams, då började jag med att korta ner alla möten med 5 minuter jämfört med tidigare. Det fungerar utmärkt då de har möjlighet att svara på mail, sms, gå och hämta kaffe, sträcka på benen eller vad de nu behöver göra under dessa minuter. Eftersom jag vet när de har dessa ”luckor” kan jag skicka i väg en fråga på sms eller Teams och få ett snabbt svar direkt. Ofta är det snabba svar och beslut som behöver tas och då är detta ett effektivt sätt för mig att få de svar jag behöver för att jag ska kunna leverera ett bra arbete. De här personerna är alltid mycket upptagna så alla tycker nu att det här sättet fungerar toppen. I övrigt har jag nog inte ändrat så mycket…
Hur är det att ha rollen som Executive Assistant?
Jag måste säga att mitt jobb som Executive Assistant på Dell är världens absolut roligaste jobb, jag har varit här nu i 18 år och är så himla nöjd. Jag får göra så många olika roliga arbetsuppgifter utöver att sköta all support kring min VD och de andra cheferna inom företaget. Det kan vara allt ifrån att sköta företagets personal- och kundevent, hjälpa till med onboarding av nya medarbetare, skicka blommor till en som gått på föräldraledning, ta anteckningar på ledningsgruppsmöten och så vidare, ingen dag är den andra lik och det är så stimulerande tycker jag. Vi sitter ju oftast som gate-keepers och tar hand om det mesta innan andra kan komma i kontakt med VD, vilket gör att man behöver kunna ha många olika bollar i luften och är stresstålig. Jag älskar det!
Är du alltid med på ledningsgruppsmötena?
Jag är alltid med på dessa möten, vi har olika ledningsgruppsmöten i olika grupper och jag deltar i samtliga. Skillnaden nu mot tidigare är att förut samlades vi alla i ett och samma konferensrum och när pandemin kom så testade vi att några var på plats och några var uppkopplade. Det blev svårt och lite förvirrande över hur man beter sig gentemot de som sitter uppkopplade. Vem tittar man på – de som sitter i rummet eller de som sitter på länk? Detta gjorde att vi alla var överens om att det mest bekväma och effektivaste sättet var att vi alla uppkopplade. Det fungerar alldeles utmärkt!
Har du några egna punkter du tar upp och driver under dessa möten?
Jag är ju lika mycket medlem i dessa ledningsgrupper som de andra och eftersom det är jag som sätter agendan för mötet så har jag ju möjlighet att lägga in en punkt som jag behöver ta upp om det behövs. Jag är högst delaktig i de diskussioner som förs och jag får ofta feedback på att det är uppskattat från VD.
Till sist, har du några inspirations tips till andra som jobbar som assistenter och som kanske kan underlätta eller effektivisera deras vardag?
- Lägg in 5 minuter mellan mötena. Då vet du när du kan få ett snabbt svar på en fråga från din VD. Gör det för din egen del också. Vi som sitter i digitala möten väldigt ofta behöver sträcka på benen, svara på mail eller liknande och då är det skönt att ha denna tid.
- Ta walk- and talkmöten! Det går jättebra att ta dina digitala möten samtidigt som du är ute i friska luften. Dell uppmanade tidigt sina medarbetare att ha minst ett walk-and talk om dagen. Många av cheferna har nu sina Teammöten genom walk-and-talk. Då förenar du både nytta med nöje. Behöver du ta anteckningar kan du enkelt spela in mötet och därefter ta dina anteckningar.
- Gå en ledarskapsutbildning! Som assistent får vi mycket information som är sekretessbelagd och vi behöver snabbt kunna fatta egna och rätt beslut. Även ibland åt VD, och då är det viktigt att vi vet vad vi kan besluta om själva och inte. Jag valde att gå en bred ledarskapsutbildning genom Handelshögskolan i Stockholm och skulle varmt rekommendera dig att gå en liknande, det är bra både för dig personligen och i din professionella roll.
- Ta plats! Visa vem du är och stå för dina åsikter. Sitt inte tyst på lednings-gruppmötena utan ge din syn på saken – det är säkert fler som sitter med samma tankar och frågor. Var dig själv!
Kort om Catherine Karlsson:
Ålder: 51
Född: 31 dec 1970
Familj: Min man Niklas, Felix min son, Hanna min dotter och en Golden Retriever på 1,5år som heter Charlie.
Bor: Hus i Täby Kyrkby
Gör: Jobbar som Executive Assistant på Dell Technologies i Sverige.
Vad läser du just nu? Där kräftorna sjunger av Delia Owens
Vilken insikt eller lärdom har varit viktig för dig under din karriär? Att alltid vara mig själv och vara stolt över vem jag är.
Om du fick göra om din karriär, vilket jobb skulle du börja med och varför? Hästskötare, där fick jag lära mig grunden till allt. Tidiga mornar, sena kvällar, tungt arbete, motgångar, framgångar, kamratskap, olikheter, jämlikheter, sorg och kärlek.
Kan du berätta något som vi inte visste om dig? Jag har ett SM guld i Ponnytrav
Vad gillar du att göra på fritiden? Umgås med vänner och vara ute i naturen.
Var ser du dig själv om tio år? Om 10 år är jag 61 och då hoppas jag att jag o min man är friska och kan gå i pension tillsammans.
Jag vill ha möjligheten att njuta mänga år av att ”bara” ta dagen som den kommer 😊
Vad gör du en typisk söndag? Varje söndagsmorgon går jag o min man en långpromenad med hunden, minst 1 tim. Vi går förbi bageriet och köper bröd, sen går vi hem och lagar en god frukost och pratar om vad vi ska hitta på under dagen.
Av: Michelle Dandenell
