Susanne Malmberg: Så är det att vara EA till en expat-vd

När Executive träffar Susanne Malmberg säger hon att hon har en känsla av växtvärk. Och det är kanske inte så konstigt med tanke på att hon nyligen inte bara vågat byta jobb efter 13 år på Mercedes-Benz utan dessutom på det nya företaget TicTac gått från den EA-tjänst hon anställdes för till att bli CAO, Chief Administration Officer, med budgetansvar, en plats i ledningsgruppen och People och administrations-ansvarig i tre länder på bara sex månader!

Men låt oss ta det från början.

Du har jobbat som EA i många år men berätta hur det började!

Susanne: Jag är äldst av tre systrar och jag har alltid varit den som fixat saker och tagit initiativ. Våra föräldrar är båda väldigt service minded och lyhörda, och det har jag tagit med mig in i mitt vuxenliv och haft stor nytta av i min roll som EA.

Mitt första jobb som EA var på Nordea. Då var jag 30 år och fick tjänsten via en rekrytering som gjordes direkt av regionbankschefen som senare blev min chef. Jag blev kvar på Nordea i 14 år men i samband med att min chef lämnade kände jag att jag också ville byta. Och då dök jobbet som EA på Mercedes-Benz upp via ett rekryteringsföretag.

På Mercedes var du EA åt fyra olika expat-vd:ar. Hur var det?

Susanne: Ja, att vara EA åt en chef som du redan från början vet att du bara kommer jobba tillsammans med i tre, max fem år, är speciellt. Alla vd:arna jag jobbade för på Mercedes var tyskar och varje vd hade med sig sin egen kultur, sina värderingar och historik. Det känns faktiskt som att jag jobbade på fyra olika bolag under de 13 år jag var på Mercedes även om min tjänst var densamma. Oerhört spännande och lärorika år!

Som EA är det jätteviktigt att du klickar med din vd så inför varje ny vd jag skulle få såg jag till att boka ett möte med honom innan han tillträdde. Det hade ingen av vd:arna varit med om tidigare. Jag ställda mina frågor för jag ville känna mig trygg med att vi skulle kunna jobba bra ihop, och för att få en förståelse över hur kommande chefs vardagar, veckor och månader såg ut.

När personen sedan tillträdde tjänsten några månader senare hade vi redan en bra grund att stå på. Värdefulla möten och vi låg båda några schackdrag före i onboardingen.

Vad ser du som dina främsta egenskaper i din roll som EA?

Susanne: Jag gillar utmaningar, leverera det där lilla extra ingen förväntar sig samt att ha god insyn i företagets verksamhet. Jag är också bra på att läsa av personer och situationer och har med åren lärt mig vikten av att kunna coacha andra när behov finns, och använda den erfarenhet jag samlat på mig. Och jag har utvecklat en känsla för att förmedla andras, ibland ganska tuffa, budskap.

Hur har EA-rollen utvecklats över åren tycker du?

Susanne: Under mina drygt 25 – 30 år som EA har det skett en förflyttning från att ha fokus på kalendern och se till att det var snyggt och prydligt runt chefen till att en EA idag är mer som en business partner än en assistent.

 

”Idag är EA:n mer en business partner än en assistent.”
Susanne Malmberg

 

Det är förstås upp till en själv hur man utvecklar sin tjänst och vad som är möjligt men jag har alltid haft som motto att det måste vara roligt att gå till jobbet. Om det inte är det längre så våga byt jobb! Och var noga med vilka chefer du väljer att arbeta tillsammans med.

Vilka är de största utmaningarna med jobbet?

Susanne: Att hantera de komplexa situationer som dyker upp och att få kugghjulen att klicka, med såväl kollegor, management, leverantörer, partners och med styrelsen. Också viktigt att kunna hantera informationssäkerheten och försiktigt lära känna dina nya kollegor och överväga noggrant varför och vad, du kan dela med dina kollegor, då du som EA sitter på mycket känslig information.

Och vad är roligast?

Susanne: Helt klart alla fantastiska människor du möter! Jag har också fått resa mycket och utvecklats mycket i min roll.

Du brukar föreläsa om att tänka ”Jag AB”. Berätta!

Susanne: Ja, det stämmer. Det innebär att du ska tänka på dig själv som JAG AB när du pratar med din chef om att utvecklas i din roll eller i dina lönesamtalen. När du objektifierar dig själv och låtsas vara ett AB blir det lättare att se vad du är värd och vad du bidrar med till din chef och företaget. I lönesamtalet har jag alltid vågat ställa frågan ”Hur nöjd är du med det jag levererar dagligen till dig, och organisationen” och påminna om hur kul vi samtidigt har tillsammans.

Ta med en dokumentation/mindmap in på lönesamtalet, som visar vad du har jag gjort, vilka förändringar du bidragit till, on top, på vad som ingår i din jobdescription. En bra EA ersätter man inte med vem som helst och du är värd att uppskattas genom tilliten att lägga upp dina egna dagar, få en lön i relation till vad du levererar samt bra utvecklingsmöjligheter!

Avslutningsvis – vem skulle du vilja vara EA åt om du får drömma helt fritt?

Susanne: Barak Obama! Jag hade gärna velat jobba nära en president och lära mig förstå hela det politiska systemet. Det hade varit kul!

 

Bra EA:egenskaper enligt Susanne:

1. Gilla utmaningar
2. Vara service minded
3. Gärna leverera mer än förväntan
4. Vara skarp i dina analyser
5. Duktig på att läsa av folk
6. Vet hur du förmedlar svåra budskap
7. Bra på att inspirera och lyfta andra
8. Kunna hantera komplexa situationer

 

 

Mer om:

Susanne Malmberg bor i Lomma och jobbar idag som CAO, Chief Administration Officer, på EdTech-bolaget TicTac. Hon har HR- och amdinstrations ansvar för tre länder och sitter med i ledningsgruppen. Hon är även mentor sedan många år tillbaks inom Sydsvenska handelskammarens Executive Assistant-program.