Medarbetarna är vår viktigaste resurs brukar det heta. Men hur mycket tid har cheferna kvar att investera i sin personal när 60 – 90 procent av tiden går åt till möten? Om detta och att frågan om möteskultur måste ägas av ledningsgruppen pratade mötesexperten Micke Darmell när inbjudna vd- assistenter samlades på en mysig frukost på Elite Plaza i centrala Malmö i morse.
På plats fanns också Elite Plazas hotelldirektör Henric Carlsson som berättade om spännande hotellsatsningar inom Elite-koncernen som hotellet Ad Astra i Södertälje och Elite Kiruna som invigs under våren 2025 och som då kommer erbjuda Sveriges nordligaste takbar och ett spektakulärt spa högst upp i hotellet.
Ofta ärvd möteskultur
Under den 45 minuter långa föreläsningen berättade Micke Darmell att problemet är att vi ofta ärver vår möteskultur av vår företrädare. När du tillträder din tjänst får du information om vilka stående möten som gäller och att våga ifrågasätta om de verkligen behövs kan vara svårt och kräva mod.
Hur ser mötesstrategin ut på ert företag? Möten är bra men vi måste alltid ställa oss frågan:
– Vad är syftet med mötet?
– Vad är målet med mötet?
– Vilka måste vara med?
– Längden på mötet? Måste det verkligen vara en timme eller kanske blir det effektivare om det kortas ner?
– Hur – fysiskt, digitalt, hybrid, walk-and-talk …?
Idag är det helt enkelt mer än fullt i de flesta chefers kalendrar. Tiden räcker inte till och många känner en stor stress över alla fysiska möten som efter pandemin fått sällskap av de digitala.
Spara pengar och minska stressen
Det är ingen quick-fix att ändra möteskulturen i ett företag och det är ledningsgruppen som måste äga frågan, sa Micke bestämt. Ofta kan möteskulturen vara bra högst upp i hierarkin men hur ser det ut på mellanchefsnivån? Att göra en inventering av alla möten kan effektivisera organisationen och spara stora pengar. Det är bara att summera alla timmar som läggs på möten x varje mötesdeltagares ”timpeng”.
Genom att ta fram en hållbar mötesstrategi och utbilda i möteskultur kan varje medarbetare i genomsnitt frigöra så mycket som 30 procent av sin mötestid, sa Micke.
Mickes tips på en bra mötesagenda
En bra mötesagenda skickas ut i förväg och ska innehålla:
- Tid och plats
- Deltagare
- Syfte
- Mål
- Förberedelser som till exempel: Läs igenom föregående mötesanteckningar och förbered dig utifrån agendan.
Själva agendan – ange vem som är ansvarig och ungefärlig tid för varje punkt
- Inledning – mötets syfte och mål samt spelregler – ordförande ansvarig. Tid: 2 min
- Varje programpunkt med kort förklaring, om något ska förberedas, vem som är ansvarig och hur lång tid programpunkten får ta.
- Summering – avsluta med att summera och sammanfatta vilka beslut som fattats – ordförande ansvarig. Tid: 3 min
- Reflektion – Gå laget runt – vad gjorde vi bra och vad kan vi göra bättre? Tid: 5 min
Mer om…
Micke Darmell
Som föreläsare och mötesexpert hjälper Micke Darmell företag att skapa hållbara mötesstrategier. Att utbilda företagets medarbetare i möteskultur kan frigöra 30 procent av den tid som idag läggs på möten på bara tre månader. Det innebär mycket pengar och minskad stress i längden och är kanske viktigare än någonsin när allt fler digitala möten nu också gör anspråk på vår tid. Du kan läsa mer och boka Micke på Gr8 meetings.
Elite Plaza Hotel, Malmö ligger på gångavstånd från Centralstationen och är en kreativ och modern mötesplats med stora och flexibla sällskapsytor. Med sex olika mötesrum i varierande storlek står Plazas event- och konferensteam redo att erbjuda bra mötesförutsättningar oavsett om det gäller din nästa konferens, mingel, event eller utställning. Läs mer och boka här.
