Hej Frida Bodin! Vem är du och var, samt vad jobbar du med?
– Jag är 29 år gammal och arbetar som Chefsassistent på AB Väsbyhem – ett kommunalägt bostadsbolag med 80 anställda som verkar inom Allmännyttan.
Hur länge har du varit chefsassistent?
– Jag började i april i år och har tidigare arbetat inom olika serviceyrken.
Vad lockade dig till rollen?
– Min moster, som också är min stora förebild i livet, har arbetat som vd-assistent i över 10 år och jag har alltid tyckt att hennes arbete har verkat så otroligt roligt. När jag skulle tillbaka till arbetet efter min andra föräldraledighet så fanns plötsligt annonsen där med min drömtjänst. Och från första mötet med min nuvarande arbetsplats så har jag älskat den! I efterhand har jag fått höra att även min chef hade bestämt sig för mig direkt efter vår första intervju – ändå fick jag pina mig igenom hela rekryteringsprocessen…! Personkemin oss emellan uppstod alltså direkt.
Vad hade du för förväntningar på rollen innan du började – och har de införlivats?
– Jag hade redan innan förstått att den här rollen handlar mycket om att hålla koll på saker, planera och hela tiden ligga steget före – vilket jag tycker är otroligt roligt. Och detta stämmer ju väldigt bra med verkligheten. Ibland kan det kännas lite läskigt med arbetsuppgifter som är nya för mig. Jag tycker om att veta vad jag gör och kan nog vara lite rädd för att göra fel. Den här tjänsten är därför perfekt för mig – alla på företaget är otroligt förstående och det är verkligen okej att inte kunna allt från början.
Vad har du för bakgrund?
– Jag har arbetat flera år inom olika serviceyrken – jag började som receptionist och gyminstruktör och bytte sedan jobb till att bli ansvarig för reception och växel på ett hissföretag. Jag har även arbetat som ordermottagare samt som kundtjänstmedarbetare. Service har alltid legat mig varmt om hjärtat men det känns väldigt kul att nu ha fått växla från extern service till att arbeta mer internt – även om rollen innefattar en hel del kontaktytor med människor även utanför företaget.
Så här efter ett drygt halvår i rollen, vad känner du att du har att lära framåt?
– Oj, massor! Jag har förstått att det inte går att bli fullärd inom detta yrke och att utvecklingsmöjligheterna är enorma. Mitt närmaste mål är att bli ännu lite vassare och bättre på hur jag kan arbeta för att underlätta min närmaste chefs vardag. Men först och främst ska jag försöka vara lite ödmjuk mot mig själv och klara av ett helt ”kalenderår” på företaget. Det är ju egentligen först då som man haft möjligheten att se hur hela årscykeln går till.
Har du några ”kunskapskällor” du vänder dig till för att lära dig mer?
– Jag har bollat en del med min moster för att få lite tips i vissa situationer. Men jag har nog haft ganska fullt upp med att lära mig allt om branschen och det arbete som jag ska utföra. Jag ser fram emot att kunna få lite mer erfarenhetsutbyte framöver, gå någon kurs och vem vet – kanske skaffa mig en mentor inom området.
Hur ser din roll som chefsassistent ut?
– Jag har en hel del löpande arbete som är ständigt återkommande. Här ryms allt från att skicka ut dagordningar, skriva protokoll, hantera underlag till möten, styrelsearbete, planera företagskonferenser, administrera semesterlistor, hjälpa till med att ta fram de olika avdelningarnas verksamhetsplaner och företagets affärsplan samt arbete med budget och prognoser. Jag ska även ta över ansvaret för vårt 10-veckor långa introduktionsprogram för nyanställda på företaget.
Berätta hur en vanlig dag kan se ut!
– Lämnar jag barnen så är jag på plats strax innan åtta, annars tycker jag om att komma tidigt till arbetet. Dagen börjar alltid med kalenderadministration och att besvara mejl. Jag behöver få en bra överblick kring vad som händer den närmaste tiden för att därefter strukturera upp mitt arbete. Tyvärr händer det att mindre viktiga arbetsuppgifter ständigt får bortprioriteras och plötsligt har man skjutit på någon arbetsuppgift i ett par månader. Tisdagar är alltid mötesdag så varje tisdag skickas det ut dagordningar och skrivs protokoll. Sen är det bara att hänga med i resten av dagens agenda – det är ständigt full fart!
Vad tycker du är roligast med din tjänst?
– Jag är så otroligt glad över att få möjligheten att variera mitt löpande arbete med att engagera mig i sådant som jag tycker om och brinner för. Min arbetsplats är certifierade inom Great Place to Work och vi satsar otroligt mycket på medarbetartrivsel. Jag är ansvarig för företagets egna Peppgrupp som hittar på roliga saker för våra anställda. Dessutom är jag medlem i friskvårdsgruppen som arbetar med friskvården på arbetsplatsen. Till hösten lanserade vi ”Walk and Talk” som gav varje chef i uppdrag att hålla minst en avstämning med respektive medarbetare under en promenad utomhus – en satsning som vi har hört otroligt mycket gott om. Nästa projekt som jag ska börja kika på just nu är bygga ett litet företagsgym här i byggnaden.
– Jag vill också tillägga att de som gör mina dagar så otroligt roliga är ju förstås mina fantastiska kollegor – det är vi tillsammans som skapar det vi kallar för ”Väsbyhemandan”.
… och något som är mindre kul?
– Nej, faktiskt inte… Det är alltid med lätta fötter och med ett leende på läpparna som jag går till jobbet. Det jobbigaste är snarare av mer privat karaktär – hur man ska få ihop livet som tvåbarnsmamma med hämtningar, lämningar, VAB och heltidsjobb. Men jag har en otroligt förstående arbetsgivare och jag har möjlighet att arbeta hemifrån eller ta igen arbete på kvällen om jag känner att jag vill eller behöver det.
På vilket sätt känner du att du bidrar till företaget?
– Jag älskar att jag får komma med input och idéer. Mina erfarenheter och mitt perspektiv efterfrågas i ledningsgruppen och trots att jag saknar erfarenhet inom den kommunala bostadsbranschen sedan tidigare och dessutom har väldigt kort tid på företaget så är ledningsgruppen alltid öppna för att få höra mitt perspektiv i olika frågor. Jag har ju med mig egna erfarenheter till denna arbetsplats och det är med nya ögon som man kan utveckla och förfina sina arbetssätt.
