Nordic Air Defence söker Office Operations Manager i Stockholm
Nordic Air Defence, verksamt inom avancerad försvars- och säkerhetsteknik för både civila och militära tillämpningar, rekryterar nu en Office Operations Manager till Stockholm. Tjänsten är heltid och på plats, med ansvar för att hålla huvudkontor, flygtestanläggning och produktionsmiljö igång smidigt – och för att stärka arbetsflöden, kontorskultur och gästupplevelser när bolaget växer.
Varför rollen är relevant för Executive Assistants
För er som arbetar närmast ledningen – Executive Assistants, VD-assistenter och ledningsassistenter – kombinerar rollen klassiska office management-uppgifter med processtänk, logistik och kulturbyggande i en högförtroendemiljö. Det gör tjänsten till ett naturligt steg för den som vill skala sin påverkan från chefsstöd till verksamhetsstöd, driva struktur och förbättringar och vara navet mellan ledning, teknikteam och externa parter.
Om rollen: nyckelansvar och arbetsuppgifter
- Operativt kontorsansvar för flera sajter: huvudkontor, flygtestanläggning och produktion.
- Daglig koordinering och administration: kalendrar, möten, leveranser, inköp och förbrukningsvaror.
- Logistik och praktiskt stöd till teamet för att säkra friktionfria arbetsflöden.
- Processförbättringar och implementering av effektiva arbetssätt i takt med bolagets tillväxt.
- Professionell extern representation och värdskap som ger besökare en förstklassig upplevelse.
- Kulturbärare: bidra till ett välkomnande, proaktivt och resultatinriktat arbetsklimat.
Profil: egenskaper och kompetenser
- Mycket goda organisatoriska och administrativa färdigheter.
- Förmåga att prioritera och hantera flera arbetsuppgifter parallellt.
- Stark skriftlig och muntlig kommunikation.
- Hög detaljnoggrannhet och pålitligt genomförande.
- Praktisk, proaktiv och samarbetsinriktad – en tydlig lagspelare.
- Professionell i internt och externt bemötande.
Meriterande erfarenhet
- Bakgrund som office manager, koordinator eller executive assistant.
- Stöd i snabbfotad startupmiljö eller teknik-/ingenjörsteam.
- Office-logistik, resebokning, event och leverantörssamordning.
- Vana från internationella miljöer.
- Mycket god kunskap i Microsoft Office.
Förmåner och villkor
- Generös semester och ledighet.
- Konkurrenskraftig lön med möjlighet till prestationsbaserade bonusar.
- Aktieoptioner med potential att ta del av bolagets framgång.
- Permanent bosättning i Stockholm krävs.
- Erfarenhet från snabb, högförtroendepräglad miljö är en fördel.
- B-körkort ses som ett plus.
Arbetsmiljö och påverkan
Som Office Operations Manager blir du central i att skapa en skalbar, säker och effektiv kontorsdrift över flera funktioner och platser. Rollen ger möjlighet att etablera robusta processer för allt från mottagande av gäster och leverantörsstyrning till schemaläggning, logistik och daglig support – kritiska pusselbitar i ett teknikintensivt företag.
Karriärtips för sökande assistenter
- Visa konkreta exempel på hur du förbättrat flöden: från inköp och resepolicy till mötesprocesser och onboarding.
- Beskriv hur du hanterat parallella prioriteringar och koordinerat mellan ledning, teknik och externa parter.
- Lyft mätbara resultat: minskade ledtider, nöjdare besökare, bättre leverantörsvillkor eller högre möteseffektivitet.
- Framhäv internationaliseringserfarenhet, teknisk mognad och avancerad MS Office-kunskap.
- Betona ditt kulturarbete: hur du byggt engagemang, struktur och ett välkomnande kontor.
Så går du vidare
Tjänsten är på plats i Stockholm och passar dig som trivs i ett högt tempo med stort eget ansvar. Intresserad? Sök via Nordic Air Defences karriärsida eller den aktuella annonsen. För fler jobbnyheter, guider och verktyg för dig som arbetar närmast ledningen – följ Executiveeffect.
Sökord (SEO)
Office Operations Manager Stockholm, Nordic Air Defence jobb, office manager försvarsteknik, executive assistant karriär, kontorschef Stockholm, ledningsstöd, office management, logistik och administration, snabbväxande teknikbolag, kultur och gästupplevelse.
