Zacco – 360° Intellectual Property söker Office Manager i Stockholm
Zacco utökar i Stockholm och söker en Office Manager som blir navet i kontorets kultur, drift och dagliga samarbete med HR, IT och reception. Rollen passar dig som vill kombinera kontorsdrift, arbetsmiljöansvar, projektledning och internkommunikation – och som trivs med att skapa struktur och energi i en miljö nära ledningen.
Det här innebär rollen
Som Office Manager blir du länken mellan det praktiska och det sociala – du säkerställer att allt fungerar i vardagen samtidigt som du bygger gemenskap och en välkomnande kultur.
Kultur och kommunikation
- Driva kontorets festkommitté och planera frukostar, fika, större fester, konferenser och After Works.
- Säkerställa att rätt information når rätt personer i rätt tid via interna kanaler (t.ex. e-post och iZac).
Kontorsdrift och projektledning
- Ansvara för kontorslayout, sittningsplanering och vara huvudkontakt mot hyresvärd; projektleda vid flyttar och renoveringar.
- Arbeta tätt med HR, IT och reception för smidig onboarding, effektiva processer och stabila nätverkslösningar.
- Hantera post, bud, avtal, reseportal och telefoni samt enklare dokumentation (gärna med viss vana av InDesign).
Arbetsmiljö, säkerhet och ekonomi
- Leda det systematiska arbetsmiljöarbetet (arbetsmiljöronder), genomföra brandövningar och följa lagkrav.
- Ansvara för larm, behörigheter och passerkort – rollen kräver inplacering i säkerhetsklass.
- Äga budget för kontorsrelaterade inköp i samråd med CFO och förhandla leverantörsavtal för bästa kvalitet och pris.
Vem söker Zacco?
- Du har erfarenhet av Office Management eller Facility Service.
- Du är en trygg projektledare som hanterar många parallella uppgifter med gott humör.
- Du har starkt detaljseende och fångar upp behov innan de uppstår.
- Du kommunicerar obehindrat på svenska och engelska i tal och skrift (krav).
- Meriterande: erfarenhet av säkerhetsklassat arbete och/eller enklare grafisk design.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants och ledningsstöd
- Strategisk påverkan på kultur och internkommunikation nära ledningen.
- Brett ägarskap över kontorsdrift, onboarding och tvärfunktionellt samarbete med HR och IT.
- Tydliga ansvarsområden inom arbetsmiljö, säkerhet och efterlevnad.
- Budget- och avtalsarbete som stärker din affärsmässighet.
- Projektledning av flyttar/renoveringar – meriterande för framtida ledningsnära roller.
Så visar du att du matchar profilen
- Ge exempel på ledda arbetsmiljöronder, brandskyddsarbete och efterlevnad av lagkrav.
- Beskriv projekt du drivit (t.ex. kontorsflytt, layoutförändring, större event) med tidsplan, budget och resultat.
- Konkreta förbättringar i onboarding, leverantörsupphandlingar och kostnadsbesparingar.
- Nämn system- och verktygsvana (reseportaler, telefoni, dokumentation – gärna även InDesign).
- Lyft språkkompetens (svenska/engelska) och hur du skapar smidiga informationsflöden.
- Om relevant: tidigare säkerhetsprövning eller arbete i miljöer med höga säkerhetskrav.
Plats
Stockholm.
Om arbetsgivaren
Zacco beskriver sig som “360° Intellectual Property”, vilket speglar ett helhetsgrepp kring immateriella tillgångar och relaterade tjänster. Office Manager-rollen blir central för att hålla ihop både kontorsdrift och medarbetarupplevelse.
Ansökan
Läs mer och ansök via Zaccos originalannons eller karriärsida. Kontrollera alltid uppgifter, krav och tidsfrister i källannonsen.
Sökord (SEO)
Office Manager Stockholm, Zacco jobb, 360° Intellectual Property, kontorsdrift, arbetsmiljöansvar, säkerhetsklassning, facility management, internkommunikation, projektledning, onboarding, leverantörsavtal.
