Redgert Comms söker Office Manager i Stockholms kommun
PR- och kommunikationsbyrån Redgert Comms rekryterar en Office Manager till sitt Stockholmskontor. Rollen är central för att driva kontorets vardag, gästmöten och interna processer – och passar dig som brinner för service, struktur och operativt ledningsstöd. För läsare på Executiveeffect, särskilt executive assistants och ledningsassistenter, är detta en möjlighet att ta ett bredare ägarskap över kontorsdrift, IT-koordinering och arbetsplatsupplevelse i en internationell miljö.
Om Redgert Comms
Redgert Comms är en ledande PR- och kommunikationsbyrå med närvaro i Norden, Berlin, Storbritannien och USA. Byrån arbetar med varumärken på global nivå. Stockholmskontoret är navet för den svenska verksamheten – och Office Managern blir nyckelperson för att allt ska fungera professionellt och effektivt, varje dag.
Rollen: navet i kontorets vardag
Som Office Manager tar du helhetsansvar för kontoret i Stockholm – från bemötande och faciliteter till interna rutiner, leverantörssamarbeten och lokal IT-koordinering. Du är första kontaktpunkt för besökare och inkommande ärenden, och du säkerställer att processer, system och miljö håller hög standard. Tjänsten rapporterar till Sweden Country Manager.
Huvudsakliga ansvarsområden
- Vara första kontakt för besökare, kunder, kandidater och leveranser.
- Hantera inkommande samtal, post och allmänna kontorsfrågor.
- Säkerställa att mötesrum och gemensamma ytor är representativa, välfyllda och effektivt bokade.
- Planera rumsuppsättning och värdskap för interna och externa möten.
- Samordna och vårda relationer med fastighetsägare, leverantörer och lokala servicepartners.
- Ansvara för inköp och lagerhållning av förbrukning, utrustning och kontorsmaterial.
- Koordinera städning, underhåll och eventuella ombyggnationer.
- Säkerställa arbetsmiljö- och HSE-efterlevnad samt dokumentation.
- Administrera passersystem, nycklar och säkerhetsrutiner.
- Onboarding-logistik för nyanställda: arbetsplats, systemåtkomst och utrustning dag ett.
- Agera lokal IT-koordinator: förstahandsstöd för hårdvara, uppkoppling och programåtkomst.
- Sköta konton, behörigheter och utrustning vid onboarding/offboarding.
- Samverka med externa IT-partners och eskalera tekniska ärenden vid behov.
- Hålla uppdaterad inventarieförteckning över hårdvara, utrustning och mjukvarulicenser.
- Stötta införande och användning av interna verktyg och plattformar i Stockholmsteamet.
- Ge administrativt stöd till den lokala ledningsgruppen och koordinera interna event/aktiviteter.
Profil: vem trivs och lyckas i rollen?
- Erfarenhet av office management, administration eller operations – gärna från snabbfotad, kundnära miljö.
- Strukturerad och proaktiv med förmåga att förebygga hinder och lösa praktiska behov självständigt.
- Varm och professionell i mötet med människor – du är kontorets ansikte utåt.
- Hög yrkesstolthet och kvalitetstänk.
Byrån värdesätter särskilt: detaljfokus och hantverk, ägarskap och uppföljning, lugn i förändring, laganda och kunskapsdelning, höga ambitionsnivåer, nyfikenhet på omvärlden, tydlig kommunikation samt en stark vilja att utvecklas.
Varför detta är relevant för Executive Assistants
Rollen kombinerar service och kontorsdrift med process- och IT-koordineringsansvar. För erfarna EAs/VD-assistenter innebär det möjlighet att formalisera ett bredare ägarskap över arbetsplatsupplevelse, säkerhet, onboarding och verktygsadoption – och samtidigt vara en strategisk partner till lokal ledning i vardagen.
Placering och rapportering
Tjänsten är placerad på Redgert Comms Stockholmskontor och rapporterar till Sweden Country Manager.
Så maxar du din ansökan
- Visa konkreta exempel på förbättringar du drivit (t.ex. effektivare mötesflöden, leverantörsavtal, onboardingprocesser eller säkerhetsrutiner).
- Beskriv hur du hanterat förstalinjesupport inom IT och hur du säkrar spårbarhet i behörigheter och utrustning.
- Lyft ditt värdskap: hur du skapar en välkomnande och konsekvent gästupplevelse.
- Visualisera ditt arbetssätt med KPI:er eller checklistor för ordning, driftstider och servicegrad.
Ansökan
Intresserad av rollen som Office Manager i Stockholm? Se Redgert Comms officiella kanaler för den fullständiga jobbannonsen och information om hur du ansöker.
Nyckelord (SEO)
Office Manager Stockholm, kontorsansvarig, PR- och kommunikationsbyrå, Redgert Comms, ledningsstöd, executive assistant, VD-assistent, onboarding, arbetsplatsupplevelse, IT-koordinator, facilities management.
