Hallå där… Nicki von Platen, VD på Organization Unlimited – en sann mötes- och eventexpert med mer än 40 år i branschen.
Vilket är ditt bästa tips för att få människor att känna sig välkomna till ett möte?
– Ett leende! Varje gäst måste känna sig varmt välkommen. Det är den allra viktigaste starten på ett bra event. Ett annat tips är att tänka utifrån och in, ”gå gästens väg”. Ofta har företaget/värdarna fullt upp med att fokusera på sitt eget budskap men glömmer bort att tänka på vad deltagaren ser. Vad möts deltagarna av av när de kommer? Är det bra skyltat? Hur ser receptionen och garderoben ut? Hur möts man av personalen? Och även här – se till att all personal som representerar företaget, inhyrd eller inte, är välkomnande och bjuder på ett leende.
Vad skulle du säga förväntas av mötesvärden?
– En väldigt viktig sak är att du som mötesvärd bör vara mycket tydlig med målsättningen med mötet. Att eventet lyfter fram och bekräftar era värderingar. Säkerställ att alla som medverkar i planeringen vet vad ni jobbar för att uppnå.
– Förutom att sedan stå för det praktiska bör du som mötesvärd vara väl förberedd med vad som ska kommuniceras. Om du till exempel planerar att hälsa deltagarna välkomna från en scen – se gärna till att träna på att tala från en scen innan! Jag har sett hur övning verkligen gör skillnad.
Vad är största skillnaden att planera ett mindre möte jämfört med ett större?
– Vid ett mindre möte kan du fokusera mer på små dekordetaljer, vilka kan gå förlorade i ett större möte. När du planerar ett större möte ligger fokus snarare på fungerande flöden och extremt noggrann administration. Oavsett om mötet är stort eller litet så kräver alla dessa sammankomster alltid tydlighet. Tydlighet gentemot underleverantörer, tydlighet kring målsättning och tydlighet kring flöden.
Hur stort ska ett möte/event vara för att det ska vara värt att ta in extern hjälp från en eventbyrå?
– Jag brukar säga att vi som eventbyrå fungerar som fogmassan mellan tegelstenar. Vi är där för att bidra till att bygget, eller i det här fall eventet, blir stabilt. Oavsett hur duktiga alla inblandade är på sin del i ett event spelar det ingen roll om det inte finns någon som kan kvalitetssäkra helheten. Det gör också att kunden bättre kan fokusera på innehållet, vilka som kommer, eventuell bordsplacering etc. Därför är det en bra idé att ta in extern hjälp – även vid mindre evenemang. Vår roll är inte att ”ta över” projektledningen utan bidra med vår erfarenhet som komplement till uppdragsgivarens egen kunskap om sitt företag/sina gäster.
Vad är nyckeln till ett lyckat möte/event – stort som litet?
– Ett intresse för människor, förstå komplexiteten i gruppdynamik och fokusera på helheten! Från inbjudan till avslutning och uppföljning. Det är viktiga delar i ett lyckat event – som många underskattar. Om ansvaret för ett event läggs på en enda person – eller en grupp ganska oerfarna personer på företaget – är det ofta en signal på att ledningen inte förstår hur komplext det är. När människor har varit på ett lyckat event kan de sällan specifikt härleda varför det var lyckat – det var helheten som gjorde det! ”The Devil is in the details”.
Vilka trender ser du just nu inom event och möten?
– Jag kan se att allt fler jobbar för att få mer delaktighet och interaktivitet på sina möten. Speciellt ser man till att ta tillvara på pauserna. Jag ser även en ökad medvetenhet kring vikten av uppföljning bland kunderna.
