Göteborgs universitet rekryterar kvalificerad ledningssekreterare – karriärmöjlighet för erfarna executive assistants
Göteborgs universitet utlyser en kvalificerad ledningssekreterartjänst vid Sahlgrenska akademins kansli. För dig som arbetar som executive assistant, VD-assistent eller ledningsassistent är detta en chans att ta steget in i en forskningsintensiv, samhällsnära och högprofessionell akademisk miljö där ledningsstöd gör verklig skillnad.
Om verksamheten
Sahlgrenska akademin är universitetets största fakultet med cirka 1 700 anställda och en omsättning på 2,3 miljarder kronor. Här samlas utbildning och forskning inom medicin, odontologi och vårdvetenskap. Fakulteten leds av en dekan och en fakultetsstyrelse med strategiskt ansvar, och kansliet samlar det gemensamma administrativa stödet inom ekonomi, utbildning, HR, kommunikation, internationalisering, samverkan och forskningsstöd.
Ditt uppdrag som ledningssekreterare
Rollen är ett förtroendebaserat uppdrag nära dekanen med många kontaktytor och höga krav på omdöme, integritet och självständighet. I praktiken innebär det att du:
- Planerar och samordnar dekanens kalender, möten och resor.
- Säkerställer effektiv mötesadministration: kallelser, underlag, protokollföring och korrekt hantering av möteshandlingar.
- Samordnar ledningsmöten och forum kopplade till fakultetsledningen.
- Är en tydlig kontaktpunkt för interna och externa intressenter och prioriterar flödet av ärenden till dekanen.
- Planerar och genomför arrangemang såsom promoveringar, ceremonier, konferenser och mässor.
- Bidrar till struktur, planering och uppföljning i administrativa processer.
Kvalifikationer och egenskaper
Göteborgs universitet söker en strukturerad och professionell person med mycket god administrativ förmåga. Meriterande är att du:
- Har erfarenhet av kvalificerat ledningsstöd eller motsvarande avancerad administration.
- Behärskar mötesadministration, dokumenthantering och protokollföring.
- Är van att koordinera i miljöer med många kontaktytor och intressenter.
- Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska, i tal och skrift.
- Har hög IT-mognad och arbetar tryggt med digitala möten, planeringsverktyg och dokumenthantering.
Som person är du serviceinriktad, noggrann och tydlig i din kommunikation. Du prioriterar effektivt, sätter gränser vid behov och skapar ordning i komplexa sammanhang.
Varför rollen passar erfarna EAs och ledningsassistenter
- Strategisk närhet till ledningen: Arbeta direkt med dekanen och bidra till kvalitén i beslutsprocesser och styrelsearbete.
- Brett mandat: Från kalender- och möteslogistik till struktur och uppföljning i kärnprocesser.
- Händelsernas centrum: En kunskapsintensiv miljö där god ledningsservice får tydlig verksamhetseffekt.
- Utveckling: Möjlighet att förfina din verktygslåda inom governance, mötesstruktur, protokoll och evenemang i akademin.
Nyckelfakta om tjänsten
- Diarienummer: PAR 2026/542
- Anställningsform: Tillsvidare, heltid
- Placering: Sahlgrenska akademins kansli
- Tillträde: Enligt överenskommelse (provanställning kan tillämpas)
- Sista ansökningsdag: 17 augusti 2026
- Lön: Individuell lönesättning
- Kontakt:
Annelie Tobin, kanslichef – [email protected], 031-786 30 27;
Anders Gustavsson, avdelningschef HR – [email protected], 031-786 38 60 - Fackliga företrädare: Se universitetets information om kollektivavtal och fackliga företrädare på gu.se
Så stärker du din ansökan (tips från Executiveeffect)
- Visa på dokumenterad möteseffektivitet: Bifoga exempel på strukturerade dagordningar, beslutsloggar och protokoll (anonymiserade).
- Lyft fram arbetet nära ledning: Beskriv hur du filtrerat, prioriterat och kanaliserat inflöden till chef/ledning.
- Demonstrera digital mognad: Konkretisera din erfarenhet av planerings- och dokumentverktyg, e-mötesplattformar och säkra arbetssätt.
- Event- och ceremoniell vana: Ge korta case på hur du planerat och levererat konferenser, ceremonier eller ledningsforum.
- Integritet och omdöme: Beskriv hur du hanterat känsliga frågor och upprätthållit förtroende i komplexa miljöer.
Så ansöker du
Ansökan lämnas via Göteborgs universitets rekryteringsportal. Säkerställ att din ansökan är komplett enligt annonsens krav och inkommen senast den 17 augusti 2026. Universitetet verkar för en jämställd och inkluderande arbetsmiljö. Observera att universitetet undanber kontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.
Om Executiveeffect
Executiveeffect är Sveriges oberoende nyhetssajt och kunskapsresurs för dig som arbetar närmast ledningen. Vi bevakar jobb, trender och verktyg som stärker yrkesrollen för executive assistants, VD-assistenter och ledningsassistenter – med guider, intervjuer och community för ökad påverkan i ledningsarbetet.
