KTH förstärker verksamhetsstödet – koordinator ledningsstöd till Skolan för elektroteknik och datavetenskap
Kungliga Tekniska högskolan (KTH) i Stockholm rekryterar en koordinator ledningsstöd till Skolan för elektroteknik och datavetenskap. Rollen placeras nära kärnverksamheten och passar dig som vill arbeta i en akademiskt inspirerande miljö och bidra till att utveckla arbetssätt, processer och ledningsstöd i en internationell kontext.
Dina huvudsakliga ansvarsområden
- Ge administrativt ledningsstöd till prefekt och projektledare i deras uppdrag.
- Förbereda rapporter och dokumentation för institutionsledningen.
- Föra protokoll, följa upp åtgärdsplaner och delta i ledningsforum.
- Planera, koordinera och genomföra möten, workshops och aktiviteter i samarbete med skolans servicecenter.
- Bidra till sammanställningar av ekonomiska underlag och delta i avtalshantering.
- Driva och medverka i förbättringsprojekt kopplade till arbetsmiljö och administrativa processer.
- Arbeta i en internationell miljö där möten och dokumentation ofta sker på engelska.
Placering och organisatorisk hemvist
Du ingår i skolans verksamhetsstöd och rapporterar till kanslichefen vid skolkansliet. Rollen innebär att vara kontaktperson för interna arbetsprocesser och att koordinera stödinsatser med funktioner som ekonomi, HR, servicecenter och IT.
Kvalifikationer
Krav
- Kandidatexamen eller motsvarande.
- Arbetslivserfarenhet av liknande administrativa uppgifter.
- Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska.
- Goda kunskaper i Officepaketet och vana att arbeta i olika IT-stödsystem.
Meriterande
- Erfarenhet från universitet eller högskola.
- Internationell erfarenhet av studier och/eller arbete.
- Ytterligare språkkunskaper.
- Vana av system som Agresso, CASE och HR Visma.
- Övriga relevanta utbildningar för tjänsten.
KTH lägger stor vikt vid personliga egenskaper. Du trivs i en komplex miljö, planerar och driver ditt arbete självständigt och samarbetar prestigelöst med många intressenter.
Varför tjänsten är intressant för Executive Assistants och ledningsassistenter
- Brett mandat inom ledningsstöd: från protokoll och rapportering till åtgärdsuppföljning och forumkoordinering.
- Process- och förbättringsarbete som utvecklar din förmåga att effektivisera och kvalitetssäkra stödprocesser.
- Internationell arbetsmiljö som stärker din kommunikation på engelska och din kulturkompetens.
- Tydlig nodfunktion i organisationen med samarbete över ekonomi, HR, IT och servicecenter.
Anställningsvillkor och rekryteringsprocess
- Anställningsform: tillsvidare enligt avtal, med sex månaders provanställning.
- Säkerhetsprövning kan förekomma enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) om tjänsten placeras i säkerhetsklass.
- Tester kan komma att tillämpas i rekryteringsprocessen.
- Fackliga kontaktuppgifter finns i KTH:s rekryteringssystem.
Ansökan sker via KTH:s rekryteringssystem. Du söker med ditt CV och besvarar frågor i stället för att skicka personligt brev. Urvalet baseras på kvalifikationerna i annonsen. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdag vid midnatt (CET/CEST).
Så maxar du din ansökan
- Visa konkreta exempel på ledningsstöd: protokollföring, rapportpaket, åtgärdsuppföljning och governance-strukturer.
- Beskriv förbättringsinitiativ du lett: processkartläggning, rutinförbättringar, KPI:er eller digitalisering av administrativa flöden.
- Lyft internationell vana: mötesledning och dokumentation på engelska.
- Nämn systemsäkerhet: Officepaketet samt eventuella erfarenheter av Agresso, CASE och HR Visma.
- Kvantifiera resultat: tidsvinster, höjd möteskvalitet, förbättrad uppföljningsgrad eller ökad nöjdhet i ledningsforum.
Om KTH och arbetsmiljön
KTH formar framtiden genom utbildning, forskning och innovation och har en aktiv roll i omställningen till ett hållbart samhälle. Som medarbetare erbjuds du en kreativ och dynamisk arbetsplats med goda villkor och utvecklingsmöjligheter. Jämställdhet, mångfald och lika villkor är centrala delar av universitetets värdegrund.
Relaterade sökord
Koordinator ledningsstöd Stockholm, KTH, Kungliga Tekniska högskolan, Skolan för elektroteknik och datavetenskap, verksamhetsstöd, Executive Assistant, VD-assistent, ledningsstöd universitet, protokollföring, åtgärdsuppföljning, workshopkoordinering, Agresso, CASE, HR Visma, kandidatexamen, engelska och svenska.
Detta är en redaktionell sammanställning från Executiveeffect av en pågående rekrytering vid KTH. Kontrollera alltid den fullständiga annonsen i KTH:s rekryteringssystem innan du ansöker.
