American Express rekryterar Executive/Admin Assistant i Stockholm
American Express förstärker den nordiska organisationen och söker en Executive/Admin Assistant i Stockholm. Rollen rapporterar till Nordic Country Manager Jason Quirk och blir ett centralt nav för ledningsstöd, internkommunikation och samordning av nyckelinitiativ i en av bolagets snabbast växande internationella regioner. Tjänsten är särskilt relevant för dig som arbetar som Executive Assistant, VD-assistent eller ledningsassistent och vill ta nästa steg i en global, matrisorganiserad miljö.
Rollen är placerad inom International Card Services (ICS) – American Express verksamhet för privat- och SME-kort i 27 länder samt två joint ventures. ICS drivs lokalt med stöd av tvärmarknadsteam som Centre of Excellence samt Risk & Control Management, vilket ställer höga krav på koordinering, prioritering och intressenthantering.
Om rollen: nyckelstöd till Nordic Country Manager
Som Executive/Admin Assistant blir du en förlängning av Country Managerns ledarskap. Du optimerar tid, synkar komplexa kalendrar över flera länder och tidszoner, driver mötesstruktur och säkerställer att rätt frågor når rätt beslutsfattare i rätt tid.
Ansvarsområden
Executive support
- Proaktiv kalenderstyrning över flera länder och tidszoner.
- Prioritering av konkurrerande krav och optimering av Country Managerns tid.
- Planering av inrikes/utrikesresor, reseupplägg och utläggshantering.
- Hantering av kommunikation, filtrering och eskalering av kritiska ärenden.
- Stöd till Country Executive Team (CET) och nordiska ledningsgruppen.
- Planering av ledningsmöten, town halls och offsites.
Kommunikation och engagemang
- Stöd i internkommunikation: ledarutskick, nyhetsbrev, town halls och organisationsuppdateringar.
- Samarbete med intressenter och executive assistants i Norden och på internationella huvudkontor.
Operativ excellens
- Fakturahantering och administrativa processer.
- Koordinering av besöksprogram, exekutivbesök och marknadens ledningsmöten.
- Strikt sekretess i frågor rörande verksamhet och personal.
Stakeholder management
- Relationsbyggande med seniora ledare, HQ-team, externa partners och EA-nätverk.
- Fungera som betrodd kontaktpunkt internt och externt.
- Professionell representation av Country Managern.
Kvalifikationer
- Flytande svenska och engelska.
- Minst 2 års erfarenhet av administrativt tung roll.
- Exceptionell förmåga att organisera och prioritera.
- Mycket god skriftlig och muntlig kommunikation på engelska.
- Proaktiv problemlösning och förmåga att förutse behov.
- Stark intressenthantering och relationsskapande.
- Hög professionalism, gott omdöme och diskretion.
- Förmåga att arbeta självständigt och hantera osäkerhet.
- Kontorsvana är meriterande.
Arbetstillstånd i Sverige krävs. American Express erbjuder inte visumsponsring för denna tjänst.
Vad American Express erbjuder
- Konkurrenskraftig grundlön och bonusincitament.
- Stöd för finansiellt välmående och pension.
- Omfattande förmåner inom hälsa, försäkringar och välmående (beroende på ort).
- Flexibel arbetsmodell: hybrid, onsite eller virtuellt beroende på roll och behov.
- Generös föräldraledighet (platsberoende policy).
- Tillgång till on-site wellness centers globalt (platsberoende).
- Konfidentiellt samtalsstöd via Healthy Minds-programmet.
- Karriärutveckling och utbildningsmöjligheter.
Anställning förutsätter godkänd bakgrundskontroll enligt gällande lagstiftning.
Därför är rollen intressant för Executive Assistants
- Exponering mot nordisk ledningsgrupp och internationella HQ-team ökar din påverkan i ledningsarbetet.
- Omfattande ansvar för mötes- och kommunikationsplattformar ger strategisk insyn och möjlighet att forma budskap.
- Tvärfunktionell koordinering inom ICS i 27 länder stärker din förmåga att verka i komplexa matrisorganisationer.
- Rollen kombinerar klassiskt EA-hantverk (kalender, resor, governance) med change- och stakeholder management – en stark merit för framtida karriärsteg, exempelvis Chief of Staff.
Tips till dig som vill söka
- Lyft konkreta exempel på hur du hanterat komplexa kalendrar över flera tidszoner och prioriterat ledningens tid.
- Visa prov på internkommunikation du drivit: nyhetsbrev, town halls eller ledarutskick.
- Beskriv hur du säkrat governance: agendor, beslutsloggar, uppföljning och tydliga ägarskap.
- Demonstrera relationsbyggande med seniora intressenter och hur du hanterat känslig information med sekretess.
- Framhäv erfarenhet från nordiska marknader och samverkan med internationella team.
Ansökan
Tjänsten är placerad i Stockholm. Intresserad? Sök via American Express karriärsida eller den aktuella jobbannonsen. Säkerställ att du uppfyller kravet på arbetstillstånd i Sverige.
Sökord (SEO)
Executive Assistant Stockholm, Admin Assistant American Express, VD-assistent jobb, ledningsassistent, Executive Assistant Nordics, EA-jobb Stockholm, American Express karriär, ICS American Express.
