Koordinator ledningsstöd på KTH i Stockholm – nyckelroll nära institutionsledningen
Kungliga Tekniska högskolan (KTH) rekryterar en koordinator ledningsstöd till Skolan för Elektroteknik och datavetenskap (EECS). Rollen är placerad nära kärnverksamheten med uppdrag att stärka institutionens ledningsarbete, processer och arbetsmiljö. För dig som arbetar som executive assistant eller med kvalificerat ledningsstöd är detta en chans att kliva in i en akademiskt inspirerande miljö med stort internationellt inslag.
Om tjänsten: brett ledningsstöd i en internationell miljö
- Stöd till prefekt och projektledare: bereda rapporter, ta fram underlag och dokumentation.
- Formell möteshantering: protokollföring, uppföljning av åtgärdsplaner, deltagande i ledningsforum.
- Koordinering av möten och workshops i samarbete med skolans servicecenter.
- Driva och medverka i förbättringsprojekt kopplade till arbetsmiljö och administrativa processer.
- Medverkan i ekonomiska sammanställningar och avtalshantering.
- Kontaktperson för interna arbetsprocesser och nod mot ekonomi, HR, servicecenter och IT.
- Arbetsspråk: engelska förekommer frekvent i både möten och dokumentation.
Kravprofil
- Kandidatexamen eller motsvarande.
- Dokumenterad erfarenhet av liknande administrativa/koordinerande uppgifter.
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift.
- Goda kunskaper i Officepaketet samt vana vid att arbeta i olika IT-stödsystem.
Meriterande erfarenhet
- Erfarenhet från universitet/högskola.
- Internationell studie- eller arbetserfarenhet och fler språkkunskaper.
- Systemvana i exempelvis Agresso, CASE och HR Visma.
- Övriga relevanta utbildningar.
Stor vikt läggs vid personliga egenskaper, såsom självständighet, struktur, samarbetsförmåga och driv i utvecklings- och förbättringsarbete.
Anställningsvillkor och process
- Tillsvidareanställning med sex månaders provanställning.
- Ansökan sker via KTH:s rekryteringssystem. CV räcker – i stället för personligt brev besvaras urvalsfrågor i systemet.
- Urval baseras på kvalifikationerna i annonsen. Tester kan komma att användas.
- Säkerhetsprövning kan förekomma enligt säkerhetsskyddslagen beroende på placering.
- Placeringsort: Stockholm.
Varför rollen är intressant för executive assistants
- Nära chefsstöd med tydligt mandat i ledningsprocesser och formell möteshantering.
- Praktisk påverkan på arbetsmiljö och administrativa flöden – idealiskt för dig som gillar förbättringsarbete.
- Stor kontaktyta inom verksamhetsstödet och mot forskare, doktorander och fakultet.
- Internationell kontext med engelska som naturlig del av vardagen.
Tips för en träffsäker ansökan
- Ge konkreta exempel på förbättringsinitiativ du drivit: syfte, åtgärder, mätbar effekt.
- Beskriv din erfarenhet av protokollföring och uppföljning av beslut/åtgärder.
- Lyft din IT- och systemvana (Office, ekonomi-/HR-system, ärendehantering) och ev. erfarenhet av Agresso/CASE/HR Visma.
- Visa dokumenterad förmåga att arbeta på engelska – gärna med exempel på rapporter, workshops eller internationella samarbeten.
- Betona självledarskap i komplexa miljöer och din roll som koordinerande nav mellan funktioner.
Om KTH som arbetsplats
KTH är ett ledande tekniskt universitet som driver utbildning, forskning och innovation för ett hållbart samhälle. Du erbjuds en kreativ och dynamisk arbetsmiljö med goda villkor och förmåner. Jämställdhet, mångfald och lika villkor är integrerade delar av KTH:s värdegrund.
Så söker du
Ansökan lämnas via KTH:s rekryteringssystem. Säkerställ att ditt CV tydligt speglar kraven och att du besvarar urvalsfrågorna noggrant och sanningsenligt. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdag vid midnatt (CET/CEST).
För executive assistants och ledningsassistenter som vill ta nästa steg i en kunskapsintensiv, internationell miljö är detta en möjlighet att göra konkret skillnad i både ledningsarbete och verksamhetsutveckling.
